常見問題

常見問題
學校管理模組

1.

問:

如何更正「校舍編號」?

答:

首先要在 學校管理 > 學校設施 > 校舍及分校舍 將不正確的「校舍編號」刪除,系統會同時刪除與該「校舍編號」聯繫的「分校舍」、「課室編號」及「課室」。然後增新正確的「校舍編號」,再在此新「校舍編號」下,依次增新「分校舍」、「課室編號」及「課室」, 最後為每一班別設定「主要授課課室代碼」。

2.

問:

本校已在 學校管理 班別資料 班別基本資料 為每一班別輸入「主要授課課室代碼」,但在「資料互換」預備「班別及科目資料調查」時,發現以特別室作為課室的班別,沒有顯示課室資料,原因何在?

答:

「班別及科目資料調查」只收集有「課室編號」的課室資料。特別室不是註冊課室,沒有「課室編號」。 若某些班別以特別室為「主要授課課室」,在「班別及科目資料調查」中就不會顯示這些班別的課室資料。

3.

問:

本校的「現有班別數目」多於教育局的「核准班別數目」,在遞交「班別及科目資料調查」及「計劃科目資料」時,應如何呈報資料呢?

答:

學校在遞交「班別及科目資料調查」時,可如實依「現有班別數目」呈報資料。但在呈報「計劃科目資料」時,則必須依教育局的「核准班別數目」呈報科目資料。

4.

問:

「班本選修科目」與「科目組別」有甚麼分別呢?

答:

「班本選修科目」提供給來自同一班別的學生選讀。使用不同教學語言的同一科目會被視為不同的選 科,例如以英文為教學語言的歷史科及以中文(粵語)為教學語言的歷史科會被視為兩個不同的選修科。而「科目組別」功能是為提供級本選修科的學校而設。學校會提供多個科目組別,讓同一級別內不同班別的學生選讀。每位學生只可選修一個科目組別,並且需要修讀該科目組別內的所有科目。 學校使用「科目組別」功能後,可在「學生成績」模組按「科目組別」輸入學生的積分,並可依「科目組別」排列科目名次。

5.

問:

如何使用WebSAMS編修校曆?

答:

參考文件「如何使用WebSAMS編修校曆」

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學校活動管理(SAM)
1.問︰為何學校活動管理模組內不能查詢部份學校活動?
答 ︰

請檢查不能查詢部份的學校活動狀態,因為[草案]的活動不會在查詢功能中列出。

2.問︰

為何學校活動管理模組內不能删除學校活動?

答 ︰

如活動已有參與者名單,則該學校活動不可被刪除,直至所有參與者被清除。

 

3.問︰

確定了的學校活動,能否增加活動時段數目及點名示標

答 ︰

當學校活動被確定,狀態不能更新為[草案],活動時段數目及點名示標將不能更改。

 

4.問︰

在學校活動管理模組編修參與活動的學生會否影響課外活動模組內的學生名單?

答 ︰

不會。

 

5.問︰

為何學校活動管理模組內不能删除部份留堂班學生名單?

答 ︰

因為由獎懲資料模組匯入的留堂班學生名單是不能在學校活動管理模組內刪除的,只可以在獎懲資料模組內刪除。

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在職家庭及學生資助事務處模組
有關匯入
1.問︰為什麼我不能選擇「處理已接收資料」中最新項目的單選按鈕?sfo-q1-1 image
答︰

請檢查網上校管系統的版本(Build Version)是否已更新到2.0.1.25022015 或3.0.0.25022015 或更後期版本。該單選按鈕於版本更新後便可供選擇。

2.問︰匯入「學生資助結果資料檔」前,網上校管系統是否要過渡至相關學年?
答︰

不需要。學校只要在網上校管系統開始相關學年並為學生建立相關學年的在學紀錄即可。換句話說,學校要在匯入「學生資助結果資料檔」前完成學生升級或留級等操作。

3.問︰為什麼在新的「學生資助結果資料檔」到達後便不能匯入先前的「學生資助結果資料檔」﹖
答︰

由於較後發放的「學生資助結果資料檔」已包含了上一次「學生資助結果資料檔」內的所有學生紀錄及其更新資料。因此,當最新的資料檔到達後,前一次未被匯入的資料檔將會自動失效而不能被匯入。用戶應不時留意首頁的提示訊息並適時匯入資料檔以更新學生的資助紀錄。

有關資料編修
4.問︰我應該於什麼時候交回以下外發資料到學生資助處?
答︰

外發資料

交回時限

不能配對的結果報告

收到「學生資助結果資料檔」一星期內。

學生離校匯報表

收到「學生資助結果資料檔」一星期內。

學校推薦學生車船津貼匯報表

收到「學生資助結果資料檔」一星期內(如有學生的「是否需要推薦學生車船津貼」示標為「Y」)。

學校書簿津貼/車船津貼酌情推薦

任何時候,按實際需要而定。

學校資料

當相關的學校資料被更改後。(請注意,但凡學校資料更改涉及搬遷地址,學校除了透過網上校管系統呈報外,亦應盡早通知所屬的「在職家庭及學生資助事務處(學生資助處)地區資助主任」。)

5.問︰為什麼在職家庭及學生資助事務處(學生資助處)」模組內顯示的學年與網上校管系統的現行學年不同?
答︰

「在職家庭及學生資助事務處(學生資助處)」模組內的學年是以學生資助處的資料為準,因此未必與網上校管系統的現學年相同。

6.問︰編修版面中的星號(*)代表什麼?
答︰

當用戶匯入相同年度但不同接收時間的「學生資助結果資料檔」後,系統會將最新匯入的資助結果與對上一次匯入的資助結果作比較,當中的更新便會以星號(*)標示。

7.問︰學校中文地址包含了英文字、阿拉伯數字或符號該如何輸入?
答︰

所有中文欄位只接受全形文字,因此,於中文欄位輸入英文、阿拉伯數字或符號均需要切換到全形輸入。全形/半形輸入一般可於視窗右下方進行切換。 sfo-q7-1 image

8.問︰若要酌情推薦不存在於「學生資助結果資料檔」的學生,學校如何取得學資處編配予該生的學生檔案編號?
答︰

請向 貴校所屬的「在職家庭及學生資助事務處(學生資助處)地區資助主任」查詢。

有關報告
9.問︰「學校書簿津貼 / 學生車船津貼申請結果跟進報告」是什麼﹖它與「學校書簿津貼 / 學生車船津貼申請結果更新報告」有何分別?
答︰

「學校書簿津貼/學生車船津貼申請結果跟進報告」是回應學校要求而設計。該報告會比較最近兩次匯入的「學生資助結果資料檔」而列出需要跟進的學生紀錄及原因(包括資助幅度更改及新紀錄),只有需要跟進的學生紀錄才會在該報表列出。而「學校書簿津貼/學生車船津貼申請結果更新報告」則會臚列出該學年內學生的所有更新。

一般問題
10.問︰如於匯入前錯誤刪除了學生資助處的「資助結果檔案」該如何處理?
答︰

請聯絡 貴校所屬的「在職家庭及學生資助事務處(學生資助處)地區資助主任」要求重發結果檔案。

11.問︰如遺失了學生資助處的解密金鑰該如何處理?
答︰

請聯絡 貴校所屬的「在職家庭及學生資助事務處(學生資助處)地區資助主任」要求重發學資處的解密金鑰。

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學生資料模組
1.問︰如何更改學生註冊編號 (Reg No)
答︰

學生註冊編號是不能更改的,唯一方法是把學生的個人紀錄刪除,再註冊該學生。
(a)   若該學生的紀錄未經「收生實況調查」(表格E)或表格B、C傳送至教育局,可將學生紀錄刪除,再以一個新的學生註冊編號註冊該學生。
(b)   若該學生的紀錄已傳送至教育局,必須將學生設定為「離校」及更改表格傳送的設定,才能把學生的個人紀錄刪除。因此你要:
i.     在 聯遞系統 > 傳送 > 設定時間傳送 中更改主聯遞系統延伸組網址及副聯遞系統延伸組網址,例如可在網址後加上「1」。

stu-q1-1.jpg 

ii.    如想保留該學生現有之成績紀錄,先將該學生的學生編號 (STRN) 和香港身份證號碼改為另一個有效的號碼,例如K0000000或V0000000,再為該學生編配一個不會用到的學號,如99。
iii.   將該學生設定為「離校」後,產生表格A。留意表格A只能包含該學生的資料,不能有其他離校生的資料。
iv.    把表格A加密輸出,然後在 聯遞系統 > 匯出/匯入訊息 > 匯出訊息 中,把表格A匯出。
v.     若該學生並無其他紀錄(如成績等),或不想保留該學生之相關紀錄,可將該學生的個人紀錄刪除。
vi.   以一個新的學生註冊編號註冊該學生,再產生表格B。留意表格B只能包含該學生的資料,不能有其他新生的資料。
vii.  把表格B加密輸出,然後在 聯遞系統 > 匯出/匯入訊息 > 匯出訊息 中,把表格B匯出。
viii. 在 聯遞系統 > 傳送 > 設定時間傳送 中,更正為原本的主聯遞系統延伸組網址及副聯遞系統延伸組網址。

2.問︰一位學生在學年中離校,如何能輸入該學生的考績?
答︰

當學生離校時,學生在學紀錄中,應選取「報告列印」示標,用戶便可在該離校學期輸入考績。再者,如學生在學年初離校,就不需選取「報告列印」示標,也無須輸入考績。

3.問︰如何重新取錄現學年已離校的學生?
答︰

到 學生資料 > 在學紀錄 中,把該學生的現學年離校紀錄設定為空白(即目前在學),再輸入新的「首次出席日期」,然後到 學生資料 > 資料互換 中產生表格B並輸出。

4.問︰如何重新取錄過往學年離校的學生?
答︰

用戶不需用新的學生註冊編號重新為該學生註冊。在學生資料中,以全部學年搜尋該學生,然後在個人資料版面,點按「再註冊」按鈕。

5.問︰當儲存學生資料時,出現以下的錯誤訊息:香港身份證號碼已存在或學生編號已存在。
答︰

原因是系統不接受有兩個相同香港身份證號碼或學生編號的紀錄存在。在學生資料中,以全部學年搜尋該學生的香港身份證號碼或學生編號,如果舊生返回學校重讀,可用「再註冊」的功能,把該學生重新註冊。如果是舊SAMS系統過渡的問題,一個學生會有兩個不同學生註冊編號的紀錄,用戶必須在舊紀錄中,移去該檔案的香港身份證號碼及學生編號,只輸入其他身份證明文件號碼。

6.問︰若學生在下學期轉班,例如由4A班轉到4B班,如何處理學生分數?
答︰

到 學生資料 > 在學紀錄 中,把現學年紀錄設定為「轉移」,便可在同年輸入多一個4B的紀錄。再者在4B列印該生的成績表時,上學期在4A的分數可一併印出,不會把分數刪除。

7.問︰如何在列印學生證 (R-STU050-C-1R-STU050-C-2) 時顯示條碼?
答︰

在學生證 (R-STU050-C-1) 列印版面下載條碼字型,放在伺服器的Fonts目錄內,便能以PDF形式列印條碼;但如以Word、Richtext或Excel形式列印時,便要把條碼字型放在工作站的Fonts目錄內。

8.問︰有一個學生在下學期離校,是否需要在學生成績中把該學生下學年設定為免考?
答︰

當學生離校時,在學生的在學紀錄中,不選取「報告列印」示標,該學生自然不會在下學期被排名次,該班人數也少了一個。

9.問︰假若學校在WebSAMS自行為新生編了一個學生編號 (STRN) ,並透過「收生實況調查」(Enrolment Survey) 的表格E或表格B傳送給教育局,學校應如何在WebSAMS重新產生表格C或表格B來更正學生的學生編號?
答︰

請參考詳細步驟介紹

10.問︰在沒有更新學生資料和產生表格D的情況下,學校如何因應學位分配組的要求,呈報學生的個人資料?
答︰

請參考詳細步驟介紹

11.問︰如何為學生設定中途轉讀同一科目集的選修科,而同時將舊科目的分數保留?
答︰

請參考詳細步驟介紹

12.問︰學校應如何處理在剛開學(在遞交「收生實況調查」前)離校/退學的學生?
答︰

在遞交「收生實況調查」前的學生離校/退學處理如下︰

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學生出席資料模組
1.問︰如何使用WebSAMS為學生點名?
答︰

參考文件「如何使用WebSAMS為學生點名」

2.問︰已經輸入了足夠日數的缺課紀錄,但仍然不能為懷疑退學的學生產生表格A,原因何在?
答︰

根據教育局通告1/2009號,不論學生的缺席原因為何,校長必須在學生連續缺課的第七天,向教育局申報有關個案,不能延誤。不能為懷疑退學的學生產生表格A的可能情況如下:

缺課原因的「懷疑退學示標」設定不正確。系統會根據「懷疑退學示標」設定成「Y」的缺課原因計算懷疑退學日數。有關示標由學校自行設定。詳情可參考「缺課原因」的代碼表。

學校想為曾經連續缺課但已回校的學生產生表格A。由於系統只能為即日仍缺課的學生產生表格A,學校須依時申報。

3.問︰可否以小數或堂數輸入缺課數字?
答︰

系統現時只能以日數(半日、全日)輸入缺課數字。不過,在「學生成績」模組中,則可以最多一個小數位小數輸入缺課數字。

4.問︰可否和一些現有的學生出席系統互傳出席/缺席數據?
答︰

鑑於系統的保安,再加上現有的學生出席系統各有不同的數據庫,為免顧此失彼,系統不會提供此功能。

5.問︰可否以檔案匯入的方式輸入缺席數據?
答︰

系統已提供此功能。詳情請參閱 學生出席資料模組 > 輸入資料。

6.問︰「策劃新學年」已經啟動,但為何不能輸入下學年的缺席紀錄?
答︰

系統現時只容許輸入現學年的缺席紀錄。

7.問︰在「依學生編修」版面,為何只能處理近三十天的紀錄?
答︰

系統並非只能處理近三十天的紀錄,用戶可以自行決定「開始」及「完結」日期,不過日數不能超過三十天,避免版面需要處理過量紀錄。

8.問︰在「缺課原因」、「遲到原因」和「早退原因」的代碼表中,都有「豁免示標」一欄,功能何在?
答︰

學校可按原因豁免缺席紀錄。當「學生成績」模組從「學生出席資料」模組複製合併數據時,會自行減去「豁免」的缺席數字。

9.問︰在「缺課原因」和「遲到原因」代碼表中,都有「懲罰示標」一欄,功能何在?
答︰

主要是供「獎懲資料」模組使用。「獎懲資料」模組只會計算「標示為懲罰」原因的缺席紀錄。

10.問︰學校該如何使用「網上校管系統」來為懷疑退學的學生產生表格A
答︰

參考文件「如何使用WebSAMS呈報缺課個案」

11.問︰若懷疑退學學生復課,該如何產生表格B
答︰

在 學生出席資料 > 懷疑退學 > 懷疑退學學生復課 中,為該復課學生輸入復課日期,然後儲存。在傳送表格B欄位中,會先顯示「需要」,經點選學生及傳送至聯遞系統後會顯示「已輸出」。完成後於聯遞系統中寄發。

12.問︰如教育局宣佈停課,該如何處理學生的出席紀錄?
答︰

把該天的出席狀況編修成「不適用」,並因應需要輸入備註。系統不會把出席狀況「不適用」計算成缺席,並不會把當天紀錄計算到成績表的「缺席日數」內。 學校可運用 學生出席資料 > 編修 > 依班 名單功能,為同一級別學生整批編修其出席狀況。

13.問︰如何使用學生出席資料模組內的輸入資料上載學生缺席數據?
答︰

首先於 學生出席資料 > 輸入資料 > 輸入 內下載「輸入學生出席範本」及「輸入出席資料規格表」(可參照 網上校管系統資料庫>資料庫),然後在檔案內輸入學生缺席數據,完成後將該檔案上載便可。

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在「學生出席範本」內輸入各項資料時,不同的代碼可參照「輸入出席資料規格表」及代碼管理中「缺席原因」、「早退原因」、「遲到原因」和「懷疑退學缺課原因」。由於「學生出席範本」需要以CSV格式上載,所以請特別留意當中三個欄位──「REG_NO」、「NON_ATT_REASON_CODE」及「NON_ATT_REASON_CODE_2」。在輸入數據前,先選擇這數個欄位,然後在EXCEL的「格式」→「儲存格」→「數值」中把它們改為「文字」,然後才輸入數值,這樣就可以避免把字串前的「0」刪除。如果貴校打算再編修才上載,建議先儲存為EXCEL檔案,最後才另存為CSV檔及上載。

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人才資料庫模組
渠道一
1.問︰人才資料庫渠道一的用途是甚麼?
答︰

學校依據學生的學業成績,按學校自訂的提取百分比(如:中國語文科成績最優異的2%),甄選學生進入人才資料庫。

2.問︰人才資料庫渠道一從哪一個模組提取資料?
答︰

渠道一從學生成績模組提取資料。為了確保資料準確,系統所提取的資料均已完成數據合併的程序。

3.問︰如果學校設有不同的教學語言,例如數學(粵語)及數學(英文),系統如何提取學生的成績?
答︰

在提取學生成績的時候,用戶可以決定是否合併排列科目名次。如一些級別的科目(如:數學)於不同班別採用不同教學語言(數學(粵語/英文)),若用戶已於[S-ASR05-02] 學生成績 > 設定 > 名次編排準則功能,選擇了合併排列科目名次(不論該科目是班本科目、科目組別或跨班別科目),教學語言一欄將顯示為「合併名次」,並會列出所有已合併的教學語言。換言之,修讀數學(粵語)及數學(英語)的學生將會一同排列名次。
如一些級別的科目(如:數學)於不同班別採用不同教學語言(數學(粵語/英文)),若用戶沒有於[S-ASR05-02] 學生成績 > 設定 > 名次編排準則功能合併排列科目名次(不論該科目是班本科目、科目組別或跨班別科目),所有教學語言將會以核取方塊形式顯示,供用戶選擇。換言之,修讀數學(粵語)及數學(英語)的學生將會分別按照不同的教學語言排列名次。

4.問︰系統能夠按百分比抽取學生,具體是怎樣運作?
答︰

學生姓名

分數

排名

最高(%)
30%*

最高(%)
40%^

學生甲

100

1

列出

列出

學生乙

95

2

列出

列出

學生丙

90

3

列出

列出

學生丁

87

4

不列出

列出

學生戊

87

4

不列出

列出

學生己

79

5

不列出

不列出

學生庚

70

6

不列出

不列出

*7 x 30% = 2.1 個學生。當計算結果含一個小數位 0.1 或以上,系統會採用上捨入法 ,即選取學生甲、學生乙及學生丙 (共3位學生) ^7 x 45% = 3.15 個學生。當計算結果含一個小數位 0.1 或以上,系統會採用上捨入法,及學生丁與學生戊有相同的分數及排名,即選取學生甲、學生乙、學生丙、學生丁及學生戊 (共45位學生)。

5.問︰人才資料庫渠道一在科目配對中有甚麼需要留意的地方?
答︰

同一人才資料庫科目組別只能與單一科目或科目分卷配對一次,例如:

a. 科目(如:中國語文)若已與人才資料庫科目組別配對。該科目的其他科目分卷不能與該人才資料庫科目組別配對。

tdb-q5-1.jpg
b. 科目分卷(如:中國語文(閱讀))若已與人才資料庫科目組別配對。該科目(中國語文)不能與該人才資料庫科目組別配對。

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c. 學校自訂的評核組別(如:中國語文+中國歷史)只能與某一人才資料庫科目組別配對一次。該學校自訂的評核組別不能再與其他人才資料庫科目組別配對。

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6.問︰如果在特殊改動中更改了個別學生的成績,對人才資料庫所提取的資料有甚麼影響?
答︰

經特殊改動的分數不能夠提取至人才資料庫,系統只提取已合併的學生成績。如用戶需要採用特殊改動的分數,應重新輸入分數並進行數據整合,以確保資料正確。

渠道二
1.問︰人才資料庫渠道二有甚麼用途?
答︰

學校可依據學生參與選定的比賽的表現,甄選學生進入人才資料庫。

2.問︰如何增新學生參與「人才資料庫活動項目」的獲獎紀錄?
答︰

學校需於課外活動模組增新「人才資料庫活動項目」,然後編修學生參與上述活動項目的獲獎紀錄。增新「人才資料庫活動項目」的方法有三:
方法一:從系統預載的「人才資料庫活動項目」清單增新活動項        
目。
方法二:自行建立「其他校本推薦的人才資料庫活動項目」。
方法三:將「人才資料庫活動項目」與學校已建立的「活動項目」    
配對。

3.問︰為甚麼在比賽成績(學生數據)中,學生的比賽資料會以紅色顯示?
答︰

在渠道二儲存了學生參與人才資料庫活動項目的紀錄後,如果用戶於課外活動模組更改了學生的表現或成就,該學生在渠道二的相關表現或成就資料會以紅色顯示,用戶只需再次儲存數據,相關資料便會回復為黑色;如果用戶於課外活動模組刪除學生的參與紀錄,該學生在渠道二的相關資料將會整列以紅色顯示,並會出現訊息提示用戶數據已被刪除。

渠道三
1.問︰人才資料庫渠道三的用途是甚麼?
答︰

除學業成績及比賽成績外,學校按其他途徑(如:教師推薦、智力評估結果),甄選學生進入人才資料庫和為獲推薦的學生分配識別標籤。

2.問︰「選入資料庫」核取方塊的用途是甚麼?
答︰

勾選「選入資料庫」核取方塊的學生紀錄將於人才資料庫報告中顯示。如用戶在渠道三為個別學生輸入了識別標籤,但於選入資料庫欄中的核取方塊取消勾選,該學生的識別標籤紀錄將仍舊保存於系統中,但該學生的推薦結果將不會在人才資料庫報告中顯示。

3.問︰如果把已分配給學生的識別標籤刪除,該識別標籤還會在以往學年中顯示嗎?
答︰

如用戶刪除一些於以往學年分配的識別標籤,這些識別標籤紀錄將永久被刪除,也不會在任何學年顯示。如學生於2013/14學年獲分配某一識別標籤,但及後用戶於2015/16學年把該學生的識別標籤紀錄刪除。因此,在所有學年的紀錄中(如:2014/15、2015/16或2016/17學年),均不會顯示該識別標籤紀錄。

報告
1.問︰為甚麼於渠道二提取比賽成績,及於渠道三為個別學生輸入了識別標籤後,資料仍沒有於報告中顯示?
答︰

請檢查學生於渠道二及渠道三的「選入資料庫」核取方塊是否已勾選。若否,該學生的指定識別標籤將不會在人才資料庫報告中顯示。

2.問︰人才資料庫報告三的用途是甚麼?
答︰

人才資料庫報告三讓用戶列印學校自行新增的國際或全國比賽,以便日後向教育局提出更新人才資料庫活動項目的建議,以豐富現有的人才資料庫活動項目清單,供其他學校使用及參考。

3.問︰如何把報告三遞交至教育局?
答︰

請把報告傳真或電郵至課程發展處資優教育組。

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課外活動模組
1.問︰在「課外活動時段設定」版面中,每個時段的最後一個欄位是「成績表可讀取示標」核取方格。此外,編修學生紀錄時,每個紀錄都有自己的「成績表可讀取示標」,這兩個示標有甚麼不同?
答︰

為避免混淆,以下會稱時段的示標為「時段示標」,個別紀錄的示標為「紀錄示標」。如果學校要把學生的活動及服務紀錄加入成績表,系統只會挑選同時有這兩個示標的紀錄。
例如當學校選擇了時段1的「時段示標」,系統列印成績時,會搜尋所有時段1的活動紀錄。如果時段1的個別活動紀錄亦選取了「紀錄示標」,成績表就會顯示這些紀錄。

時段示標

紀錄示標

成績表活動紀錄

已選

已選

顯示

已選

沒有選

不會顯示

沒有選

已選

不會顯示

沒有選

沒有選

不會顯示

所以,作為「課外活動」模組管理員,必須在列印成績前,檢查課外活動模組這兩個示標。

2.問︰如何在「可提供課外活動」中加入新的活動或服務?
答︰

要加新的活動或服務,必須由具有系統管理員權限的使用者,在「代碼管理」內加入。這兩個代碼表分別是「課外活動」和「服務」。

3.問︰「設定」內有「課外活動報名項數」,課外活動模組會限制學生的活動或服務數目嗎?

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答︰

系統只會限制學生的報名活動數目(包括「報名」及「網上報名」),不會限制學生在多少個活動裏出現。


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4.問︰如何讓學生使用「網上報名」的功能?
答︰

首先,要在「可提供課外活動」中,為每個要使用網上報名的活動選取「網上報名」示標。請留意,服務是不能進行網上報名的。
其次,要為每個學生製作WebSAMS的使用者帳號。這項工作必須由具備系統管理員權限的使用者在「系統保安」中進行。

5.問︰「專責教職員」跟「協助教職員」有甚麼不同?
答︰

兩者只是職位名稱的分別,編修的權限是相同的。

6.問︰已經開放教職員所屬「用戶組別」內所有的「課外活動」權限,但為何仍未可編修課外活動紀錄?
答︰

要增加或編修「課外活動」紀錄,除了有開放「用戶組別」的權限,還是留意是哪一個組別及有沒有加入「專責教職員」。如果「用戶組別」是SYSTEM_ADMIN、SCHOOL_HEAD或STA_ADMIN,組別的權限也可以編修學生紀錄,那麼,該組別內的用戶可以編修所有學生的活動紀錄。如果「用戶組別」是TEACHER或自訂的組別,而這些組別的成員亦加入了「專責教職員」,他們也可以編修學生的活動紀錄,但只限他們負責的活動。

已開組別內「課外活動」編修的權限

SYSTEM_ADMIN

SCHOOL_HEAD

STA_ADMIN



TEACHER

自訂組別

TEACHER

自訂組別

+

專責教職員

可編所有學生紀錄

只能觀看

可編修所屬組別學生紀錄

7.問︰使用課外活動模組一定要使用「職位」和「表現」嗎?
答︰

不一定,主要視乎學校的需要。如果學校不需要,最好就不要在輸入學生紀錄時隨意加入「職位」和「表現」,因為這兩個欄位資料亦會在成績表內出現。為了方便使用者,可以在「設定」中把「職位」和「表現」預設為空白,那麼,輸入新的活動紀錄時,就毋須刻意選擇。

8.問︰如何設定學生活動內的職位顯示次序?
答︰

可在 代碼編修 > 學生活動職位 中設定職位顯示次序。

9.問︰科目評語表及整體評語表是否必須同時輸入中文及英文評語?
答︰

若果成績表只顯示中文或英文評語,另一評語欄位可以留空。

10.問︰如何記錄項目為本(Event-based)的課外/學校活動?
答︰

參考文件「如何記錄項目為本(Event-based)的課外/學校活動」

「內地交流活動」常見問題及答案
1.問︰學校是否必須於輸入「內地交流活動」的資料?是否必須將資料送交教育局?
答︰

學校輸入的資料僅供學校參考或記錄,已輸入的資料並不會提交至教育局。

2.問︰如學校在課外活動中的「可提供課外活動」內新增「內地交流活動」時,出現以下錯誤訊息:E-54179 : (410A): 內地交流活動參數檔案中,並沒有剛才輸入的路線編碼,應如何處理?
答︰

請檢查 課外活動 > 內地交流活動 > 資料互換 > 處理已接收資料 ,是否已匯入該學年的參數檔案,再檢查所選擇的「內地交流活動」課外活動代碼 (例如:410A) 是否已在參數檔案內。

3.問︰如無法在課外活動內地交流活動學習活動資料編修中找到所需「計劃編碼」及「路線編碼」,應如何處理?
答︰

老師請到 課外活動 > 可提供課外活動 > 課外活動資料 ,增新所需「計劃編碼」及「路線編碼」。
如未能在 課外活動 > 可提供課外活動 的「增新」中找到所需「計劃編碼」及「路線編碼」,請到 代碼管理 > 編修代碼表 的代碼表「課外活動/其他學習經歷」中,把所需「編碼」的「狀態」由 “I” 轉為 “A”, 該「編碼」將在 課外活動 > 可提供課外活動 中顯示。

4.問︰學校應否填報校本舉辦的內地交流活動?
答︰

學校可自行決定是否填報校本舉辦的內地交流活動,一般而言,學校應填報與學生學習相關的活動。

5.問︰如學校需在「成績表」及「學生學習概覽」中顯示學生曾參加的「內地交流活動」,該如果處理?
答︰

學校在輸入學習活動學生名單時,選取「成績表可讀取示標」,便可將該紀錄在成績表及學生學習概覽中顯示。

6.問︰在一個課外活動時段 (STA Duration),可否為同一位學生輸入多次相同的交流活動?
答︰

不可以,每個學生在同一個課外活動時段,只能就同一個交流活動輸入一次。

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學生成績模組
設定
1. 問 :學生某科的成績包括寫作考試分(90%)及默書平時分(10%),默書分要記錄於考績綱要,但不出現在成績表上,如何處理?
答 :用戶只需在 學生成績 > 設定 > 科目滿分及比重 中選擇「年終」,然後將默書的列印次序設定為「0」。

2.問 :計算學期年終的成績,是否必須合併所有T1A1,T1,T2A1及T2的成績?可否不計算某一個學期的成績及名次?
答 :如不想某一個學期的分數在年終成績計算,可在 學生成績 > 學期及考績 中將有關的考績總平均分比重設定為「0」,然後再做數據整合。

3.問 :本校有部分科目,如電腦、音樂。在T1A1不用考試,T1A2才需要評核。現在合併T1後,這些科目的全期成績是空的,而這些科目滿分及比重的設定為 T1A1:0, T1A2:1,是否正確?
答 :在這種情況下應在 學生成續 > 設定 > 科目滿分及比重 版面內,選定有關考績及將不輸入積分的科目設為「不考核」。

4.問 :在列印「班總積分表」時,等級是出甲、乙、丙、丁而不是出A, B, C, D,是否因為中文的範本必然出甲、乙、丙、丁呢?
答 :如用戶想中文報表的等級列印A, B, C, D,可將積分/等級互換表中的等級「中文」欄位以英文輸入。

5.問 :派發期中考成績後,部分科目設定有增刪之改動,於是要重新入分,直到發年終成績表時,發現成績表上期中試的Grade與年終的Grade不同,已檢查考績綱要設定,找不到出錯原因,如何解決?
答 :如用戶想中文報表的等級列印A, B, C, D,可將積分/等級互換表中的等級「中文」欄位以英文輸入。

6.問 :請問如何合併多個科目的成績並排列名次?
答 :請參考「網上校管系統資料庫」(CDR)的 主頁 > 參考資料 > 「學生成績模組-評核組別(Assessment Group)」指引

7.問 :同一科目但不同教學語言在WebSAMS內被當作兩科處理。怎樣可將「同一科目但不同教學語言」的科目合併排列科目名次?
答 :學生成績 > 設定 > 名次編排準則 > 第二部分是「同一科目存有不同教學語言合併排列科目名次」,這裡可以選擇科目合併排列科目名次。

8.問 :請問在那裡設定合格分數或等級?
答 :學生成績 > 設定 > 代碼表 > 積分/等級互換表 > 在互換表內「及格等級」一列裡設定。

9.問 :學期中入學的插班生,沒有考核的成績應如何處理?
答 :在有關的考績,將該生設為免修及不排名次。

數據輸入與合併

10.問 :兩人共同任教同一班學生和同一科。如果甲老師登入和輸入分數;在同一時段,乙老師亦登入和輸入分數。究竟誰輸入的分數會被系統儲存?
答 :關鍵在於誰先按「儲存」。例如甲老師先登入,而乙老師後登入,兩人都同時鍵入分數。乙老師先按「儲存」,甲老師所鍵入的分數便無法儲存了。相反,甲老師先按「儲存」,乙老師所鍵入的分數便無法儲存了。


11.問 :本校已在其他考績功能內輸入操行資料,數據合併後,發覺操行的分數不見了,不知問題何在?
答 :如用戶選擇 學生成績 > 設定 > 操行 中的「學期由數據整合計算」選項,而考績的操行輸入等級為空白時,系統會刪去學期的操行。為避免已輸入的操行等級被錯誤的刪除,用戶要將「學期由數據整合計算」的選項剔除。

12.問 :本校已在其他考績功能內輸入操行資料,數據合併後,發覺操行的分數不見了,不知問題何在?
答 :如用戶選擇 學生成績 > 設定 > 操行 中的「學期由數據整合計算」選項,而考績的操行輸入等級為空白時,系統會刪去學期的操行。為避免已輸入的操行等級被錯誤的刪除,用戶要將「學期由數據整合計算」的選項剔除。

13.問 :如何利用「匯出」及「匯入」功能讓個別教師輸入積分?
答 :用戶可先於 學生成績 > 數據輸入 > 匯出資料 版面,選擇「按教師」及其所屬的級別/班別後,輸出積分與等級(EXCEL格式)。利用EXCEL輸入成績後,再於 學生成績 > 數據輸入 > 匯入資料 版面匯入檔案,按「儲存」以更新學生成績。

14.問 :在學期一處理學生成績時,學生甲在「跨班別科目組別(非科目集)」組別內,被編入通識教育(英文組),並且已經輸入該學生的成績。其後發現該生應屬通識教育(中文組),應該如何處理該生的分數?
答 :用戶應先在學生資料模組的科目設定內,將該學生的組別選「空白」,即沒有被編入任何組別,然後按儲存,將該學生之前的已輸入的成績刪除。然後再編入正確的組別內,再按儲存。用戶需要在學生成績模組內,再進行數據合併。

15.問 :如何在「學生成績」模組整批匯出及匯入數據輸入檔案?
答 :請參考「附錄一」

成績表P資料

16.問 :在成績表P怎樣按獎懲的 Eng Description 1,2,3,4設定列印獎項次序?
答 :在成績表P修改子報表Award及選擇以TB_ASR_RPTPAWARD_ENAWARDDESC為排序標準。

17.問 :成績表P的獎項及課外活動是否一定要在「其他資料」欄印出來?而列印「課外活動」與「獎項」的字型設定,可否修改?
答 :不一定。用戶可根據學校的要求選擇不同的子報表(Sub-report)列印獎項及課外活動。同時,用戶可按需要修改成績表P範本內的列印設定。

18.問 :如何修改成績表P範本,以顯示評核組別(Assessment Group) 的資料?
答 :請參考「網上校管系統資料庫」(CDR)的 主頁 > 參考資料 > 「修改舊有成績表 P 以支援評核組別之步驟」。

報告

19.問 :班總積分表列印出來的科目次序與成績表上的次序不同。曾嘗試用Crystal Report修改班總積分表,又無法將科目位置修改。怎樣才能修改「班總積分表」科目排列次序及列印頁數?
答 :班總積分表的科目次序及列印頁數是抽取資料時已由系統決定的,所以用戶並不能自行修改。

20.問 :若某班級學生的成績表以Grade顯示,但以分數入分,而其他班級的成績表以Score顯示,可以在那裡設定?
答 :如用戶使用成績表A-T,只需在列印版面內,選擇以等級列印。如用戶使用成績表P則須自行修改成績表範本裏有關項目。

21.問 :成績表M範本能否列印出全年總成績?
答 :當用戶選擇最後一個學期時,列印全學年考績的選項才會變為可選。

22.問 :如何在成績表顯示獎懲資料?
答 :請參考「附錄二」

23.問 :如何在成績表顯示課外活動及活動項目資料
答 :請參考「附錄三」

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特殊學生成績模組
1.問︰科目設定中各科目的符號等級表是否必須設定?
答︰

視乎學校採用的評核方式而定。如果該科目並非以符號 / 等級作評核,而以其他形式(例如評語)評核學生表現,符號等級表一欄可以留空。

2.問︰為甚麼在科目單元及科目內容中所列的科目並不齊全?
答︰

科目單元只會列出具有單元的科目,供用戶選擇;同樣道理,科目內容也只會列出具有內容的科目,其他科目並不會列出。

3.問︰怎樣才可修改科目單元或科目內容的代碼及說明?
答︰

用戶可到「代碼管理」,選擇「編修」,再揀選科目單元或內容作修改。

4.問︰科目設定是否只可複製至相同年份/班級?
答︰

科目設定可跨學年/班級複製,例如可以把2007學年小二的科目設定複製至2008學年小一。

5.問︰單元內容對照功能有甚麼作用?
答︰

此功能允許用戶編定單元與內容的對照、以用於科目或科目/分卷。設定考績綱要時,用戶可從單元內容對照表中選擇,而無須在代碼表中所有的科目單元及內容組中作選擇。

6.問︰設定單元內容對照時,「搜尋代碼」與「選擇代碼」有何分別?
答︰

當用戶只知道單元/內容的起首代碼時,可用「搜尋代碼」列出所有相關代碼;若用戶知道確實的代碼,可以在「選擇代碼」直接輸入。

7.問︰班級考績中的其他考績及操行內容怎樣更改?
答︰

班級考績只可以選擇成績表需要顯示的其他考績及操行項目,至於內容必須在 設定 > 操行 及 設定 > 其他考績 中修改。

8.問︰代碼表及符號等級表的用法有何分別?
答︰

符號等級表特別為科目輸入而設,而代碼表用於操行、其他考績及評語。

9.問︰科目評語表及整體評語表是否必須同時輸入中文及英文評語?
答︰

若果成績表只顯示中文或英文評語,另一評語欄位可以留空。

10.問︰為甚麼無法確定考績綱要?
答︰

無法確定考績綱要的原因主要是科目設定中有資料遺漏,例如科目列印次序、科目單元及內容並未完全設定等,請依據錯誤訊息提示補設相關資料。

11.問︰為何「確定考績綱要設定」按鈕變成灰白色,不能使用?
答︰

確定考績綱要的先決條件是「學校資料現況」已經確定,請到「學校管理」模組檢查清楚。此外,其他原因可能是用戶沒有執行此功能的權限,可到「系統保安」修訂;或是用戶在校管系統網絡外使用,而 系統保安 > 位置存取控制 並未開放此功能至資訊科技教育網絡或互聯網。

12.問︰特殊學生成績的「身高及體重」與學生資料的「身高及體重」是否重複?
答︰

特殊學生成績的「身高及體重」用於成績表列印。用戶除直接輸入外,亦可從學生資料模組複製身高及體重資料。

13.匯出資料方面,選擇「輸出成為"獨立考績輸入程式"資料」與及「以CSV 格式輸出」有何不同?
答︰

「輸出成為獨立考績輸入程式資料」必須配合獨立考績輸入程式使用,可輸入/修改等級、評語及其他考績等資料;而「以CSV 格式輸出」可用EXCEL等程式開啟,只可輸入/修改等級。

14.問︰如何在匯出資料中同時選取不同的科目?
答︰

可以按住「CTRL」按鈕,再選擇不同的科目匯出。

15.問︰印製中文版成績表時,科目等級顯示成「甲、乙、丙、丁」,請問如果希望顯示英文等級,有甚麼方法?

只要在該科目使用的符號等級表的「中文說明」欄位輸入欲顯示的英文等級,那麼印製中文版成績表時,亦可顯示英文等級。

16.問︰科目評語和整體評語輸入欄位的字數限制是多少?
答︰

科目評語每欄可輸入85個字元,而整體評語每欄可輸入700個字元。

17.問︰學生錯誤升級後如何更正?
答︰

可以利用 升級 > 重設功能 把已升級學生的狀況還原。

18.問︰為甚麼無法使用查詢監護人使用功能?
答︰

首先要在 設定 > 監護人使用 輸入有效日期及選擇容許查詢的相關資料;再到系統保安模組為監護人增新戶口,該監護人便可登入系統,查詢子女成績。

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獎懲資料模組
1.問︰本校可以每年更改「獎勵事項」和「懲罰事項」代碼表的內容嗎?
答︰

「代碼管理」內的代碼是不能修改或刪除的,不過,學校可以按自己的需要修訂代碼的內容。但是,修訂沿用已久的代碼內容並不是一個好的做法。因為除了直接用文字輸入的獎懲外,學生的一般獎懲紀錄只會記下相關的代碼。如果學校修改了往年的代碼內容,當列印學生舊紀錄時,就會無法列印正確的獎懲資料。
所以,建議學校如沒有需要,儘可能不要修改以往獎懲代碼內容。不使用的代碼,可以在「代碼管理」內設定為 “I”,編修獎懲時就可以不顯示了。

2.問︰可以在WebSAMS內同時使用「操行分」和「功過」兩種制度嗎?
答︰

目前,WebSAMS並不容許兩種制度合併,使用者只可以選擇其中一種制度。

3.問︰「獎懲資料」中的「設定」,可以加入「學生活動」、「學生出席資料」兩個模組的預設獎罰。當這些預設獎罰加入後,一旦「學生活動」、「學生出席資料」模組出現相關資料,WebSAMS會不會自動為學生加入有關獎勵或懲罰?
答︰

不會的。有關的設定只是為了讓使用者將來輸入懲罰時方便一點,WebSAMS不會為學生自動加入獎懲。

4.問︰要在每個紀錄輸入「前置補充」、「後置補充」、「出處」、「類別」、「成績表列印次序」,學校輸入獎勵的工作量會大增。如何令工作簡單一些?
答︰

其實這些欄位都不是強迫輸入的,學校可以按需要使用。
為了簡化輸入的程序,學校可以在「獎勵規則」版面輸入這五個欄位的預設值。編修學生紀錄時,預設值會隨著代碼自動輸入,但仍可以為個別紀錄作出調整。而且,這些預設值會隨「學年策劃」複製至下個學年。如果學校能善於「獎勵規則」,其實工作量並沒有怎樣增加。

5.問︰「前置補充」和「後置補充」有甚麼作用?
答︰

先談「後置補充」,「後置補充」其實相等於2007年或以前的「名次」,作用是為個別學生的紀錄加入補充資料,最常見的用途就是加入名次。「前置補充」是2008年1月加入的新欄位,作用是讓學校減少每年新增代碼的機會。例如學校可以考慮這樣處理「第十四屆xx區運動會」:

(前置補充)第十四屆
(代  碼)xx區運動會

這樣,到了第十五屆、第十六屆或以後,學校仍可以使用同一個代碼,只需要在「獎勵規則」修改「前置代碼」的預設值就可以了。

6.問︰獎懲的「成績表列印次序」跟科目的「列印次序」有甚麼不同?
答︰

科目的「列印次序」是必須輸入的欄位,但獎懲的「成績表列印次序」只是一個選擇性的欄位,作用是讓學校為一些特別重要的獎懲移往較高的位置。一般而言,學校是沒有需要輸入每個獎懲紀錄的「成績表列印次序」。
獎懲的「成績表列印次序」有一些特別要留意的地方。

一、

填上次序的獎懲,不論數字大小,都會先列出,然後才到沒有填上次序的獎懲。

二、

獎懲的次序由1.1至999.9,容許小數是為了方便學校從不同位置插入。

三、

跟科目的次序另一個不同之處,是不容許加入0,因為已有「成績表可讀取示標」可以剔除不加入成績表的事項。

四、

「獎勵規則」和「懲罰規則」中,「成績表列印次序」的預設值不容許重複的數值,但編修紀錄,不會有這樣的限制。

7.問︰編修學生紀錄時有「出處」和「類別」兩個新的欄位,他們的作用是甚麼?
答︰

這兩個欄位是為了讓學校把不同的獎勵作出分類。兩個欄位分別讀取「獎勵出處」、「獎勵類別」兩個代碼表的代碼,雖然這兩個代碼表一開始已有內容,但其實都是供學校自由使用的代碼表,學校可以按校情自行改動代碼內容。
由於目前沒法肯定學校會如何使用,加上成績表的獎懲排序已經頗為複雜,所以這兩個欄位暫時不會對成績表的獎懲事項有任何影響。

8.問︰完整獎勵事項有三部份,由「前置補充」+「內容」(獎勵事項代碼/文字) +「後置補充」組合而成,有時會看見中間插入一個空格,究竟在甚麼情況下才會加入空格?
答︰

首先,當「前置補充」的最後一個字元或「內容」第一個字元是英文字母或數字,會在「前置補充」和「內容」之間會加入空格。此外,當「內容」的最後一個字元或「後置補充」第一個字元是英文字母或數字,「內容」和「後置補充」之間也會加空格。

9.問︰在「獎懲資料」編修學生出席紀錄時,發現懲罰的「事件」不能修改,而且並不是學生實際的遲到或缺席次數,要怎樣才可以把它更改為實際的數目?
答︰

遲到或缺席多少次才會受到懲罰,是在 設定 > 出席資料 中定下的。倘若貴校原本設定了懲罰每月缺席3天的學生,但有學生在一個月內缺席了5天。為了讓學生的懲罰紀錄正常地顯示5天缺席受罰,貴校必須返回 設定 > 出席資料 ,把最早定下的3天改為5天。
所以,貴校有可能會在一年內數度修改 設定 > 出席資料 。

10.問︰使用「獎懲資料」中的「嘉許/警告」前,要先合併獎懲資料嗎?
答︰

要按學生的獎懲數量來列印,就必須要先合併;但只是為某一個特定獎勵或懲罰列印信件,就不需要事先合併。此外,「警告信」中可以搜尋多次遲到、缺席的學生,也不需要事前合併。

11.問︰「獎懲資料」的「嘉許信」搜尋條件中,有「獎勵總數」、「淨值」兩個選項,而「警告信」中也有「懲罰總數」、「淨值」兩個選項。「總數」和「淨值」有甚麼不同?
答︰

「總數」只會顯示同類獎懲加起來的數目,但「淨值」會顯示經過抵消和轉換的獎懲數目。

例子一:在「設定」中選了「允許轉換」

「獎勵信」

「警告信」

獎勵總數:1小功4優點

懲罰總數:4缺點

淨  值:2小功1優點

淨  值:1小過1缺點

例子二:並且,選了「抵消規則」,設定「1獎勵級別1=1懲罰級別1」

「獎勵信」

「警告信」

獎勵總數:1小功4優點

懲罰總數:4缺點

淨  值:1小功

淨  值:

所以,「淨值」是經轉換及抵消的合併數值,而「總數」則是不經轉換及不經抵消的合併數值。

12.問︰是不是所有獎懲都會寫進成績表?
答︰

WebSAMS成績表顯示的獎懲資料,可以分別為「詳細紀錄」或「合併紀錄」。前者詳列獎懲原因,後者只會顯示獎懲的數目(如:3個優點、1個缺點)。
如果貴校的成績表列印詳細紀錄,又有部份獎懲不準備列印在成績表,可以在編修時不選擇「成績表可讀取示標」,這些紀錄就不會列印。
不過,倘若貴校的成績表列印合併紀錄,就算該紀錄沒有選擇「成績表可讀取示標」,該紀錄仍會包括在獎懲的數目中。

13.學生的獎懲資料是按甚麼次序印進成績表內?
答︰

成績表內獎懲事項的排列次序準則如下:

一、

獎勵和懲罰兩大類

二、

成績表列印次序2008年1月加入

三、

獎懲日期

四、

獎懲事項的代碼 (由於排序時空白比所有數字優先,所以,沒代碼的獎懲,包括以文字、以課外活動及以出席資料輸入的事項會較優先)

五、

每個獎懲紀錄的ANPRECID (這點針對沒有代碼的獎懲事項)

14.問︰怎樣才可以避免把上學期的獎懲印在下學期的成績表內?
答︰

可以先在 獎懲資料 > 數據合併 ,把下學期的獎懲資料合併。
然後在 學生成績 > 數據輸入 > 其他考績 選「獎懲資料」,一般會在「考績 / 學期 / 年終」選擇學期 (e.g. T1, T2),把數據由「獎懲資料」模組複製到「學生成績」模組。
如果只需要列印合併後的獎懲數目,大部份成績表的獎懲預設選項「依學期」已可以列印這些合併的數目。如果需要列印詳細的獎懲紀錄,可以選擇「依原因」及「由學生成績」。

15.問︰如何在懲罰通知信 (R-ANP033) 中加入懲罰跟進的欄位?

答︰

用戶可按以下步驟:

- 加入 TB_HSE_COMMON in Database Expert,該檔案會自動更改為 TB_HSE_COMMON_4。
- 點按the tab LINK in database expert and 增加 link for TB_ANPSTRUREC and TB_HSE_COMMON_4 WITH two keys : STUID and CODE_ID with left out join (select the link and clik link options button)
- 在 Select Expert中增加以句子
((IsNull({TB_HSE_COMMON_4.TB_ID}) or {TB_HSE_COMMON_4.TB_ID} = '') or
{{TB_HSE_COMMON_4.TB_ID} = 'PUNACT'}

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學位分配模組(小一派位)
1.問︰匯入派位結果數據檔失敗,應如何處理?
答︰

到 聯遞系統 > 接收訊息 庫存或刪除過去的資料檔案訊息,然後再次匯入派位結果數據檔。

2.問︰註冊小一新生時,如何更快地一併輸入預設的學生資料?
答︰

到 學生資料 > 設定 > 學生資料預設,選擇「小一」,然後選擇理想的預設值。

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學位分配模組(中一派位) - 小學
1.問︰開始新的中一派位(小學)年度前須注意甚麼?
答︰

先結束上一個派位年度。執行此功能前,需先鎖定系統內的學校資料現況及考績綱要。
學校管理 > 確定學校資料
學生成績 > 確定綱要 > 確定考績綱要

2.問︰一間交替授課制的小學(例:小五上午校而小六下午校),開始新的中一派位校內評核學期時,要注意甚麼?
答︰

在選擇「學校授課制」同時,點選「交替授課制」的方格,然後再選擇適用的「派位年度」及「評核學期」便可。

3.問︰P6/1評核學期開始時,會否將原有P5/2的學校及學生組別資料刪除?
答︰

當P6/1評核學期開始時,系統會複製同一派位年度已輸入的P5/2學校及學生組別資料到P6/1評核學期。但學校仍要按實際情況,編修及確保以下的六年級資料正確:

  • 班別資料
  • 班別科目資料
  • 科目組別資料(如適用)
  • 學生學業狀況及離校資料
  • 學生科目組別資料(如適用)

同樣,系統亦會複製P6/1組別資料到P6/2評核學期。

4.問︰同一組別內,以粵語、英語、普通話及其他作為教學語言的同一科目,在中一派位模組是否作同一科目處理?
答︰

在同一組別內,以粵語、英語、普通話及其他作為教學語言的同一科目,在中一派位(小學)會視作相同科目處理。例如︰小五/小六的同一組別內,甲班以粵語為教學語言教授中國語文科,乙班以普通話為教學語言教授中國語文科。
在「派位流程」的「編修學校組別」,中國語文科的教學語言會以1(粵語)或3(普通話)顯示,學校只需剔選中國語文科為此組別的學科,便能在「提取/重設校內成績」同時提取兩班的中國語文科成績。

5.問︰在中一派位模組派位度流程的「提取/重設校內成績」功能有甚麼作用?
答︰

提取中一派位校內成績前,需先在學生成績模組內完成小五/小六用作呈分的考績的所有科目的數據輸入,及執行該次考績的「數據合併」,然後,才到中一派位 > 派位年度流程 > 提取校內成績,提取該次校內成績作呈分之用。成功提取校內成績後,系統便會鎖定學生成績的資料,直至該校內成績檔案透過聯遞系統輸出為止。
提取考績資料後,學校仍可到中一派位 > 派位年度流程 >「編修校內成績及免修科目」及「編修學生校內評核缺席示標」功能修改有關學生的科目免修/退修/缺席資料。
成功提取中一派位校內成績後,如需刪除已提取的校內成績資料,可按「重設」鍵。

6.問︰提取學生成績模組內的積分資料到學位分配模組時須注意甚麼?
答︰

提取學生成績的積分資料時,應特別小心以何種方式提取積分,以免出現誤差。系統可供提取積分的方式有「四捨五入」、「小數進位」及「除去小數」三種,方法如下:
「四捨五入」: 例:86.47→86、86.54→87
「小數進位」: 如積分帶小數,則積分會被進位至下一個整數。 例:82.13→83
「除去小數」: 如積分帶小數,則小數部分會被除去。例:82.86→82

7.問︰提取中一派位校內成績時,系統顯示「音樂科和/或視覺藝術科校內評核積分不是5的倍數,請參閱異常報告及到學生成績模組處理有關積分」,應如何處理?
答︰

音樂及視覺藝術的分數應以「五」的倍數作為評分標準。在中一派位模組內,提取該科/兩科校內成積時如有異常分數,系統會產生異常報告及強制結束該次提取過程。用戶須在學生成績模組處理有關積分及重新進行數據整合,再到 中一派位模組 > 派位年度流程 > 提取/重設校內成績,預備所需呈交中學學位分配辦法的積分。

8.問︰提取中一派位校內成績時,網上校管系統如何處理各科的分數?
答︰

網上校管系統在提取中一派位校內成績時,將根據下列原則處理各科的分數:

  • 系統只提取以積分評核的科目(不會提取以等級評核的科目)。
  • 如學科有分卷,會按各分卷的比重計算積分。
  • 如學生免修個別科目分卷,系統會按比重計算該科餘下分卷的積分。
  • 如學生免修某科數個科目分卷,而在該科餘下的分卷缺席,則該科會被視作「免修」。
  • 如學生缺考所有科目,則該生的校內評核缺席示標會是「Y」,此資料會被呈報至教育局。
9.問︰提取校內成績失敗,系統顯示「不能提取校內成績,整個班級的校內成績沒有被整合」,應如何處理?
答︰

用戶須先到學生成績模組進行有關考績的數據整合。然後,再回到 中一派位 > 派位年度流程,再次提取校內成績。

10.問︰提取校內成績失敗,系統顯示「不能提取校內成績,下列學生沒有已整合的校內成績」及臚列已離校學生名單,應如何處理?
答︰

用戶須回到上一步「編修學生組別資料」編修有關學生(已離校)為「X」,表示該生不參加派位,或參考該頁的線上說明以作跟進。然後,回到「中一派位」「派位流程」再次提取校內成績。

11.問︰提取校內成績失敗,系統顯示「不能提取校內成績,下列學生沒有已整合的校內成績」及臚列有關學生名單,應如何處理?
答︰

呈分科目的積分輸入尚未完成 (請參閱學生成績模組的「未完成績分輸入狀況清單(依班別) 」(R-ASR027)或 「未完成績分輸入狀況清單(依教師)」(R-ASR028)瞭解詳情)。請到學生成績模組處理有關積分及重新進行數據整合,然後,回到 中一派位 > 派位年度流程,再次提取校內成績。

12.問︰執行中一派位流程,產生學生資料及校內成績資料檔時,要注意甚麼?
答︰

學校預備學生資料及校內成績時,要注意下列各要點:

  • 已預備的檔案,可再次預備。每次預備時,均可預覽或列印。
  • 同一時間內只可預備及確定一個年級的檔案資料。例如預備了五年級的資料,可隨即將確定的五年級資料傳輸予校長。
  • 如在已確定後的檔案內發覺有資料錯漏,校長可到聯遞系統 > 寄發訊息 > 拒絕有關資料檔,再回到中一派位模組,修改有關資料及產生檔案。
13.問︰執行中一派位流程,產生學生資料及校內成績資料檔失敗,系統顯示「其他授課制的校內成績資料檔已被確定,請先到聯遞系統處理」的錯誤訊息,應如何處理?
答︰

系统只能在同一時間內產生一個年級的校內成績資料檔。如出現上述訊息,必須待用戶於聯遞系統將另一授課制已確定的檔案輸出或拒絕有關資料檔後,才能繼續處理。

14.問︰「派位年度控制」的「重設校內評核學期」有甚麼作用?
答︰

當學校執行「派位年度流程」,尚未在聯遞系統將已確定的校內成績檔案傳送至學位分配組前,有需要(如需删除部分已預備的呈分資料或於學校管理、學生資料或學生成績模組進行資料處理) 重設校內評核學期,可到 派位年度控制 > 重設校內評核學期,讓系統回到校內評核學期的起點。
當執行上述功能後,網上校管系統會:

  • 刪除已編修的「學校組別資料」及「學生組別資料」;及
  • 刪除該評核學期內「審計追蹤」的資料。
15.問︰已在聯遞系統將已確定的校內成績檔案傳送至學位分配組,才發現有錯誤,應如何處理?
答︰

學校如需更正網上校管系統的有關校內成績紀錄,須重設有關校內評核學期再進行呈分處理。再次傳送校內成績後,請通知學位分配組的學校聯絡員。
重設校內評核學期的步驟如下:

  • 如需重設P6/1校內評核學期:先在「派位年度控制」開始P6/2校內評核學期,再到「特別事項」,按「回到P6/1校內評核學期」。然後,回到「派位年度控制」重新開始P6/1校內評核學期進行呈分程序。
  • 如需重設P5/2 或P6/2校內評核學期,請聯絡系統及資訊管理組的學校聯絡主任。

學校如未能更改網上校管系統的有關校內成績紀錄,亦可於稍後的時間,在經聯遞系統傳送至學校的「中一派位校內成績積分核對表」,將有關錯誤更正,並將硬本文件交回學位分配組,以更改在學位分配組的紀錄。

16.問︰「中一派位」的「模擬中一派位校內排名表」功能如何使用?
答︰

「模擬中一派位校內排名表」功能是先將校內學生各科積分經過標準化處理,再依每一科的比重計算出一個綜合分數,然後按此分數定出該生在校內的名次。請注意,該綜合分數並未按學校的中一入學前香港學科測驗成績而調整。
由於此綜合分數及名次是經過標準化處理,因此有別於學生成績模組內的積分及名次。另外,因綜合分數未經調整,有關名次亦可能與學位分配組的最後總排名有所分別,所以本排名表僅供參考。如欲查詢中一學位分配的調整機制,請聯絡學位分配組的聯絡主任。

17.問︰在學位分配(小學)中,用戶完成了P5/2報分程序後,一名小五學生來年需要留級,學校應如何處理?
答︰

學校可因應以下不同的情況採取適當的處理方法:

  • 如學校仍未將P5/2校內成績輸出至聯遞系統,可到 中一派位(小學) > 學生報名紀錄 > 刪除學生資料及校內成績,將該小五學生的校內成績刪除,該生的資料及成績將不會傳送至學位分配組,亦不會影響日後學校進行「模擬中一派位校內排名」。
  • 如P5/2校內成績已傳送至學位分配組,則學校可於稍後的時間,在經聯遞系統傳送至學校的「中一派位校內成績積分核對表」上,將有關學生的資料及分數刪除,並加以說明,再送回學位分配組便可。但該生的P5/2校內成績分數仍將留存於網上校管系統,並會影響日後學校進行「模擬中一派位校內排名」。
  • 如學校於送回「中一派位校內成績積分核對表」後始發現有問題,則無法作任何資料的更正。但由於學生的在學狀況會在每年九月份的「學生收錄實況調查」中反映到學生資料系統中,而學位分配系統也會在每學年開始的時候從該系統中提取當年小五及小六學生資料,以配合派位程序。因此,該留級學生的資料也會一併得到更新,而學位分配系統會自動取消該留班學生的中學學位分配的紀錄(該生在下一個新派位年度仍可以重新參加中一學位分配。但該生的P5/2校內成績分數仍將留存於網上校管系統,並會影響日後學校進行「模擬中一派位校內排名」)。
18.問︰學校在完成了P6/1後,一名小六學生表示要退出中一派位程序,學校應如何在網上校管系統中處理該名學生的派位資料?
答︰

學校必須通知學位分配組有關該生要求退出中一派位。此外,在進行P6/2校內評核學期的「派位年度流程」時,在「編修學生組別資料」功能中,將該名學生的「組別」欄內鍵入「X」代碼。
註:「X」代碼為不參加中一派位類別。

19.問︰本校去年以人手呈報小五下學期成績予學位分配組,今年可否轉用網上校管系統呈報小六校內成績呢?
答︰

雖然去年學校以人手呈報小五下學期成績,但今年可以改用網上校管系統處理。步驟如下:
啟動學位分配,執行派位年度控制,開始校內評核學期,直接輸入P6/1及P6/2的資料。

20.問︰鑑於新型冠狀病毒疫情的最新情況,教育局宣布取消小六第三次的呈分試,所有小六生的中一派位將根據他們在小五、小六的兩次呈分試作安排。就此特別安排,校方須在網上校管系統學位分配模組作出跟進嗎?
答︰

校方毋須在網上校管系統作出任何跟進。一如以往,學校可在收取中央派位資料檔後結束本學年及過渡至新學年(2020/2021),然後結束派位年度(2018-2020)。
步驟如下:按[結束派位年度] (學位分配 > 中一派位 > 派位年度控制 > 結束派位年度),選擇學校授課制及派位年度(2018-2020),按[確定]。詳情請參閱模組資料 > 學位分配 > 用戶手冊 > 操作程序。

21.問︰教育局於2020年7月10日宣布,學校可選擇延至下學年9月舉行小五下學期呈分試,呈報校內成績評核積分的最後限期亦將延至10 月20日。如學校已進行學年過渡,是否仍可遞交上一個派位年度的小五下學期呈分試成績?
答︰因應2020年7月10日公布的新安排,網上校管系統於2020年8月27日推出版本3.0.0.27082020,以便學校完成學年過渡後,仍可透過學位分配模組的「中一派位-小學」,呈交2019-2021派位年度小五學生的下學期呈分試成績。
22.問︰當產生小五生呈分試成績資料檔時,系統顯示「E-48114:部份學生未呈表格B或C或Eb (收生實況調查)」錯誤訊息,應如何處理?
答︰學年過渡後,學校須先行完成「收生實況調查」,才呈交小五生呈分試成績。關於今年的特殊安排,如有需要,請聯絡學位分配組。
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學位分配模組(中一派位) - 中學
1.問︰使用「中一派位」功能預備「自行分配學位正取及備取學生名單」的先決條件?
答︰

首先,用戶已獲編配「中一派位」功能的存取權限。成功接收及匯入「中一自行分配學位申請人」資料檔案 SOR571P2D1S - SOA DP APPLICANT (DATA)。

2.問︰用戶已獲編配「中一派位」功能的存取權限,但登入網上校管系統後,為何仍看不到「揀選自行分配學位申請學生」和「報告」等功能?
答︰

這些功能並沒有在 系統保安 > 存取控制 > 位置存取控制 設定存取權限,所以在校管系統網絡外(例如:資訊科技教育網絡或互聯網)看不到。學校要自行修改有關的存取權限,以配合學校的實際行政運作。

3.問︰如何匯入「中一自行分配學位申請人」資料檔案SOR571P2D1S - SOA DP APPLICANT (DATA)
答︰

在「聯遞系統」的「接收訊息」中,接收「中一自行分配學位申請人」資料檔案SOR571P2D1S - SOA DP APPLICANT (DATA)並進行解密,再使用「中一派位」之下「資料互換」功能,匯入該資料檔案。

4.問︰點選中一派位報告列印「自行分配學位申請學生名單」並核對學校及學生資料成績後,發現某些學校或學生資料不正確,應怎樣處理?
答︰

請致電 2832 7740 聯絡所屬的學位分配組學校聯絡主任。

5.問︰在使用「揀選自行分配學位申請學生」的功能時,參加中學學位分配辦法的中學和不參加中學學位分配辦法的中學有甚麽不同之處?
答︰

這兩類中學須提交的資料並不相同,因此在使用「揀選自行分配學位申請學生」的功能編修學生資料時也有不同之處。參加中學學位分配辦法的中學須提交正取和備取學生的資料,學校要剔選正取學生的「取錄」方塊及為備取學生編配備取名次。不參加中學學位分配辦法的中學只須提交獲取錄學生的資料,學校只要剔選獲取錄學生的「取錄」方塊,不須編配備取名次給自行分配學位申請的學生。

6.問︰若發現可輸出的「自行分配學位正取及備取學生名單」資料檔案有錯漏,可怎樣糾正錯誤資料?
答︰

點選 聯遞系統 > 寄發訊息 ,剔選「可輸出」狀態下的訊息List of Successful & Reserve Applicants,點按「拒絕」及「確定」。用戶也可以在「檢視寄發訊息」視窗內,點按「拒絕」及「確定」。然後使用「揀選自行分配學位申請學生」的功能更正有關資料,再重新預備「自行分配學位正取及備取學生名單」。確定資料無誤,隨後將資料檔案傳送給學位分配組。

7.問︰當學校預備「自行分配學位正取及備取學生名單」資料檔案時,系統不能產生資料檔案並顯示「E-44218:自行分配學位尚有餘額,系統不允許用戶提交備取學生資料。」應怎樣處理?
答︰

使用「揀選自行分配學位申請學生」的功能,再編修獲取錄學生的資料,直至用完自行分配學位的名額後,再重新預備「自行分配學位正取及備取學生名單」資料檔案,系統便會產生資料檔案。

8.問︰當學校透過聯遞系統把「自行分配學位正取及備取學生名單」傳送給教育局學位分配組之後,學校可否檢視或列印有關資料?
答︰

在系統未過渡到新學年之前,點選 中一派位 > 報告 ,再選擇「自行分配學位正取及備取學生名單」,便可檢視或列印有關資料。

9.問︰若發現已傳送給學位分配組的「自行分配學位正取及備取學生名單」有錯漏,怎樣糾正錯誤資料?
答︰

遞交「自行分配學位正取及備取學生名單」資料檔案後,系統會鎖定資料,用戶不能再編修和預備資料檔案。學校須聯絡所屬的學位分配組學校聯絡主任,獲取和滙入重啓鑰匙SOAS Unlock Key後,オ可使用「揀選自行分配學位申請學生」的功能更正資料,並重新預備和傳送「自行分配學位正取及備取學生名單」給學位分配組。

10.問︰學年過渡後,系統會否保留往年「中一自行分配學位申請人」資料檔案和「自行分配學位正取及備取學生名單」?
答︰

學年過渡後,系統會删除往年「中一自行分配學位申請人」資料檔案和「自行分配學位正取及備取學生名單」等資料。

11.問︰匯入「中一學位分配結果(中學)」資料檔案SOR915P2D1S - SOA ALLOCATION RESULTS TO SECONDARY SCHOOLS (DATA)前,要留意甚麼?
答︰

首先檢查是否已開設下學年度的中一班別,還要在「聯遞系統」的「接收訊息」中,將去年的「中一學位分配結果(中學)」資料檔案SOR915P2D1S - SOA ALLOCATION RESULTS TO SECONDARY SCHOOLS (DATA)庫存或刪除。

12.問︰可否重複匯入下學年度的「中一學位分配結果(中學)」資料檔案?
答︰

如非必要,請勿重複匯入下學年的「中一學位分配結果(中學)」資料檔案。重複匯入派位資料檔案後,在 學位分配 > 查詢 的中一新生的「已取錄」示標將全部轉為「否」。換言之,你必須在「學生資料」>「中一派位」的「註冊」,重新取錄下學年度的中一學生。

13.怎樣還原已庫存的「中一學位分配結果(中學)」資料檔案或報表?
答︰

在「聯遞系統」的「已庫存接收訊息」中,剔選該訊息後按「還原」鍵,便可還原已庫存的資料檔案或報表。

14.問︰匯入「中一學位分配結果(中學)」資料檔案失敗,系統顯示「請先處理未匯入或匯入失敗的資料檔案」,應怎樣處理?
答︰

在「聯遞系統」的「接收訊息」,剔選去年的「中一學位分配結果(中學)」資料檔案, 點按「庫存」及「確定」。然後,重新進入「中一派位」模組的「資料互換」,再次匯入「中一學位分配結果(中學)」資料檔案。

15.問︰使用「學生資料」模組的「中一派位」去取錄中一學生時,用戶須要鍵入首次出席日期、錄取日期、種族、家中使用語言及區議會分區等,有何方法可以減省輸入重複的資料?

答︰

在「學生資料」的「學生資料預設」,預設「區議會」、「首次出席日期」、「取錄日期」、「種族」、「家中使用語言」、「性別」及將「獲取錄級別」設定為中一,隨後點按「儲存」。

16.問︰更改學校密碼匙後,為什麼不能立刻使用新密碼匙為「中一學位分配結果(中學)」資料檔案解密?
答︰

新學校密碼匙於翌日才會生效。期間,舊密碼仍然適用。

17.什麼時候才可以刪除「中一學位分配結果(中學)」資料檔案?
答︰

當網上校管系統已過渡至新學年後,就可以刪除或庫存「中一學位分配結果(中學)」資料檔案。

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學位分配模組(中四學位安排)
1.問︰如何利用「網上校管系統」以協助學校核對教育局及「網上校管系統」內的中三學生資料?
答︰
  • 中四學位安排 > 資料互換 > 匯入 中三學生資料檔案
  • 在 中四學位安排 > 報告 > 預覽及列印報告「中三學生資料差異報告(R-SPA405-C)」,找出不相符的資料。
2.問︰入中四學位安排的中三學生資料檔案時,系統出現訊息請先處理未匯入或匯入失敗的資料檔案,該如何處理?
答︰

先在聯遞系統刪除或庫存之前的中三學生資料檔案,再在中四學位安排 > 資料互換 > 匯入 新接收的中三學生資料檔案。

3.問︰如何解讀「中三學生資料差異報告(R-SPA405-C)」?
答︰

「中三學生資料差異報告 (R-SPA405-C)」分為兩部份:

  • 資料差異:列出四種資料差異情況及基本的修正資料提示
  • 教育局資料檔案的學生紀錄:列出教育局資料檔內的學生紀錄。
  • 如欲查詢有關教育局資料檔內的學生資料,請致電2832 7770聯絡學位分配組學校聯絡主任。
4.問︰開始新的中四學位安排年度流程前,要注意些甚麼?
答︰

開始新的學位安排年度流程前,要先結束現有年度(學位分配 > 中四學位安排 > 結束現有年度)。
執行「結束現有年度」功能後,上一學年中四學位安排的資料會被刪除,之後便不能查詢/列印上一學年中四學位安排的學生報名紀錄及名次、中央學位安排結果及審計追蹤資料等。

5.問︰如何整齊排列中四學位安排報告的資料?該用甚麼軟件開啟及列印有關報告?
答︰

要整齊排列中四學位安排報告的資料,用戶可在「網上校管系統資料庫」下載及安裝有關範本及指引 (主頁 > 模組資料 > 中四學位分配 > 參考資料 > 檢視及列印「網上校管系統」學位分配模組報表)。

6.問︰入中四學位安排的限額檔案時,系統出現訊息請先處理未匯入或匯入失敗的資料檔案,該如何處理?
答︰

先在聯遞系統刪除或庫存之前的限額檔案,再在 中四學位安排 > 資料互換 > 匯入新接收的限額資料檔案。

7.問︰在全年評核處理流程第四步時出現訊息下學年中四學位資料尚未取得,不能繼續,該怎樣處理?
答︰

中四學位安排 > 資料互換 > 匯入 中四學位安排的限額資料檔案,然後再繼續處理第四步及其餘步驟。

8.問︰在匯入中四學位安排的限額檔案時,系統出現紅色錯誤訊息沒有此學生,請檢查學生編號: B1234566,該如何處理?
答︰

學校的校管系統在學生資料中找不到派位組的檔案中有所列學生編號 (例:B1234566) 的紀錄;有關學生該是升讀職訓課程、直資學校、高中學校或已離校者。用戶須到學生資料模組中查證各中三學生的學生編號是否與學生資料管理組(STIM)系統中的記錄相同(請注意學生編號未必一定與學生的身份證號碼相同。) 用戶須到學生資料模組更正有關記錄;然後再次匯入派位組的檔案及繼續中四學位安排全年評核流程的其他步驟。

9.問︰當本校為一名中三學生設定離校時,系統出現信息被中四學位安排紀錄鎖定,不能更新該學生本學年在學紀錄,該如何處理?
答︰

進行中四學位安排流程時,學生資料會被鎖定,學生在學資料不被更新;若要修改中三學生在學資料,可到 學位分配 > 中四學位安排 > 重設,還原中四學位安排至最初狀態,然後辦理學生離校;若學生離校紀錄已完成,便可返回中四學位安排,重新進行流程各個步驟。

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香港考評局程序模組- 香港中學文憑
接收考試成績結果及報告
1.問︰當匯入中學文憑試成績時,系統發出警告或錯誤訊息,該如何處理?
(a) 錯誤訊息 --- 密碼錯誤 !請重新輸入(請注意密碼字元的大小楷)(註︰資料不會匯入系統)
答︰ 請檢視輸入考評局的密碼是否正確(包括字元格式)。若最終無法解決問題,通知考評局有關錯誤。
(b) 警告訊息 --- 無法找到學生(註︰只有相關的學生成績資料不會被匯入系統)
答︰ 產生錯誤的原因可能是學校已在考評局呈交由網上校管系統抽取的資料,其後並在考評局平台變更了考生的出生日期或身份證號碼,但未有在網上校管系統作出相應的變更,以致 HKEAA 考生資料與網上校管系統內的學生資料不一致。

解決方法是︰學校可在網上校管系統內更正學生資料,然後再次匯入中學文憑試成績資料檔案。

 

2.問︰在七月至九月期間,倘若學校考生成績有任何更改,如何更新網上校管系統內的相關資料?
答︰

學校透過網上校管系統重新匯入整份由考評局發出的更新成績檔及多個相關報表,系統內的中學文憑試成績資料便能即時更新。

3.問︰學校可否直接利用中學文憑試成績資料檔轉化為Excel檔案,以抽取學生成績資料,作分析用途?
答︰

考評局的成積資料檔只有科目的編碼,故建議學校先在網上校管系統匯入中學文憑試成績資料檔,以便系統配對科目名稱,然後利用SQL語句,從網上校管系統內抽取學生成績資料。
學校可以參考存放於網上校管系統資料厙內相關的SQL語句
URL︰ http︰//www.websams.edb.gov.hk/sql/html/SQL_Q&A.html

4.問︰如何取得考評局解密考試成績檔案的密碼?
答︰ 學校除派員領取考評局密碼外,校長亦可於成績公布當日上午 6 時 45 分起,使用校長帳戶(即使用者編號尾 4 字為 P001 或 P002)登 入考評局的學校資訊管理系統(SIM),下載同一密碼,以提取成績數據 檔案、學校成績 及 學校成績分析。
抽取學生報名資料
5.問︰開啟後,並沒有任何科目聯繫(沒有紀錄)?
答︰ 學校可在 科目聯繫及應考語言 > 學科科目 或 科目聯繫及應考語言 > 應用學習科目 嘗試按「產生」,如下:

(一)學科科目:

dse-4-1

(二)應用學習科目︰

dse-4-2
6.問︰如何檢查學生個人資料?
答︰

學校可利用「欠缺/錯誤學生個人資料(香港中學文憑報名資料)清單 (R-HKE050)」 檢查所有中六學生個人資料是否正確無誤。

dse-5-1 dse-5-2

注意︰
如未產生香港中學文憑報名資料,本報告會從學生模組內核對學生資料。在產生香港中學文憑報名資料後,本報告會從 考評局程序 > 香港中學文憑 > 編修香港中學文憑報名資料內核對學生資料,但這些資料更改亦不會改動學生模組內的原本學生資料。

7.問︰如何整批上載學生個人資料(例如電郵地址和學生流動電話)?
答︰

在 學生資料 > 資料上載 > 學生資料,利用資料上載功能。例如︰

dse-q6-1 dse-q6-2
8.問︰系統是如何產生學生的「試場地區選擇」?
答︰

系統按照學生的家居區議會分區產生「試場地區選擇」。如學生的家居區議會分區是「不適用」,系統便按照學校的區議會分區產生該學生的「試場地區選擇」。

9.問︰我校打算在網上校管系統提取學生個人資料,然後在香港考評局網上平台才輸入學生報考科目。
答︰

學校可參考以下步驟︰
(a) 到 香港考評局程序 > 香港中學文憑 > 科目聯繫及應考語言 > 學科科目,只需增新一項所有學生都報考的科目並聯繫「不適用」。例如︰ dse-q7-1 (b) 在 香港考評局程序 > 香港中學文憑 > 科目聯繫及應考語言 > 應用學習科目,不需增新任何科目聯繫。例如︰ dse-8-2 (c) 由於沒有相關的科目聯繫紀錄,系統不會提取學生的科目資料。例如︰
dse-8-3 (d) 到 香港考評局程序 > 香港中學文憑 > 確定減免考試費,確定學生減免考試費示標。例如︰
dse-8-4 (e) 在 香港考評局程序 > 香港中學文憑 > 香港中學文憑考試資料互換 > 預備外發資料,預備和預覽資料檔案。例如︰
dse-8-5 dse-8-6

10.問︰系統是如何提取學生的報考科目?
答︰

系統根據科目聯繫及應考語言的紀錄把中六學校科目(包括應用學習科目)轉變為香港中學文憑考試科目。學生的應用學習科目是在應用學習模組提取。另外,用戶應在 學生資料 > 科目設定 設定學生的科目組別、選修科目及/或 跨班別科目組別。例如︰

dse-q9-1
11.問︰出現提示訊息︰書簿津貼及學生車船津貼申請結果檔案尚未匯入。請到在職家庭及學生資助事務處(學生資助處)模組匯入該檔案。該如何處理?
dse-q10-1
答︰

用戶應到在職家庭及學生資助事務處(學生資助處)模組匯入最新檔案。例如︰

dse-q10-2
12.問︰出現異常情況︰The confirmation date of submitted remission indicator is missing 減免示標的確認日期空白
答︰

到 香港考評局程序 > 香港中學文憑 > 確定減免考試費,確定學生減免考試費示標。例如︰

dse-q11-1
13.問︰系統是如何計算學生的減免考試費示標?
答︰

系統根據在在職家庭及學生資助事務處(學生資助處)模組提取的學生車船津貼申請結果及書簿津貼申請結果產生減免考試費示標。
現存減免考試費示標的計算方法 ︰ 數值是書簿津貼申請結果的數值。如書簿津貼申請結果是N/A 或 0%,預設值是學生車船津貼申請結果。
另外,系統根據最新確定的減免考試費示標提取和預備香港中學文憑考試報考資料檔。

14.問︰科目「31N - 設計與應用科技」的分卷是五選二。在科目聯繫應如何處理?
答︰

學校應增加相應科目聯繫紀錄。例如︰

dse-q13-1dse-q13-2
15.問︰如何重新提取學生科目資料?
答︰

在 香港考評局程序 > 香港中學文憑 > 編修香港中學文憑報名資料,利用「產生」功能。用戶需注意系統同時會刪除已儲存的香港中學文憑報名資料。例如︰

dse-q14-1
16.問︰如何整批修改學生的科目資料?
答︰

在 香港考評局程序 > 香港中學文憑 > 整批修訂,利用整批修訂功能。例如︰

dse-q15-1dse-q15-2
17.問︰是不是必須每次提取都是一整班學生的報考資料?
答︰

不是。在 香港考評局程序 > 香港中學文憑 > 編修香港中學文憑報名資料,學校可以選取班內某些學生。系統只會提取已選的學生報考資料。例如︰

dse-q16
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香港考評局程序模組- 全港性系統評估
1.問︰使用全港性系統評估「編修學生資料」功能的先決條件?
答︰

用戶已成功匯入全港性系統評估參數檔案,並必須為全港性系統評估參數檔案所列明的遞交學生資料有效日期內。注意每個參數檔案只適用於個別學校和學校授課制。若一條龍學校的小學分為上午及下午授課制,用戶需要匯入三個參數檔案(即「小學上午校參數檔案」、「小學下午校參數檔案」及「中學參數檔案」)。

2.問︰如何匯入全港性系統評估參數檔案?
答︰

在「聯遞系統」的「接收訊息」中,接收「TSA Parameter file」並進行解密,再使用「全港性系統評估」之下「資料互換」功能,匯入該資料檔案。

3.問︰在「編修學生資料」功能中,在那些情況下學生資料(即班別、分配班別/組別、班號及/或分配班別/組別號碼)會以紅色顯示?
答︰

在以下三種情況下,學生的班別、分配班別/組別、班號及/或分配班別/組別號碼會呈現為紅色︰

  1. 任何經修改的分配班別/組別及分配班別/組別號碼資料會以紅色顯示﹔
  2. 若資料儲存完成後,任何新的班別及/或班號改動會以紅色顯示﹔及
  3. 未經儲存的新增學生,所有的資料則會以紅色顯示。
4.問︰學校可否使用中文字作為全港性系統評估功能內「分配班別/組別」的名稱?
答︰

為配合香港考試及評核局全港性系統評估相關的系統,全港性系統評估功能內的「分配班別/組別」的名稱,必須使用大寫英文字母。倘若學校使用中文字作為班別名稱,學校須以大寫英文字母修改預設的「分配班別/組別」的名稱,才能成功儲存。

5.問︰學校在「預備外發資料」功能預備「學生資料檔案」後,須進一步修定相關的學生資料。系統會否自動更新已預備的「學生資料檔案」?
答︰

系統並不會自動更新已預備的「學生資料檔案」。用戶須返回「編修學生資料」功能中,儲存更新的學生資料。有關的新資料才會顯示於「學生資料檔案」內。

6.問︰當學校透過聯遞系統把「學生資料檔案」傳送給香港考試及評核局後,學校可否檢視或列印有關資料?
答︰

用戶可點選「報告」功能,再選擇所需的列印選項,檢視或列印有關資料。注意報告內的資料是顯示最後已確定及外發的全港性系統評估學生資料檔案內的資料。

7.問︰若發現已傳送給香港考試及評核局的「學生資料檔案」有錯漏,怎樣糾正錯誤資料?
答︰

在全港性系統評估參數檔案所列明的遞交學生資料有效日期內,學校可使用網上校管系統,更新錯誤資料。若分配班別/組別及分配班別/組別號碼資料錯誤,學校可在全港性系統評估功能的「編修學生資料」功能作出更改及儲存更新的資料。其餘相關的學生資料,則須在「學生資料」模組更改,並在全港性系統評估功能的「編修學生資料」功能中,再次儲存更新的資料。所有更新的資料須透過聯遞系統再次傳送至香港考試及評核局。

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香港學科測驗模組
設定
1.問︰為何在香港學科測驗積分編修版面中,「卷別」和「科目」這兩個選項列裡均沒有資料可供選擇?
答︰

請到 香港學科測驗 > 資料互換 版面中,檢查是否已成功匯入最新的「Test Information Table」檔案。

2.問︰為何在香港學科測驗積分編修版面中,按「搜尋」鍵後,仍然看不見明年入學的學生紀錄?
答︰

請檢查以下情況︰

  1. 在「學生資料」模組,檢查是否已經替明年入學的學生進行註冊取錄。
  2. 在 香港學科測驗 > 積分編修 版面中,在「班別」選項列中選取「全部」,搜尋未編班的學生。
3.問︰為何在香港學科測驗積分紀綠表版面中,列印出來的報告並沒有顯示分數?
答︰

該報告只是用作人手填寫分數,所以並不會顯示分數。如需列印學生各科成績,可到 香港學科測驗 > 報告 版面,選用「03.學生成績報告:按班別/按科目-分數類別(R-HKA003)」。

4.問︰如何能夠提取學生香港學科測驗「中一入學前」卷別的中、英、數各科的總分?
答︰ 可使用SQL語句,提取學生的各科成績(香港學科測驗 > 常用SQL)。
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應用學習模組
報名/離校
1.問:遞交學生報名後,如何更新學生在未來學年選修科目數目(不包括應用學習)?
答︰

應用學習報名 > 多元學習津貼(應用學習)申請資料 更新相關學生在未來學年選修科目的數目(不包括應用學習)。然後於 應用學習 > 資料互換 > 預備外發資料 預備和確定「多元學習津貼(應用學習)申請資料」資料檔案,最後經聯遞系統傳送給教育局。

2.問:系統是如何編排模式一學生報名的優先次序?
答︰

基本上,系統按輸入報名的先後次序排列優先次序。另外,根據遞交學生報名(模式一)的限期,系統按以下原則處理和編排優先次序︰

遞交學生報名(模式一)的限期前 遞交學生報名(模式一)的限期後
  • 退修學生報名時,所有有效的模式一報名的優先次序會按先後,自動重新排序,用戶可自行再作修改。
  • 如取消退修學生報名(按〔還原〕按鈕以取消尚未提交的退修動作),所有有效的模式一報名的優先次序會按先後,自動重新排序。至於該取消退修的報名,將會被分配到列序的最後位置。

如取消退修學生報名(按〔還原〕按鈕以取消尚未提交的退修動作),所有有效的模式一報名的優先次序會按先後,自動重新排序。至於該取消退修的報名,將會被分配到列序的最後位置。

3.問:遞交學校報名(模式二)的限期後,是否不能增新學校報名(模式二)?
答︰

遞交學校報名(模式二)的限期後,[增新班別]按鈕的功能會被取消,用戶不可增新學校報名(模式二)。

4.問:如何把本校學生修讀的應用學習課程設定為「班本科目」?
答︰

學校管理 > 班別資料 > 班本科目 選取有學生修讀應用學習課程的班別後,按「從應用學習模組複製」按鈕便可從應用學習模組複製學生修讀的應用學習課程,然後設定為班本科目。

5.問:為什麼於處理學生報名時,當搜尋學生班別及/或班號後,頁面顯示「沒有紀錄」?
答︰

出現此情況是因為學校在策劃新學年時,已為學生加入新學年的計劃班別及班號資料,惟系統尚未過渡以確定新學年學生資料。老師可以有兩個解決方法:第一,先將系統過渡到新學年,以新學年的班別及班號再次搜尋學生,然後完成報名;第二,先刪除學生於新學年已計劃的班別及班號資料,以現學年的班別及班號再次搜尋學生,報名完成後還原學生新學年已計劃的班別及班號資料。

6.問:如何在「學生資料」模組內輸入修讀應用學習課程的學生資料?
答︰

學生資料 > 科目設定 選取科目組別及選修科目,然後再按「從應用學習模組複製」按鈕便可從應用學習模組複製學生修讀應用學習課程的資料。

7.問:遞交學校報名(模式二)後,為甚麼仍不能編修班別資料(模式二)?
答︰

用戶需匯入由教育局發放的「應用學習班別編號(模式二)」資料檔案後,才可編修相關的課程費用減免及上課時間表。
完成和儲存後,於 應用學習 > 資料互換 > 預備外發資料 預備和確定「班別資料(模式二)」資料檔案,經聯遞系統傳送給教育局。

8.問:如何遞交學生離校資料?
答︰

學生資料 > 學生概況 > 個人資料 > 在學資料把該學生設定為「離校」,並於學生資料 > 資料互換 > 預備外發資料,預備和確定表格A或表格As,經聯遞系統傳送給教育局。然後於應用學習 > 學生離校輸入該學生的意願及去向,並列印「學生離校報告表」予轉校學生。再於 應用學習 > 資料互換 > 預備外發資料,預備和確定「學生離校」資料檔案,經聯遞系統傳送給教育局。(注意:如用戶為離校學生於學生資料模組設定為「離校」前,並已成功於應用學習模組為學生退修早前已入讀的應用學習課程,用戶不需要於應用學習模組為該離校學生預備和確定「學生離校」資料檔案。)

9.問:如何為現正修讀應用學習課程的學生列印「學生離校報告表」?
答︰

學生資料 > 學生概況 > 個人資料 > 在學資料 把該學生設定為「離校」,然後到 應用學習 > 學生離校 輸入該學生的意願及去向,選取該學生的核取方塊並按「為離校學生列印報告表」按鈕便可產生「學生離校報告表」。(注意:如用戶為離校學生於學生資料模組設定為「離校」前,並已成功於應用學習模組為學生退修早前已入讀的應用學習課程,用戶不需要於應用學習模組為該離校學生產生離校報告。)

資料遞交/更新
10.問:如何更新負責老師的聯絡資料?
答︰

應用學習 > 應用學習報名 > 聯絡資料 更新有關資料,儲存後於應用學習 > 資料互換 > 預備外發資料 預備和確定「聯絡資料」資料檔案,最後經聯遞系統傳送給教育局。

11.問:如何輸入或更新修讀應用學習課程的學生聯絡電話?
答︰

學生資料 > 學生概況 > 地址 中輸入或更新該學生的聯絡電話,然後於 應用學習 > 資料互換 > 預備外發資料 預備和確定「學生電話號碼更新」資料檔案,最後經聯遞系統傳送給教育局。

12.問:按修改的個人資料類別,於 學生資料 > 資料互換 > 預備外發資料 預備和確定「表格 D - 學生資料更改」、「表格 D - 呈報學生香港身份證號碼」或「表格Ds – 學生資料(補充)」資料檔案,最後經聯遞系統傳送給教育局。
答︰

按修改的個人資料類別,於學生資料 > 資料互換 > 預備外發資料 預備和確定「表格 D - 學生資料更改」、「表格 D - 呈報學生香港身份證號碼」或「表格Ds – 學生資料(補充)」資料檔案,最後經聯遞系統傳送給教育局。

13.問:為甚麼出現提示訊息「系統已經過渡到新學年,請透過聯遞系統向教育局提交更改學生個人資料。」?
答︰

當系統過渡到新學年後,如學生聯絡電話號碼於「學生資料」模組已更改,系統將顯示上述提示訊息。用戶須提交「學生電話號碼更新」資料檔案。於 應用學習 > 資料互換 > 預備外發資料 預備和確定「學生電話號碼更新」資料檔案,經聯遞系統傳送給教育局。

14.問:為甚麼收到由應用學習組發出的甄選結果(模式一)更新的電郵通知後,「應用學習 > 應用學習報名 > 甄選結果(模式一)」或「應用學習 > 應用學習中文 (非華語學生適用)報名 > 甄選結果(模式一)」的甄選結果沒有更新?
答︰

甄選結果的資料檔案是經由聯遞系統接收的,請先在 聯遞系統 > 接收訊息 找到相關訊息並且將其解密,然後在 應用學習 > 資料互換 > 處理已接收資料 匯入相關資料,應用學習 > 應用學習報名 > 甄選結果(模式一) 應用學習 > 應用學習中文 (非華語學生適用)報名 > 甄選結果(模式一) 的甄選結果才會顯示更新的資料。

提示/警告訊息
15.問:當匯入資料檔時,出現「警告:部份的學生註冊資料(STADMINF)不能被匯入。詳情請參考報告。」,怎麼辦?
答︰

這可能是由於資料檔內存有已離校或不正確的學生資料,請參考報告和致電3698 3186與應用學習組聯絡。

16.問:當在應用學習資料互換預備外發資料預備「學生報名(模式一及模式二)」資料檔案時,出現錯誤訊息「尚未輸入所有學生的多元學習津貼(應用學習)申請資料。」,怎麼辦?
答︰

學生報名時需同時遞交學生的多元學習津貼(應用學習)申請資料,所以用戶需在 應用學習 > 應用學習報名 > 多元學習津貼(應用學習)申請資料 輸入學生在未來學年選修科目數目(不包括應用學習),儲存後於 應用學習 > 資料互換 > 預備外發資料 才可預備「學生報名(模式一及模式二)」資料檔案。

17.問:出現錯誤訊息「未能啟用功能。有不合資格的報名。」,怎麼辦?
答︰

應用學習 > 應用學習報名 > 退修,選取狀況欄中顯示「#」號的學生並按「退修」按鈕,儲存後於 應用學習 > 資料互換 > 預備外發資料 預備和確定「學生報名(模式一及模式二)」資料檔案,經聯遞系統傳送給教育局。

18.問:當儲存學生的報名或入讀狀況時,出現錯誤訊息「學生XXX(xxxxxxx) – 不能同時報讀課程xxx 和xxx。」,怎麼辦?
答︰

在同一課程組別(course cluster)內,學生不可修讀多於一個被列為不能同時選修的科目(forbidden subject combination),不論是以模式一或模式二報讀,以往學年修讀的課程亦會計算在內。不能同時選修的科目組合已列於「應用學習參數檔案」內。

19.問:出現警告訊息「學生的上課時間表發生衝突。請按以檢視報告。」,怎麼辦?
答︰

請參考「上課時間表衝突情況報告 (R-APL002)」內的學生名單,並且為那些學生退修其中一個課程或更正模式二課程的上課時間表。

20.問:處理學生退修並於資料互換準備「學生報名 (模式一及模式二)」時,出現警告訊息「不能預備檔案。尚未匯入甄選結果及上課時間表(包括其他學年的甄選結果及上課時間表)」,怎麼辦?
答︰

請檢查 聯遞系統 > 接收訊息 是否已經解密所有由應用學習組發送的「甄選結果」及「上課時間表」(包括其他學年的「甄選結果」及「上課時間表」)及 應用學習 > 資料互換 > 處理已接收資料 是否已經成功匯入「甄選結果」及「上課時間表」(包括其他學年的「甄選結果」及「上課時間表」)。如相關的資料檔案的提示標誌顯示為「已解密」,請選擇已解密的資料檔案再按「匯入」按鈕,如成功匯入資料檔案的話,提示標誌將由「已解密」轉為「資料已匯入模組」,然後請再次預備檔案。如相關的資料檔案的提示標誌顯示為「解密失敗」,請先聯絡負責聯遞系統的校內老師,若仍未能解密,請聯絡聯遞系統求助台。如相關的資料檔案的提示標誌顯示為「資料匯入失敗」,請聯絡應用學習組重發有關的資料檔案。

21.問:於資料互換準備「學生報名(模式一及模式二)」時,出現警告訊息「由於聯絡電話空白,所以不能準備檔案」,怎麼辦?
答︰

請檢查 學生資料 > 學生概況 > 地址 是否已為相關的學生輸入「住宅電話」。

22.問:於資料互換準備「學生離校」時,出現警告訊息「不能預備檔案。尚未列印學生的離校報告表」,怎麼辦?
答︰

請檢查上學年現學年相關的學生是否已於網上校管系統完成所有處理離校的程序。於 學生資料 > 學生概況 > 個人資料 > 在學資料 把該學生設定為「離校」,然後於 學生資料 > 資料互換 > 預備外發資料 預備及確定表格 「A - 學生離校」或「表格 As - 學生離校 (補充)」,經聯遞系統傳送給教育局。其後,請於 應用學習 > 學生離校 輸入該學生的意願及去向,列印「學生離校報告表」予轉校學生,並於 應用學習 > 資料互換 > 預備外發資料 預備和確定「學生離校」資料檔案,再經聯遞系統傳送給教育局。

23.問:當進行學生報名時,出現警告訊息「學生報名數目超出限額」,怎麼辦?
答︰

這可能是由於系統尚未載入界定相關限額的資料檔,請致電3698 3186與應用學習組聯絡。

與應用學習中文(非華語學生適用)(下稱「應用學習中文」)相關問題
24.問:如何更新負責應用學習中文的老師的聯絡資料?
答︰

應用學習 > 應用學習中文 (非華語學生適用)報名 > 聯絡資料 更新有關資料,儲存後於應用學習 > 資料互換 > 預備外發資料 預備和確定應用學習中文 (非華語學生適用)報名的「聯絡資料」資料檔案,最後經聯遞系統傳送給教育局。

25.問:於資料互換準備應用學習中文報名的「學生報名 (模式一及模式二)」時,出現警告訊息「不能預備檔案。只有非華語學生才可報讀應用學習(中文)課程」,怎麼辦?
答︰

請檢查上學年及現學年 學生資料 > 學生概況 > 個人資料 是否已經為報名應用學習中文課程的非華語學生剔取「非華語學生示標」。由於系統於2017學年已作出更新,老師只要於 學生資料 > 學生概況 > 個人資料 的「家庭常用語言」選取非「華語」的選項,如「英語」,系統會自動剔取「非華語學生示標」,再按「儲存」便可。(注意:亦請學校檢查以往學年有關學生的個人資料,是否都已剔取「非華語學生示標」。)

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學生學習概覽
1.問︰若學校使用網上校管系統,可如何在「學生學習槪覽」內顯示校內學科成績的分數/等級?
答︰

學校需在學生成績模組為年終的考績數據進行數據整合,才可於「學生學習概覽」內顯示校內學科成績的總分/等級。

2.問︰如果學生在高中期間重讀,他/她所有的紀錄會否載入「學生學習概覽」內呢?
答︰

很多學校都會處理學生在高中期間所有的學習經歷,若學校使用網上校管系統,「學生學習概覽」內可顯示最多6年的校內學科成績,其他的內容,如「其他學習經歷」及校外的表現或奬項等,並沒有設立這種限制。

3.問︰當學校使用網上校管系統來列印「學生學習概覽」時,系統的運作速度非常緩慢,學校可如何處理這方面的問題?
答︰

當學校列印「學生學習概覽」時,系統需要處理三年的數據,因此處理的時間會比較長。學校可使用系統提供的「報告存檔」功能及善用這段時間處理其他工作,並於稍後時段從報告管理模組列印有關檔案。

4.問︰學校可否就個別學科的需要,記錄多於一個的主要作品名稱?
答︰

學校可就個別學科需要,記錄多於一個的主要作品名稱。若學校使用網上校管系統,可考慮使用同一欄位輸入多於一個的主要作品名稱,惟內容不能多於500個中文字或500個字元。

5.問︰學校可否讓學生自行編修「學生學習概覽」的「校外的表現/獎項」、「學生的自述」及「列印次序」?
答︰

學校如欲讓學生編修「學生學習概覽」的內容,必須先為學生設定戶口,並確保:
1. 已賦予學生用戶組別修改「學生學習概覽」相關內容的權限;
2. 系統保安 > 存取控制 > 位置存取控制 > 學生學習概覽 的存取權限已設定妥當。

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Institute Application
1.Q:Where can I get the Student List from JUPAS website for importing to WebSAMS?
A:

The Student List should be imported into the WebSAMS in order to start the JUPAS application function.
The Student List data file can be downloaded from the JUPAS website after user logons with his/her school portal account. You may download the Student List by clicking “Student Info Management”>“School Reference Report (SRR)(Batch Upload)”>“Personal and General Abilities”>“Download to Excel”. Please note that the Student List can only be available after school has submitted the student information to JUPAS office and the students of the school have finished the registration at JUPAS portal.

na-q1-1.jpg
(Note: The above screen capture is provided by JUPAS Office)

2.Q:After importing the Student List, why are there warning messages telling ‘no matched records’?
A:

After importing the Student List, system would check whether the students in the file can be mapped to the students existed in WebSAMS. Two warning messages would be shown if the followings are found:

ina-q2-1.jpg

1)

It means that some WebSAMS students cannot be found in the Student List. Normally, they are students who do not intended to apply via JUPAS. If some students listed are intended to do so, you may liaise with the JUPAS office and see if you need to rectify the student information and re-send it to the JUPAS office.

2)

It means that the Student List may consist of some applicants who are NOT the students in your school. You may need to contact the JUPAS office and report to them about the irregularities.

If the information listed is correct, you can click ‘Proceed’ button to the next step.

3.Q:Why do I need to confirm the Student Mapping?
A:

It is to confirm the applicant list. If the students are checked and confirmed in the Student Mapping, their SRR records would be included in the data files for submission to JUPAS portal.

4.Q:Where can I get the DSE Subject Code File from JUPAS website for importing to WebSAMS?
A:

The DSE Subject Code File can be downloaded from the JUPAS website after user logons with his/her school portal account. You may download the DSE Subject Code File by clicking “Student Info Management”> “School Reference Report (SRR)(Batch Upload)”>“Subject List”>“HKDSE Subject Code Full List”.

5.Q:A student had applied for JUPAS and maintained his/her SRR records. However, the student departed, or withdrew from the application. How can I ensure that his/her records would not be included in the data files to be uploaded to the JUPAS portal?
A:

You can re-do the student mapping and uncheck that student.

6.Q:Schools may use different methods to set Mathematics and M1/M2 in their WebSAMS. Can the new function of generating Academic Performance handle the differences among schools?
A:

If schools set the M1/M2 as school-defined subjects, they can map the M1/M2 subjects to DSE subject codes.

ina-q6-1.jpg
If schools set the M1/M2 as subject components of Mathematics, they can still map the M1/M2 components to DSE subject codes.

ina-q6-2.jpg
Only Mathematics and Technology & Living can map to the component level.

7.Q:How can schools submit the academic information of the components (Bio/Chem/Phy) of Combined Science?
A:

According to the DSE subject code list and the requirement provided by JUPAS office, only the consolidated score of Combined Science would be collected.

If schools have used school defined subject codes to handle the 3 components of Combined Science in their WebSAMS, you should calculate the consolidated score and respective percentile information of Combined Science on your own. After that, you should input the percentile and overall rating information for Combined Science by adding the subject manually.

ina-q7-1.jpg

8.Q:Who can maintain the Academic Performance and Personal and General Ability data of students?
A:

School Head, System Administrator and INA administrator can maintain the data of all students.

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教職員調配模組
1.問︰本校已正式把校管系統轉換為網上校管系統,為何仍未能使用「教職員調配」編修代課呢?
答︰

由於學校沒有一個可供「教職員調配」使用的有效時間表,所以未能編修代課。

2.問︰怎樣才能編修一個可供「教職員調配」使用的時間表呢?
答︰

有兩個方法可以編修一個有效的時間表,供「教職員調配」使用。第一是使用獨立版的時間表編排程式,該程式的操作大致等同校管系統的「時間表編排」,不過這個程式須要從網上校管系統的「資料管理」抽取資料,才能運作。第二是使用網上校管系統的「時間表編排」,直接編修一個有效的時間表。

3.問︰獨立版與網上版的「時間表編排」有甚麼分別?使用不同系統編修的時間表是否都可以在教職員調配模組中使用?
答︰

首先兩個版本所採用的電腦程式及編輯方法並不相同。獨立版的功能大致與校管系統的「時間表編排」相同,它只提供英文操作版面,至於網上校管系統的「時間表編排」,則是一個全新設計的程式,俱備中英文版本。兩個編修時間表的程式均需要在網上校管系統的「資料管理」中提取資料,製成數據集,才可進行編修。而網上校管系統的數據收集功能,亦可以輸入一個文字檔檔案,製成數據集。學校可按本身的校務情況,靈活善用。至於使用獨立版或網上版編修的時間表均可以在教職員調配模組中使用。

4.問︰本校來年的時間表仍會使用現行的校管系統的「時間表編排」編修,預計今年九月至年底,本校將轉換網上校管系統,到時可否使用「教職員調配」呢?
答︰

在轉換為網上校管系統的過程中,凡單級別及單授課制的學校,其時間表將轉換為可供網上校管系統使用的時間表,學校只須要成功處理時間表資料轉換的有關程序,便能繼續使用網上校管系統的「教職員調配」。

5.問︰在編修教職員代課安排前,有甚麼行政工作要預先準備呢?
答︰

學校應預先在校務會中商討,代課條件、教職員代課遴選次序、節數比重、代課結餘計算、及代課結餘累進,以免日後引起爭拗。並且要所有教職員提供有效的電郵地址,以便發送代課通告。

6.問︰編修代課前,要做甚麼必須的設定呢?
答︰

在編修代課前,學校必須設定代課條件、教職員代課遴選次序、節數比重、代課結餘計算、及代課結餘累進,否則「教職員調配」便不能運作。

7.問︰在代課條件中,課擔上限和課擔有甚麼分別呢?
答︰

課擔上限和課擔的數值相同,等如當天上課和代課堂數的總和。而課擔上限可輸入預設算值,系統會按該數值,把教職員分為超越和不超越上限兩個類別,以選擇合適的代課教職員。

8.問︰網上校管系統之「教職員調配」功能,可否以「任教班別」作為遴選次序/代課條件?
答︰

網上校管系統之「教職員調配」功能的代課條件,有一項是科目教師,等同「任教班別」,可選取作為代課條件,並可設定其代課遴選的優先次序。

9.問︰資料轉換後,網上校管系統保留了過去仍未編修的代課安排,學校有否必要處理這些未編的代課?
答︰

學校在資料轉換後,可自行決定是否處理這些仍未編修的代課安排。系統不會因為存在未編修的代課紀錄,而拒絕用戶編修新的代課安排。

10.問︰一校兩制或三制的學校,可否使用「教職員調配」?
答︰

一校兩制或三制的學校,只要匯入了時間表,該校制便可使用「教職員調配」功能。

11.問︰一校兩制或三制的學校,如何為個別老師編修不能代課的日期及課節?
答︰

學校只需要在 教職員調配 > 設定 > 可代課教職員 > 不能代課教職員,輸入不能代課的日期及課節,系統便會在不同級別及授課制中確認有關設定。

12.問︰請問在網上校管系統如何互調兩位老師的上課時間表?
答︰

如果學校仍未在 時間表編排 > 編製 > 時間表產生 > 產生 指定終結製成集,可以在 時間表編排 > 數據策劃 > 課擔互調 選取該兩名教師,進行課擔互調,然後繼續編修程序。
如果學校已產生了製成集或指定了終結製成集,可以在 時間表編排 > 編製 > 時間表產生 > 互動調校 ,把兩名教師的課節逐一互調。
用戶須要留意, 教職員資料 > 教職員概況 > 受聘 > 互調 的教師選單中,只提供「已離職教師」及「虛置教職員」,功能是以一位教師取代另一位「已離職教師」或「虛置教職員」的全部課節。假如學期開始後,學校才新聘任一位教師,取代「已離職教師」或「虛置教職員」,學校要先在 教職員資料 > 教職員概況 > 受聘 > 互調 完成課擔互調的程序,以更新時間表編排模組內的資料,然後修改終結製成集的有效日期,再到教職員調配模組輸入該終結製成集。執行後,用戶才能在教職員調配模組內,為新聘任的教師新增其缺席紀錄,及編排代課。

13.問︰本校是「一條龍」學校,有中、小學部,其中有些老師同時任教中、小學班別。請問在編排代課時會否有問題?
答︰

在 教職員調配 > 數據收集 功能中,時間表會按學校級別及學校授課制,從時間表編排模組抽到教職員調配模組內,詳情列於瀏覽全部細節內。由於中、小學部會的時間表會被系統認定為兩個不同的時間表,故此學校在編排代課時,必須參照兩個時間表,核對那些由系統自動產生的同時任教中、小學班別老師的課課節。若有需要,學校應該自行修改和確定。在設有不同授課制的學校,處理的方法類同。學校級別、學校授課制及長短課節所引申的代課編排問題非常複雜,現有的系統不能全面兼顧,惟有關的學校可以稍經人手調撥由系統自動產生的代課編排,便能解決問題。
學校級別、學校授課制及長短課節所引申的待課編排問題非常複雜,現有的系統不能全面兼顧,惟有關的學校可以稍經人手調撥由系統自動產生的待課編排,便能解決問題。

14.問︰教職員調配>病假結餘調整中,某些教職員的48天可放取的有薪病假會在病假計算日期記入教職員的病假積存記錄;而另一些教職員則按月獲得 4 天可放取的有薪病假,並記入積存記錄內。請問為何出現這兩種不同情況?
答︰

此乃新增功能以協助學校處理教職員病假積存記錄。在 2012/13學年起,如教職員的病假計算日期在 1/9/2012 或以後,其48天可放取的病假將按不同情況以按年/按月形式記入教職員的積存記錄內。有關資助學校的批假事宜,老師可參閱教育局通告第1/2006 號。

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教職員資料模組
1.問︰我已擁有系統管理員的權限,為何在登入系統後,仍然找不到教職員模組?
答︰

擁有系統管理員權限的用戶是沒有教職員模組權限的,詳情請參閱下題。

2.問︰我是學校的教職員,非常擔心儲存在系統的個人資料很容易被瀏覽、修改或刪除。請問系統的設計,有否考慮這方面的問題?
答︰

只有賦予教職員模組權限的用戶,才能瀏覽、增新、修改或刪除教職員的紀錄。系統管理員並沒有預設教職員模組的權限。
有教職員模組權限的用戶組別如下:
校長
教職員管理_1
教職員管理_2
教職員管理_3
教職員

系統預設校長組別及教職員管理_1組別的用戶才可以使用教職員模組的所有功能。有需要時,校長可授權系統管理員更改個別用戶組別的權限。

而教職員管理_2及教職員管理_ 3兩個組別是沒有預設教職員模組附設功能任何權限的。學校可按個別需要,自行編配這兩個組別的權限。

請留意教職員組別用戶只可瀏覽,但不可以增新、修改或刪除自己的個人資料。這個組別既不可以瀏覽,亦沒有權限增新、修改或刪除其他同事的紀錄。

另外,系統保安模組附設教職員模組審計追蹤功能,擁有校長權限的用戶可到 系統保安 > 報告及紀錄 > 教職員資料審計紀錄 > 檢視 去翻查是否有人在沒有授權的情況下自行進入教職員模組。

3.問︰本校有某教職員擁有多項不同時段在本校的聘用紀錄,唯現時系統只存有最近的受聘期紀錄,請問可否為這位同事補做過往在本校的受聘紀錄?
答︰

可以的。用戶可到顯示教職員受聘紀錄的版面,按「增新過往受聘紀錄」鍵,輸入資料,然後按「儲存」鍵,相關的紀錄會顯示在受聘歷史清單。用戶可按「開始日期」的超連結,去更新/瀏覽更詳細的受聘資料。 如某教職員在 貴校擁有多項過往的受聘紀錄,只需重覆以上步驟逐一增新紀錄便可。

4.問︰已離職的教職員再獲聘用,校方是否需要為此教職員在系統內編配新的教職員代碼?
答︰
  1. 已離職的教職員再獲聘用,校方需要沿用舊的教職員代碼。方法如下:
  2. 在 教職員資料 > 教職員概況 版面搜尋有關教職員
  3. 按教職員代碼超連結進入 教職員資料 > 教職員概況 > 詳請 版面
  4. 按頁頂 「受聘」鍵進入 教職員資料 > 教職員概況 > 受聘 版面,然後按「增新」鍵,輸入新的受聘資料,再按「儲存」鍵便可。
5.問︰現時已是八月中,但是學校仍未成功聘請足夠的合適老師。由於時間非常緊迫,可否在這情況下開始編製時間表?
答︰

用戶可使用虛置教職員功能解決此問題。方法如下:

  1. 在虛置教職員功能增新虛置教職員 (按:為增加靈活性,不妨增新多位虛置教職員以備用)
  2. 在學校管理模組為虛置教職員編配相關班主任/科目教師工作
  3. 按正常程序編製時間表
  4. 聘請新教職員後,為相關教職員增新受聘紀錄,然後採用互調功能,把已編配給虛置教職員的工作轉移給新聘任的教職員
6.問︰本校欲紀錄某些教職員資料,但系統沒有相關的欄位,請問怎麼辦?
答︰

用戶可考慮在教職員模組自行設定欄位。方法如下:

  1. 到用戶自訂欄位功能,輸入自定欄位的中文及英文名稱
  2. 據相關欄位在顯示方格選取「顯示」,然後儲存 (按:欄位一經儲存,只可以在顯示方格選取「顯示」或「不顯示」,或者修改欄位名稱,但是用戶不可以任意刪除已設定的欄位。)
  3. 再到 教職員資料  教職員概況 > 詳情 ,按頁頂的「其他」鍵
  4. 輸入資料,然後儲存
7.問︰教職員的代碼可以更改嗎?
答︰

教職員的代碼,一經儲存,便無法更改,用戶只可刪除剛建立的紀錄,重新增新正確的紀錄。因此建議用戶在大量輸入相關教職員的資料前,仔細檢查輸入的代碼是否正確無誤。

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獨立版時間表編排工具安裝

1.
問︰用作安裝獨立版時間表編排工具 (STT) 的學校電腦有甚麼系統需求及規格?
答︰

電腦裝置:獨立的桌面電腦或手提電腦(如非進行軟件自動更新,有關電腦無需在線)
硬件規格需求:Intel i3 處理器 (x86-based)、1G 可用記憶體 (RAM) 及20G 可用硬碟空間
系統平台:微軟視窗 7、8 或10 (32 位元作業系統 或 64 位元作業系統)

2.問︰學校應如何下載及安裝STT
答︰

已安裝網上校管系統的學校可安排於網上校管系統下載網頁下載此新工具,並使用教育局於2017年6月29日透過聯遞系統信息提供予學校的個別學校註冊碼,啟動此獨立工具。有關詳情請參閱STT安裝指引。網上校管系統的用戶可於一部或多部學校的設備(包括獨立的桌上電腦或手提電腦)安裝此獨立工具,作編排時間表之用。

3.問︰個別用戶於安裝STT時,為甚麼防毒軟件會出現警告訊息?
答︰

STT的安裝軟件已經過承辦商及教育局進行反覆的測試,結果均顯示安裝軟件並不帶任何電腦病毒。由於不同防毒軟件及用戶的設置不同,用戶如有任何疑問,可聯絡本局的網上校管系統學校聯絡主任或STT支援熱線 (電話:3464 0579) 提供進一步的資料,以便跟進。

4.問︰當安裝STT時,如出現SmartScreen篩選工具的提示訊息,用戶是否應繼續安裝軟件?
答︰

用戶可繼續安裝軟件。詳情請參閱STT安裝指引內的附件二(見排解疑難:第14至15頁)。

5.問︰用戶應如何更新STT版本?
答︰

STT設有自動更新和手動更新功能。用戶可於「設定」選擇自動更新,然後重啟STT,讓STT在連接至互聯網時自動搜尋及下載更新檔案。另外,用戶亦可啟用手動更新功能,並定期留意網上校管系統資料庫的相關公布,於網上校管系統下載網頁下載更新檔案。

6.問︰用戶可否從網上校管系統匯入學校的基本資料到STT使用?
答︰

用戶可透過時間表編排(介面)(TSI),從學校管理模組及教職員資料模組抽取有關科目、課室/設施、教職員及班別等基本資料,並將所有資料製成一個數據集,匯出至STT使用。有關TSI的詳情,請參閱相關的快速參考指引及用戶手册。

7.問︰STTTSI的版本是否需要互相配合?

答:

如用戶從TSI匯出資料至STT使用,或將STT內的數據集和製成集匯入至網上校管系統,STT和TSI的版本需要相應配合。用戶可在STT內的「說明」及TSI匯出/匯入頁面內檢查有關相容TSI檔案版本狀況,以作出相對應的更新。詳情請參閱用戶手册第2.3.6節。

管理數據集
8.問︰用戶於STT匯入數據集後,可在STT內編製及完成製成集。用戶及後如有需要修改時間表,可否於 STT內再進行編修?
答︰

用戶可於STT內複製、編修及管理多個數據集及製成集; 若學校教師數目/任教科目已經更改,用戶亦可於STT複製新的數據集後,編修教師資料,並重新編配教師教擔。

9.問︰STT可以使用循環制及星期制的混合模式,分別編製於上午及下午的課堂時間表嗎?
答︰

與時間表編製(網上版) TTL的解決方案一樣,用戶可以分開編製上午及下午兩個時間表去處理上述情況。

10.問︰一般中學只有九節的課堂,如何為一些高年班,每星期額外兩天增添第十節課堂呢?
答︰

用戶需把每日的課節數目設為十節,並在學校資料設定中把低年班的第十節設為不設課節。

結構設定
11.問︰如個別上課日設定的堂數不同,STT能否支援嗎?
答︰

STT容許用戶於每日設定不同課堂的數目。

12.問︰如何可以在早會前增設班主任課?
答︰

用戶需另行設置早會:把STT內置的早會設定為0分鐘,然後新增休息時段,命名為早會,並設於第一節(班主任課)之後;此外,用戶亦需利用「管理不設課節」或「預設時間表」將班主任課安排在第一節上課。

13.問︰如個別上課日設定的上午課節和下午課節的每節時間不同,STT能否支援嗎?
答︰

STT容許用戶為每堂課節設定不同的課節時間,例如上午課節為每節時間40分鐘,下午課節為每節時間30分鐘。

學校資料設定
14.問︰STT可否設定教師教擔?教師如有特定時段未能授課,學校應該怎樣作出設定?
答︰

無論學校是以星期制或循環制編排教師授課,STT均可為教師設定教擔,也可以透過「管理不設課節」去處理他們未能授課的課節。

15.問︰用戶若於STT內刪除了分卷科目/科目之後,可否將製成集匯入到網上校管系統?
答︰

可以。用戶只需要在網上校管系統的學校管理模組內,刪除該科目/科目分卷便可。

16.問︰STT是否可處理「管理不設課節」安排?
答︰

STT可於不同設定上使用「管理不設課堂」安排,包括學校資料設定內的教師、房間、班別、科目及班別科目、課堂細節、自動及互動時間表編製。

17.問︰學校應否在學校資料設定階段,建立「虛置教職員」?這安排對時間表的編製工作有沒有幫助?
答︰

在數據策劃階段預先建立1-2個「虛置教職員」能為時間表的編製工作提供更大的彈性。由於學校的人手資源可能隨時有所變改;而教師亦可能因不同原因而辭去教席,校方需在開課前另聘教師。預先建立「虛置教職員」能協助學校更有彈性處理上述的問題。

18.問︰在編製時間表期間,如發覺需要增加可供使用的「虛置教職員」,用戶可如何處理?
答︰

用戶可在網上校管系統的教職員資料模組內增新所需的虛置教職員,然後返回STT內複製數據集,並選取「由 WebSAMS TSI 匯入教師資料」,完成後新增的虛置教職員資料將顯示於「學校資料設定」內。然後如常繼續時間表編排工作。

19.問︰在學校資料設定中,如果用戶在班別科目的「每上課日多於一課堂」內選擇標示「平均分佈」的選項,STT將會如何處理有關課堂?
答︰

「平均分佈」的選項目的是令該班別科目的課堂能平均地分佈在所有上課日。在編排時間表時,只有在其他上課日全都有此班別科目的課堂時,STT才會把兩個課堂編在同一日。換而言之,「平均分佈」選項可確保不會出現有上課日有兩課堂、但有上課日沒有課堂的情況。

例子如下: (5日x 4節,數學科 5單堂、1雙連堂)
當選擇「允許兩單堂」,有可能出現以下情況:

星期一

星期二

星期三

星期四

星期五

1

數學

2

數學

數學

數學

3

數學

4

數學

數學

當選擇「允許兩單堂(平均分佈)」,可避免上述情況:

星期一

星期二

星期三

星期四

星期五

1

數學

2

數學

數學

數學

數學

3

數學

4

數學

20.問︰用戶在設定學校資料時,STT如何能提供更多彈性?
答︰

STT在編修學校資料設定時容許用戶在原有的資料中新增教師、房間、班別和科目等資料,並容許用戶在完成編修學校資料後,更改課堂的教師或房間。

21.問︰如何使用WebSAMS時間表編排工具處理新增聘教師?
答︰

參考文件「如何使用WebSAMS時間表編排工具處理新增聘教師」

課堂設定及細節
22.問︰學校以十天循環制形式授課,若需於 Day 10 Day 1分別編排兩堂地理課,應否視為連續上課日?
答︰

Day 10的課堂,到第二天上課已是Day 1的課堂,所以是連續上課日。

23.問︰STT可否彈性地處理半職教師的時間表?
答︰

用戶可以設定「共同備課」課堂去處理半職教師的情況,及以課堂細節內的「限制組」以設定教師課節安排。

24.問︰當完成製成集後,若教師的資料或特別課堂的安排有所更改,用戶可否再編修課堂設定?
答︰

STT 可以讓用戶複製製成集並編修其教師資料。在修改有關資料後,教師需再次完成資料核實。完成資料核實後,教師可再編修需要更改的課堂。

25.問︰STT 如何為用戶提供更多的資訊,協助設定課堂及其他細節?
答︰

STT 在課堂設定時,可檢視課堂摘要。在編製時間表的過程中,STT提供訊息視窗,以協助用戶選擇用何種方法,編製時間表。

編製時間表
26.問︰當編製時間表時,用戶可否為製成集加入備註?
答︰

用戶可於製成集內加入備註或修改已有的備註。此外,由TSI匯入數據集或複製數據集時用戶均可輸入備註。

27.問︰學校以星期制編製時間表時,若每班有五堂中文課堂,為何系統常常編製中文課堂於第一、二節?
答︰

系統只是隨機編配課堂於時間表內,編寫程式時並沒有固定任何課堂的位置。此外,STT內有九種自動編製方法,其中有些方法採用的機制為「以最多課堂排列優先」,能處理上述問題。自動編製方法的詳情,請參閱用戶手册第3.8節。

28.問︰STT 可以和TTL 一樣,局部產生時間表嗎?
答︰

STT 可以以完整或局部編製的模式去產生時間表。

29.問︰TTL於互動調校時不能變更在數據策劃過程中所設定的限制,用戶需要刪除製成集,然後回到學校資料設定更改限制,再重新編製時間表, STT 又如何呢?
答︰

如需更改所設定的限制,STT 亦需要回到學校資料設定變更,但跟TTL不一樣,STT更改數據時會保留現有製成集。有關更改數據集時保存製成集的流程的詳情,請參閱用戶手册第1.6節。

30.問︰當使用拖放功能Drag and Drop作交換課堂時,STT會否顯示某些課堂是不容許互相交換的?
答︰

用戶使用拖放功能時會出現相關提示。綠色代表交換課堂時不需放寬限制,黃色則代表需要放寬軟性限制。沒有出現提示的課堂代表存在硬性限制,不容許互相交換。

31.問︰TTL 設有固定課堂的功能,STT有類似功能嗎?
答︰

STT亦有類似的鎖定課堂功能。

32.問︰當進行互動調較時,用戶可否隨時變更課堂的教師或房間?
答︰

可以。如需要變更課堂教師,用戶可在「課堂管理」中選擇「課堂變更教師」,然後選取在該課節有空檔的教師作為新教師。如需要變更房間,用戶可「課堂管理」中選擇「課堂變更房間」,然後選取在該課節有空檔的房間作為新房間。同時,用戶亦可變更課堂的房間為未指定房間。

33.問︰用戶可否於互動調較中隨時分拆雙連堂為兩節單堂?
答︰

可以。用戶可在「課堂管理」中選擇「分拆雙連堂」來手動分拆雙連堂為兩節單堂。另外,用戶如需在「自動時間表編製」中放寬有關限制,亦可在「自動時間表編製」中修改「限制設定」,並選擇「分拆雙連堂成兩節單堂」作為放寬限制。STT會於時間表編製時分拆雙連堂成兩節單堂。

34.問︰怎樣可以提高製成集的完成百分比?

答:

用戶可選擇於「互動調較」內放寬一些限制、解除某些已預先編配的課堂或以局部編製的方法去編製較難的課堂,從而提高時間表的完成百分比。例如:半職教職員只有上午的課堂安排,而所有下午課堂已設定為「不設課節」。用戶可先以預先編配課堂或局部編製的方法去處理該教職員的課堂,然後將其他餘下未編排的課堂以「繼續時間表編製」的方法來產生時間表。若製成集還未能達致100%完成的效果,用戶可選擇放寬一些限制(包括分拆雙連堂成兩節單堂、容許某一班別科目的兩節單堂於同一天上課等),並再繼續完成編製時間表。

35.問︰STT 有哪些功能,能令產生時間表的工作流程更快捷?

答︰

STT 在編製時間表前,允許用戶整批修改學校資料和課堂設定;在編製時間表的過程中,用戶可以使用拖放 (Drag & Drop) 的功能來作互動調校。STT可於用戶進行互動調校時自動建議答案。編製時間表的過程中亦可回到學校資料設定、課堂設定及細節更改資料,而毋須刪除製成集。此外,STT亦設有快速複製及快速還原的功能,讓用戶更安心及快捷地嘗試不同的編排。

報告
36.問︰STT可否產生不同製成集的報告?

答︰

STT製成集可產生不同種類的報告,讓用戶檢視時間表編排的細節。此外,未達到100% 完成的製成集都可以產生上述的報告。

37.問︰用戶可於編製時間表中途印製相關報告嗎?

答︰

可以。用户於匯入數據集後,可隨時印製數據集報告;在編製時間表中途或完成編製時間表後,均可印製相關製成集報告,或返回學校資料設定畫面印製數據集報告。

其他
38.問︰用戶可否於STT自行設定版面?

答︰

用戶可按個人需要設定STT版面,並且於編修後儲存備用。

39.問︰STTTTL的數據集及製成集可否互換處理?

答︰

STT與TTL是截然不同的時間表編製工具,各自的數據集及製成集不能混合使用。

40.問︰假如在編製下學年時間表期間,校方因不同的原因,獲得額外的人手資源可於下學年增聘新教師,在系統操作層面可如何處理上述情況?

答︰

學校如編製時間表時,仍未能確定最終人手編配及新聘教師的實際情況,校方是可以透過不同的方法去處理上述的情況。其中一個有別於TTL及較有彈性的處理方法如下:

用戶可先根據現有教師編制下製作時間表,在確定最終人手編配情況及收集有關新聘教職員資料後,用戶才於「網上校管系統」的「教職員資料模組」內,加入新增教職員資料,然後從TSI 匯出最新的數據集。在完成以上步驟後,用戶可在STT內選擇複製數據集,並選取「由 WebSAMS TSI 匯入教師資料」,令新增的教職員資料顯示於STT的「學校資料設定」內。用戶便可以於「課堂設定」內作出有關修改。

當完成教職員資料的更新和課堂設定的修改後,用戶可進行「資料核實」及「自動及互動時間表編製」。在「自動及互動時間表編製」版面選取製成集後,系統便會檢查課堂的可行性及自動更新課堂。當出現未能自動更新的課堂(如有),用戶便可繼續編排餘下未完成編配的課堂。

41.問︰假如在編製下學年時間表期間,校方已確定最終人手編配情況,但未有新聘教師的資料時,用戶應如何處理?

答︰

用戶可參考類似TTL的編製方法,首先進入「網上校管系統」內的「教職員資料 > 虛置教職員」增新所需的虛置教職員,並從TSI 匯出最新的數據集。在完成以上步驟後,用戶可返回STT內複製數據集,再選取「由 WebSAMS TSI 匯入教師資料」。完成後新增的虛置教職員資料將顯示於「學校資料設定」內,用戶可設定有關教師教擔,並於「課堂設定」安排教師的課節,然後如常繼續時間表編排工作。

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時間表編排(介面)模組
1.問︰TTL可於資料管理模組內使用SQLSTT有否類似功能?
答︰

用戶可先透過TSI將STT的製成集匯入網上校管系統。當匯入製成集後,用戶可參考相關SQL資料庫,或「資料管理」模組內的資料表格結構,使用SQL句子抽取所需報告。

2.問︰TSI匯出的檔案是甚麼格式?
答︰

TSI匯出的是壓縮檔案,壓縮檔內是已加密的資料,用戶須匯入檔案到STT後才可檢視相關內容。

3.問︰STTTSI的版本是否需要互相配合?
答︰

如用戶從TSI匯出資料至STT使用,或將STT內的數據集和製成集匯入至網上校管系統,STT和TSI的版本需要相應配合。用戶可在STT內的「說明」及TSI匯出/匯入頁面內檢查有關相容TSI檔案版本狀況,以作出相對應的更新。

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時間表編排(網上版)模組
時間表編排 Timetabling —數據收集 Data Capture
1.問︰本校是一校三制的學校,即有上午、下午及全日上課的班別。如在系統內匯入數據,只能分別有上午、下午及全日的數據集。由於有些教師要兼教超過一制的課堂,請問有甚麼方法編製一個可供三制使用的時間表?
答︰

較簡單的方法是從檔案匯入數據。用戶需根據檔案(.txt)的規格指引鍵入供時間表編排的數據,這些數據包括:

  • 學年
  • 循環制/星期制示標
  • 循環周或星期的上課日數目
  • 教師資料
  • 課室資料
  • 班別資料
  • 科目資料
  • 班別科目(科目或科目分卷)
  • 班別科目的課堂節數
  • 班別科目預設教師

檔案數據與學校管理、教職員資料及代碼管理提供的數據等效。惟編排好的時間表資料不能給教職員調配使用。

2.問︰檔案(.txt)的內容為何,如何編輯?
答︰

檔案的內容及編輯如下:

[Basic Information Begin]
# Year; Cycle; DayN
2001 ; N ; 6
[Basic Information End]

# -------------------------------------------------------------------

[Teacher Begin]
#Teacher Code; Name; Chinese Name; Short Name
T01 ; CYC ; CYC ; CYC
T02 ; NPS ; NPS ; NPS
[Teacher End]

# -------------------------------------------------------------------

[Room Begin]
# Room Code equals to Short Name
# Room Code; Name; Capacity(In turn of number of classes);Zone
11 ; 1A ; 1 ; 01
12 ; 1B ; 1 ; 01
[Room End]

# -------------------------------------------------------------------

[Class Begin]
# Simple format for used in non merging of Level and / or Session in Scheduling
# Alias Class Code; Name; Class Level; Is Floating(Y/N);Home Room(Room Code);Class Master 1(Teacher Code);Class Master 2;Class Master 3
# Where Alias Class Code = Class Code
# For floating class, please use - as the Home Room
1A ; 1A ; 1 ; N ; 11 ; CYC
1B ; 1B ; 1 ; N ; 12 ; NPS
[Class End]

# -------------------------------------------------------------------

[Subject Begin]
# For Subject without Component
# Subject Code;Name;Chinese Name;Short Name;Short Name Chinese
CHI ; CHINESE LANGUAGE ; 中文 ; CHI ; 中文
ENG ; ENGLISH LANGUAGE ; 英文 ; ENG ; 英文
[Subject End]

# -------------------------------------------------------------------

[Class Subject Begin]
# Subject code;Alias Class Code;Number of sessions Per Cycle/Week;Teacher Short Name1;Teacher Short Name2;...;Teacher Short NameN
# For Alias Class Code without Level: Session
CHI ; 1A ; 7 ; CYC
ENG ; 1B ; 8 ; NPS
[Class Subject End]

# -------------------------------------------------------------------

[Exclusive Subject Group Begin]
# Group Name; Alias Class Code; Subject Code; Subject Code 2;...;Subject Code 3
# For Alias Class Code without Session: Level
[Exclusive Subject Group End]

3.問︰檔案需以甚麼格式儲存?
答︰

檔案需以UTF-8格式儲存。

4.問︰有甚麼方法可使編製這個文字檔案更為順利?
答︰

可先用EXCEL 鍵入數據,然後用複製和貼上的方法做文字檔案,效果會更好。

5.問︰兩位具有TTL_Admin權限的用戶可否同時修改同一數據集?
答︰

不可以。只有最初載入該數據集的用戶擁有修改權,其他用戶只有「檢視」權。

6.問︰用戶如何知道學校已為開始時間表編排的數據收集作好準備?
答︰

當學校管理及教職員資料模組的資料已齊備,學校便可開始時間表編排的數據收集。要留意的是當數據收集完成後,系統內的班別資料、教師及房間不能隨意增刪。

7.問︰甚麼時候可匯入數據?
答︰

可隨時把網上校管系統(學校管理及教職員資料)的數據匯入系統中。如果新學年過渡策劃已開始,用戶可同時匯入現學年或新學年的數據。

8.問︰學校可否在學年過渡前,開始下一學年的時間表編排?
答︰

假如現有學年的教職員資料及班別資料與下學年相同,用戶可使用現有學年的相關資料,開始下一學年的時間表編排,只需開新學年,匯入數據便可。

9.問︰時間表編排可否不理會科目分卷?
答︰

可以。用戶可在學校管理模組的班別資料設定把科目分卷的節數設為零。

10.問︰數據收集匯入數據集後,用戶發覺仍然可在數據集內找到已離職的教職員。請問如何修正這個有問題的數據集?
答︰

用戶可匯入另一數據集。但他應該確定學校管理模組內已沒有編配課堂給該「離職教職員」。

11.問︰要匯入數據,至少要有甚麼數據?
答︰

一個成功匯入的數據集至少具有一個班別、一名教師及一個房間。

12.問︰由於在匯入數據後,用戶不能增刪班別、教師及房間,在教師及房間的處理上,有甚麼要注意的地方?
答︰

為使能靈活使用數據集,例如:有一位教師複修而其課堂由兩位新教師代替時,基於一換一的限制下,便需要由一位新教師換上一位虛置教職員;而另一位換上第二位虛置教職員.所以,在匯入數據之前,最好分別於教職員資料及學校管理中建立多一些虛置教職員及虛置房間。

13.問︰數據由預設檔案匯入後,為甚麼發現重複的班別科目?
答︰

這是由於用戶誤解匯入檔案的格式要求所引致。假如班別課堂由兩位或以上教師授課,用戶可能設定了以下兩行資料︰1A-英文-教師A-3課節及1A-英文-教師B-5課節。在這情況下,就會發現重複的班別資料。正確設定是1A-英文-教師A&B-8課節。

14.問︰如何使用舊有的數據集,作數據策劃及編製?
答︰

如果新學年未開始,用戶可先匯入現時的學年資料,然後將此數據集與最新的教職員資料一起複製至下一學年。這樣,數據集即可用於下一學年的數據策劃及編製。

15.問︰何時運用複製數據集為宜?
答︰

在數據策劃或課堂預設後,用戶可再設另一個較寬或緊的數據集。

16.問︰為甚麼要設釋放數據集的功能?
答︰

「釋放數據集」容許你卸載其他用戶在使用中的數據集,其目的在於防止用戶因忘記卸載而不必要地佔用數據集。由於此乃行政安排,故各用戶應事先達成共識。

17.問︰有效日期的作用何在?
答︰

「有效日期」允許用戶設定有效時段,組成配合不同教學及教職員調配時段的時間表。任何兩個有終結製成集的數據集的有效時段不能重疊。除格式無效外,有效日期的範圍並無限制。

18.問︰在刪除數據集前,有甚麼要注意?
答︰

因為此操作是不可還原的,建議用戶確定數據集已無作用,才將它刪除。

19.問︰本校行六天循環制,如不希望在連續上課日編排有五課節的社會科,該如何設定?
答︰

如不要在連續上課日編排這些課節,需把社會科設定為兩雙連堂及一單堂,在學校數據設定 > 科目,選取非連續上課日示標。

20.問︰在數據策劃中,如重設科目的預設房間,會有甚麼影響?
答︰

縱使科目的預設房間有所變動,相關的特別課堂房間亦不會更改。而科目的特別課堂須編配有明確的房間(‘未指定’亦是房間之一)。但是,個別班別科目的預設房間,便會被覆蓋。

21.問︰班別組的作用何在?可否修改?
答︰

在形成特別課堂的過程中,班別組的作用等同一班,供某一課堂的上課班別。當此特別課堂組成後,班別組便不能刪除。至於班別組有多少學生,用甚麼房間,便需由用戶自行決定。

22.問︰房間組的作用何在?可否修改?
答︰

系統內置的房間組名為「全房間組(Global)」,包括由學校管理匯入的所有房間。用戶可修改組內的房間成員。但不能刪除此房間組。如課堂無特定的指定房間,用戶可考慮編配某一房間組給這課堂。系統房間組的名稱不可重複,且至少由兩個房間組成。由於房間編配的次序不同,不同名稱的房間組也可由完全相同的房間組成。如果房間組已用作科目或課堂組成的預設房間,則不能刪除。

23.問︰數據收集後,在時間表編排的課堂設定中發覺有部份課堂欠缺教師,應如何處理?
答︰

有兩個處理辦法。其一是數據收集前先在學校管理的班別資料選擇教師;其二是在時間表編排的課堂設定補回教師。建議採用第一個方法,因為可以令整個網上校管系統的數據保持一致性。

24.問︰何謂一般課堂?
答︰

一般課堂只涉及一班學生、一位或多位教員及一個房間(可能屬於一個房間組)可獨立編排的課堂,例如在一個房間由多位教師共教的某個班別科目課堂。

25.問︰如何使兩位教師任教的課堂時段不重疊?
答︰

先用一位虛置教師和這兩位教師作共教課堂,待完成時間表編排後,在互動調校的更換教師功能,把虛置教師更換便可。

26.問︰在某一上課日,系統最多可容納多少某班別科目的節數?
答︰

由於要使課節能平均分布,在某一上課日,系統最多可容納某班別科目的一雙連堂及一單堂。

27.問︰用戶增新課堂到特別上課日後,如何取消那些課堂?
答︰

到 課堂設定 > 按 瀏覽全部細節 > 選擇班級及科目 > 選取 需要刪除的科目課堂左側方格,再按頁下方的「整批修改」> 更改特別上課日的課堂節數為零,儲存及確定。

28.問︰利用搜尋功能,可否檢視房間組的課堂?
答︰

利用搜尋功能,並不能搜尋有兩個或以上房間的房間組課堂,但房間組的課堂可在搜尋某個房間時找到。

29.問︰房間‘未指定’表示甚麼意思?
答︰

房間‘未指定’表示不編配學校的房間給課堂。例如:如學生往校外上游泳課,該課堂便可考慮把房間設為‘未指定’。

30.問︰本校希望在中午午膳後小息,而午膳時需要編教師當值,如何設定?
答︰

可用增新科目的功能,步驟如下:(時間表編排 > 數據策劃 > 學校數據設定 > 科目)

  • 按增新。
  • 輸入科目英文名稱、科目英文名稱縮寫、科目中文名稱及科目中文名稱縮寫,如午膳。
  • 按下拉選單選擇預設房間。
  • 分別選取供單一課堂使用房間、非連續上課日及跨課時休息時段的方格。
  • 按下拉選單選擇每上課日多於一課節。
  • 按下拉選單選擇分拆雙連堂。
  • 選取班別的方格,為科目選擇班別,按「儲存」完成「增新科目」過程。

系統為每個新增班別科目只建立一節一般課堂。用戶如想增加課節,必須在課堂設定 > 一般課堂 > 課堂資料 > 整批修改,更改節數。

如已更改了一般課堂的總節數,系統會出現「課堂數目被更改,是否確定?」訊息。你必須確定是否需要更改課節數目。

在一般課堂數目增加時,應該避免課堂數目大於班別可容納的課堂數目。

由於此項操作可能違反科目來自學校管理這一原則,建議不要執行,因這將引致學校管理與時間表編排之間的數據不連貫,令兩者之間的科目及班別科目出現差異。

31.問︰假如兩位教師編配到全部8個課節的同一班別科目,這表示甚麼?
答︰

這表示他們實行共同教學,兩位教師同時在班房教授同一班別。

32.問︰一個班別科目的兩個雙連堂可不可能編配在同一上課日?
答︰

不可能。解決方法是用不同名稱增加一新科目,再相應更改該班別科目的課節數目。例如,7B班化學原有4課節,修改後化學有2課節及化學一(不同名稱的相同科目)有2課節。

33.問︰原先音樂科有兩課節在主班房上課,如何令其中一節編在音樂室?
答︰

往課堂設定 > 一般課堂,選音樂科,按搜尋,選課堂,按整批修改選部分節數,選一節,選音樂室,按儲存。

34.問︰重組一般課堂有甚麼作用?
答︰

主要目的在於簡化「修改一般課堂」或「整批修改一般課堂」的過程。在重組一組不完整(無設定教師及房間)的一般課堂於另一組的一般課堂時,此功能甚為有用。例如,把一甲中文科並無設定教師及房間的一個雙連堂課節,重組於一甲中文科已設定教師乙及主房間的一個單堂課節,結果成為一甲中文科已設定教師乙及主房間的三個單堂課節。

35.問︰甚麼是特別課堂?
答︰

特別課堂可視為涉及多個班別(或一個班別組)的課堂,編排在同一時段、至少由兩課堂組成的一組課堂,例如:拆分班別(教授相同科目或拆分科目)、合併班別、拆分及合併班別及交替的課堂。

36.問︰特別課堂有何類別?
答︰

特別課堂可分為以下類別:

  • 拆分(班別或科目)班別:一班拆分為兩組或多組,每組的學生學習相同的科目,由不同教師在不同房間中教授。一班分拆為兩組或多組,每組的學生學習不同科目,由不同教師在不同房間中教授。
  • 合併(班別):來自兩班或多班的學生學習相同科目,由一位或多位教師在足夠大的房間內教授。
  • 拆分及合併:兩班或多班分拆成兩組或多組。來自兩班或多班的學生編配到一組中,學習相同科目,由一位或多位教師在不同房間中教授。來自兩班或多班分拆成兩組或多組。兩班或多班的學生編配到一組中,學習不同科目,由一位或多位教師在不同房間中教授。
  • 交替:相同班別的兩個或多個不同科目課堂編排在相同課節時段,但課堂則交替教授。相同班別的某一科目課堂編排在相同課節時段,但課堂則交替在不同房間教授。
  • 同時:兩班或多班於相同時段同時上課。
37.問︰如何設定四班的英文默書堂能在兩個小息之間進行,其中兩班由一位教師任教?
答︰

先把由不同教師任教的三班英文默書堂設定為特別課堂,然後用課堂預設的方法或部分時間表產生製成集的方法去處理。

38.問︰甲組:化學一個三連堂;乙組:純數一雙連堂接任何一科一單堂,兩組同時上課,如何設定這特別課堂?
答︰

先把化學一個雙連堂和純數一個雙連堂設定為特別課堂,然後用課堂預設的方法或部分時間表產生製成集的方法去處理。

39.問︰本校的NET需要在一循環週內與科任教師共上5A5B5C 5D一節英文課而這些班別的英文課九節課是同時上課的?
答︰

需要設以下五組的特別課堂:

班別

科目

教師

房間

課節

5A

英文

NET,5A科任

主房間

1

5B

英文

5B科任

主房間

1

5C

英文

5C科任

主房間

1

5D

英文

5D科任

主房間

1

班別

科目

教師

房間

課節

5A

英文

5A科任

主房間

1

5B

英文

NET,5B科任

主房間

1

5C

英文

5C科任

主房間

1

5D

英文

5D科任

主房間

1

班別

科目

教師

房間

課節

5A

英文

5A科任

主房間

1

5B

英文

5B科任

主房間

1

5C

英文

NET,5C科任

主房間

1

5D

英文

5D科任

主房間

1

班別

科目

教師

房間

課節

5A

英文

5A科任

主房間

1

5B

英文

5B科任

主房間

1

5C

英文

5C科任

主房間

1

5D

英文

NET,5D科任

主房間

1

班別

科目

教師

房間

課節

5A

英文

5A科任

主房間

5

5B

英文

5B科任

主房間

5

5C

英文

5C科任

主房間

5

5D

英文

5D科任

主房間

5

40.問︰如何計算任教兩星期才上一節課的交替課堂的課擔?
答︰

由於教師如何上交替課堂屬學校的行政決定,系統只能把交替課堂『錯誤』地作每週有上課計算。

41.問︰用戶如何替兩個班別組成特別課堂︰包括5C5D;物理、生物及化學3組?
答︰

到 數據策劃 > 課堂設定 > 選擇中五級別 > 按 5C物理 > 按 組成特別 課堂 > 選擇5C及5D > 按 下一步 > 輸入班別組名稱,例如5C5D,按 下一步 > 選擇 物理 > 房間︰選物理實驗室,選1雙連堂及儲存。生物、化學兩科的設定可重複以上步驟。最後按 「整批增加」去組成特別課堂。

42.問︰同一課堂可否編配兩間房間?
答︰

可以。只要組成特別課堂,例如將1A-綜合科學-教師A-主課室-1課節及1A-綜合科學-教師A-綜合科學實驗室-1課節按交替課堂以組成特別課堂。

43.問︰如何編排兩個選修科目在同一時間上課?
答︰

只要在課堂設定組成特別課堂便可。

44.問︰在組成特別課堂時,出現錯誤訊息E-22232 用以扣除的課堂不存在。但是,班別科目確實有課節的。何解?
答︰

用戶極可能把班別科目一般課堂的單課節,修改成雙課節或三課節,令用以組成特別課堂的單課節變為零。所以,便出現了上述的錯誤訊息。用戶只需把雙課節或三課節修改回單課節,再組成特別課堂便可。

45.問︰不同課節長度的課堂能否確切編排在適當的時段?例如35分鐘長度而不是40分鐘長度的音樂堂會編配在下午35分鐘長度的課節?
答︰

或許可以用不設課節安排 > 課堂 來處理。但之後應確保班別的所有課堂編配妥當。

46.問︰如何設定才能令12位高級教師每逢星期三午膳後第一堂為空堂?
答︰

到 不設課節安排 > 教師 > 選取該12位教師 > 按 下一步 > 選取星期三午膳後第一堂課節 > 按 「不設課堂課節」。

47.問︰怎樣設定不固定時段的教師不設課節安排?
答︰

這是較為複雜的設定,需要在學校管理開設虛擬班別、科目及節數。然後在課堂設定組成教師在虛擬班別上課的特別課堂。當時間表編排這特別課堂在某時段,即代表教師的不固定時段的‘空堂’。

48.問︰有甚麼不設課節安排在時間表編排後便不能放寬?
答︰

班別、科目及班別科目的不設課節安排不能放寬。

49.問︰課擔互調有何用途?
答︰

課擔互調容許用戶選擇教師以循環方式進行班主任、課堂教師及教師級別不設課堂課節安排的職務互調。教師必須以循環形式輸入,即 TA 對 TB、TB 對 TC、TC 對 TA。

50.問︰假如在編製下學年時間表期間,校方因不同的原因,獲得額外的人手資源可於下學年增聘新教師,在系統操作層面可如何處理上述情況?
答︰

用戶在確定最終人手編配情況後,可進入「時間表編排 > 數據策劃 > 課堂設定」按「列出課堂細節」,選取要分配給新教師的課堂,將授課教師以虛置教職員取代,然後如常繼續時間表編排工作。
學校於完成招聘新增教師後,可進入「教職員資料 > 教職員概況」 增新新聘教職員,在增新教職員受聘紀錄時,在「被替換教職員」一欄中,選取要替換的虛置教職員。完成後,所有該虛置教職員的時間表編排將由新教師取代。

51.問︰在編製時間表期間, 如發覺需要增加可供使用的虛置教職員,用戶可如何處理?
答︰

進入「教職員資料 > 虛置教職員」 增新所需的虛置教職員,然後返回 「時間表編排 > 數據收集」 將編制中的數據集複製,複製時剔選「系統內最更新的教師資料」,完成後就可以在複製的新數據集中,找到新增的虛置教職員。然後如常繼續時間表編排工作。

時間表編排 Timetabling —編製 Scheduling
1.問︰在課堂預設時,是否任何限制已獲放寬?
答︰

對於每個預設課堂來說,有以下的課節時段限制:

  • 班級不設課堂課節時段安排
  • 科目不設課堂課節時段安排
  • 班別科目不設課堂課節時段安排
  • 班別/教師相撞 — 班別/教師在該時段已獲編配另一課堂
  • 最高容納班數 — 房間於該時段已滿
  • 班別科目的每日多課堂「在編排限制放寬後,亦不允許」 — 如果該上課日已編配一課堂,該日則不可編配其他時段給另外課堂。
  • 同一班別科目超過兩個單課堂/一個雙節連堂 — 如果該日編配了兩個單課節課堂,則不可編配課堂在該日的其他時段。
  • 課堂長度 — 如果課堂為雙連課堂,則不可編配上課日的最後一節時段。
  • 特別上課日/一般上課日課堂 — 特別上課日課堂不能編配至一般上課日,反之亦然。
2.問︰有甚麼例子是在數據策劃作更改後,課堂預設會被移除的?
答︰

如數據策劃有任何更改,課堂預設會被移除。例子包括:

  • 將已預設的課堂不設課堂課節
  • 減少每天上課日的課堂課節的數目
  • 取消特別課堂
  • 單一課堂課節轉至雙連堂
3.問︰如何設定班主任上班的第一節課?
答︰

用課堂預設的方法或部分時間表產生製成集的方法去處理。

4.問︰「課堂編排優次評估」有五種編堂方法,本校是一所中學,有很多特別課堂,請問用何種編堂方法較理想?
答︰

可考慮方法三至五(Methods C –E),因為這些方法會把特別課堂的編排優次放得較前。

5.問︰本校是一所小學,希望把多課節的科目課堂平均分佈,如要設定編排選項課堂的編排優次評估,用哪一種編堂方法較理想?
答︰

可考慮方法二或五(Method B or E),因為這些方法會把科目課堂平均分佈的編排優次放得較前。

6.問︰假如時間表編排只能編製出完成程度70%的時間表,是否有問題?
答︰

完成程度取決於時間上限、放寬限制的多少及選用的評估方法。當時限設定為60分鐘及已放寬不同的限制,但完成程度仍然大約70%,問題可能是課堂設定所引致,需要作深入調查。

7.問︰進行部分時間表產生時,可否同時用互動調校編排課堂?
答︰

原則上可行,但由於仍有相當數目的未編排課堂,系統在互動調校的運作會慢。

8.問︰本校是一中學,必需用部分時間表產生來編排課堂,那麼全部產生製成集的作用似可有可無。請賜教。
答︰

誠然,有些學校只需用全部產生製成集的方法,便可完成時間表的編排。但是,這方法亦可作偵查那些難以編排的課堂之用,而把這些課堂用部分時間表產生作優先編排。

9.問︰是否把所有限制放寬便能編製得到一個100%的製成集?
答︰

並不盡然,這反而會影響系統放寬限制的邏輯。

10.問︰如果要放寬限制先產生一個較粗糙的時間表,那些限制可以考慮?
答︰

可考慮移除教師每日課擔限制及容許某一班別科目的一單堂與一雙連堂於同一天上課。

11.問︰在時間表編排時,並沒有在編排選項中設定放寬任何限制,為何某些限制仍給系統自動放寬呢?
答︰

縱使用戶沒有在編排選項中設定限制放寬,在某些情況下某些限制仍會自動放寬的。例如:兩個相同科目的單節課堂可編排在同一上課日,因為這科目的單節課堂的數目多於上課日的數目。除非在數據策劃時加緊設定限制,例如:在放寬限制後,亦不允許在同一上課日有兩個單課節的課堂。

12.問︰無論用任何評估方法,放寬不同限制,時間表產生均不能成功編排全部課堂(完成程度100%),有甚麼解決方法?
答︰

用戶可以利用新增的「部份產生時間表」功能,逐步編製時間表,例如先編排某些班別/科目/房間/教師的課堂,其後再編排其他課堂,直至全部課堂編排完成為止。

13.問︰在「部份課堂選取」版面,假若要增新1A班的所有課堂,除了在「班別」選項選擇1A班外,其他選項(例如科目、教師等)是否需要選取?
答︰

為了方便用戶,凡未有選取的選項均當作已全部選取,用戶無須考慮。

14.問︰如何在選項同一時間選擇非連貫的項目(例如需要選取1B2A4D5E四個班別)?
答︰

可以按住「ctrl」鍵,再用滑鼠選擇項目。

15.問︰如果發覺增新作部份產生時間表的某些課堂並不合用,如何取消那些課堂?
答︰

選取課堂左側的方格,再按「移除」鍵便可。

16.問︰時間表產生結束後,經常會有某些課堂(例如美術)未能成功編排,應如何處理?
答︰

可以利用「部份產生時間表」功能,優先處理較難編排的課堂,再逐步產生其他課堂的時間表。

17.問︰怎樣避免已編排的課堂在下一次時間表產生時被抽出或重新編配到另一時段?
答︰

可以使用互動調校的「固定課堂」功能,先將該課堂固定,再繼續編製時間表。

18.問︰製成集是否必須100%完成才可複製?有沒有甚麼限制條件?
答︰

任何狀況的製成集皆可以複製副本,並沒有限制條件。

19.問︰複製出來的製成集有何作用?
答︰

複製出來的製成集可以作為後備製成集之用。例如當繼續時間表產生或互動調校,產生不滿意的結果時,用戶可以用回先前複製的製成集再次編製時間表。所以,我們建議每次製成集有所變動前(例如繼續時間表產生或互動調校),用戶先行複製製成集以備不時之需。

20.問︰當高年級學生畢業後,學校希望利用該批空置課室重新編排課堂,應該如何處理?
答︰

新設的「整批更改為未指定房間」功能可以同一時間把整批已編排課堂更改為未指定房間,從而釋出房間資源給其他班別使用。

21.問︰學校在數據策劃時,把浮動班的課堂的房間設定為‘未指定’。現時間表已編好,怎樣編回‘未指定’的房間?
答︰

可在互動調校的調校已編排課堂下,選取適當班別時間表的已編排課堂,按‘- - -’ 的超連結,以更換任何課堂(特別及一般課堂)的房間。

22.問︰某些課堂原先編由虛擬教師任教,現時間表已編好,怎樣編回真正任教的教師?
答︰

可在互動調校的調校已編排課堂下,選取適當虛置教師時間表的已編排課堂,按‘虛置教師’的超連結,以更換任何課堂(特別及一般課堂)的真正任教教師。

23.問︰在時間表產生未能編排的課堂,為甚麼在互動調校時,又允許編排?
答︰

在時間表產生時,系統會根據用戶的指示編排課堂。如果用戶選擇不放寬任何編堂限制,有些課堂便不會編在某些時段,成為未編排課堂。但是,當用戶作互動調校時,系統會自動放寬下列限制,騰出時段,讓用戶決定編排課堂與否。當用戶結束互動調校,便可在‘列出已獲放寬的編排限制’檢視已獲放寬的編排限制。在以下情況,限制已被視作放寬:

  • 跨小息/課時休息時段的多課節課堂-至少編排了 1 個跨課時休息時段的雙連堂/三連堂/四連堂課堂。
  • 容許某一班別科目的兩節單堂於同一天上課-在一個上課日至少編排了同一班別科目的兩個單課節課堂。
  • 容許某一班別科目的一單堂與一雙連堂於同一天上課-在一個上課日至少編排了同一班別科目的 1 個單課節課堂及 1 個雙連課節課堂。
  • 取消非連續上課日限制-帶有「非連續上課日」限制標識「P」的班別科目至少兩個課堂被編入連續上課日。
  • 分拆雙連堂成兩節單堂-至少 1 個雙連課節課堂被拆分為兩個單節課堂並已編排。
  • 放寬非同一上課日科目組的限制-同一個上課日內至少存在有兩個課堂,均來自相同非同一上課日科目組內的一個班別科目。
  • 取消課堂級別不設課堂課節安排-在課堂級別不設課堂課節安排的時段中至少編排了 1 個課堂。即最初受限制的時段中編排有課堂。
  • 教師每日課擔超限-至少 1 位教師所授的課堂數目超過他每日最高課擔。
  • 取消房間不設課堂課節安排-在房間不設課堂課節安排的時段至少編排了 1 個課堂。即在最初受限制的時段就課堂而使用了房間。
  • 取消課堂預設-至少 1 個於時間表產生期間的預設課堂或於互動調校期間的固定課堂被重新編入了其他時段。
  • 取消教師不設課堂課節安排-在教師不設課堂課節安排的時段至少編排了 1 個課堂。即教師在最初受限制的時段授課。
24.問︰課堂調換有甚麼用途?
答︰

這功能主要的目的是讓用戶把一個課堂與另一課堂互換。如果科目有科目分卷而分卷是同一教師任教的話,用戶可利用課堂調換功能把分卷調往合適的上課日。

25.問︰互動調校內特別課堂的雙連堂可否分拆?
答︰

不可以。只有一般課堂的雙連堂才可分拆。

26.問︰何謂互動調校的「課堂取代法」?
答︰

其實,這並不是專有的方法,只是在編排時間表時,慣常用的‘以課堂換課堂’的方法。步驟如下:

  • 先進入互動調校
  • 在調校已編排課堂下,分析與未編排課堂相關的班別時間表、房間時間表及教師時間表
  • 取消編排有關時間表的已編排課堂,以騰出適當時段給未編排課堂
  • 編排原先未編排課堂及固定課堂
  • 繼續時間表產生
27.問︰怎樣可以令「課堂取代法」在使用上較為方便?
答︰

可多利用不同時間表視窗,作互動調校的課堂取代法。步驟如下:

用滑鼠點選檔案,選擇新增視窗。然後在新增視窗,選時間表編排 > 編製 > 時間表產生,點選相關製成集,再進入互動調校

惟不同視窗的資料並不是同步更新的。換句話說,同一時間,只能更新某一個視窗的資料。

28.問︰調校固定課堂的作用何在?
答︰

原則上,互動調校期間所固定的課堂相當於課堂預設所選取的預設課堂。主要的分別在於後者有預定的課堂時段,前者則在課堂編排後而想固定課堂在某時段。

所有在課堂預設已選取的課堂均屬固定課堂。除非在時間表產生期間放寬

「課堂預設」的限制,這些預設課堂和互動調校所固定的課堂在「繼續時間表產生」時均不會給其他課堂取代。

用戶可以透過以下任何方法整批固定/取消固定課堂:班別、教師、房間、科目、班別科目、雙連堂、三連堂及特別課堂。

29.問︰調校被拒課堂的作用何在?
答︰

原則上,互動調校期間所被拒的課堂時段相當於不設課節安排選取的課堂時段。主要的分別在於後者有預定的課堂時段,前者則在課堂編排後而想拒絕課堂在某時段。

如果某教師的課堂太密集,例如:在某上課日連續上六課堂,可考慮拒絕其中一課堂已編排的時段。步驟如下:

  • 先進入互動調校
  • 在調校已編排課堂下,選取教師時間表
  • 點選教師時間表的已編排課堂
  • 按拒絕課堂
  • 點選想拒絕的課堂時段並儲存
  • 繼續時間表產生
30.問︰製成集在匯入教職員調配模組前應如何處理?
答︰

到 編製 > 時間表產生 > 點擊「X」設定製成集為終結。

31.問︰怎樣能更有把握使中文、英文及數學每一上課日都有課堂?
答︰

使中文、英文及數學每一上課日都有課堂,可參考以下的建議:

  • 到數據策劃 > 學校數據設定 > 科目,在‘每上課日多於一課堂’設‘通常不允許’
  • 可使課堂數目(單節或雙節課….作一課堂計選)多於每(星期或循環)週的日數
  • 毋需設科目分卷如中文:默書、作文
  • 利用部分時間表產生方法,先編排中文、英文及數學課堂
  • 待100% 時間表產生後,檢視‘列出已獲放寬的編排限制’查核中文、英文及數學課堂是否每一上課日都有課堂
  • 如發現某些班別中文、英文及數學課堂未能每一上課日都有課堂,可利用‘互動調校’->調校已編排課堂->班別時間表,把課堂取消編排,再利用部分時間表產生方法,先編排這一班的中文、英文及數學課堂,然後把先前在某一上課日沒有的中文、英文或數學課堂固定,才作餘下的時間表產生

由於每間學校的課堂設定都不相同,用戶先要了解本校的課堂易難,作時間表產生,效果才會顯著。

32.問︰假如校方獲得額外的資源,可於下學年增聘新教師。但下學年的時間表已完成編製,有何方法可在最少改動情況下再編製新的時間表?
答︰

用戶在確定最終人手編配情況後,可進入「時間表編排 > 編製 > 時間表產生 > 互動調校 > 調教已編排課堂」,將要轉撥給新教師的課堂「取消編排」,然後將這些課堂的授課教師以虛置教職員取代,之後「繼續時間表產生」直至完成新的時間表。
學校於完成招聘新增教師後,可進入「教職員資料 > 教職員概況」 增新新聘教職員,在增新教職員受聘紀錄時,在「被替換教職員」一欄中,選取要替換的虛置教職員。完成後,所有該虛置教職員的時間表編排將由新教師取代。

時間表編排 Timetabling —報告 Report
1.問︰時間表編排完成後,如何能夠從系統資料庫中提取相關課堂數據?
答︰

可透過「資料管理」模組執行SQL語句,以提取課堂數據。有關語句及用戶指引,可到cdr.websams.edb.gov.hk - 主頁 > 模組附加功能 > 時間表編排 - 時間表課堂數據提取 下載。

2.問︰有那一些時間表可用直式列印?
答︰

班別及班主任、教師、房間 、科目、總班別及總教師時間表都可用直式列印。

3.問︰本校是一間小學,在列印班別時間表時,可否只列印科目資料?
答︰

可以。學校可選擇科目、教師及房間的任何組合,以列印班別時間表。

4.問︰如果在某一上課日有特別的上課時段,列印時間表時會如何處理?
答︰

列印時間表時,特別的上課時段會印在該上課日的課堂內。

5.問︰有那一些時間表可列印有特別上課時段的效果?
答︰

班別及班主任、教師、房間 、科目、總班別及總教師時間表都可列印有特別上課時段的效果。

6.問︰本校有冬季及夏季的上課時間,在列印季節的時間表時,用戶會有何選擇?
答︰

用戶可分別選擇列印冬季、夏季或冬季及夏季的上課時間表。

7.問︰列印季節時間表可適用於那款時間表?
答︰

可適用於班別及教師時間表。

8.問︰本校有些課堂如閱讀課為時甚短,並不是一般的講授課,在列印時間表時可否不顯示課節號碼?
答︰

可以,用戶可選擇列印與否。

9.問︰列印不顯示課節號碼時間表可適用於那款時間表?
答︰

可適用於班別及教師時間表。

10.問︰在產生時間表後,如要更換班主任,該怎麼處理?
答︰

由於已產生時間表,用戶便不能更改數據策劃的設定。如要簡單處理,可把時間表報告抽離在系統以外,再作修改。

11.問︰有沒有可供列印時間表的範本?
答︰

可到cdr.websams.edb.gov.hk - 主頁 > 模組附加功能 > 時間表編排 – 下載TTL時間表編排修訂範本(直印格式)

12.問︰有沒有可供列印時間表的附加程式?
答︰

可到cdr.websams.edb.gov.hk - 主頁 > 模組附加功能 > 時間表編排 –下載時間表附加程式(Beta 版)

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財務管理及策劃模組
1. 問 :用戶須進設定,以使財務管理及策劃模組
答 :

用戶須在「財務管理及策劃模組」>「一般設定」進行以下的設定:
1. 選擇會計期 (九月至八月 / 四月至三月)
2. 設定首次使用年份;
3. 選擇須使用的組件,並設定為生效;
4. 增新會計年度及開啟會計月份;
5. 為會計年度增新工作計劃;
6. 增新總帳、分類帳、收入/支出帳目代碼;
7. 將不適用的總帳、分類帳、收入/支出帳目代碼設定為不生效;
8. 增新傳票類別代碼,並設定是否由系統自動產生傳票編號。

2.問:如何將財務管理及策劃模組的組件設定為生效?
答 :

用戶可到「財務管理及策劃模組」>「一般設定」>「學校帳目資料」,選取所需使用的組件,並輸入生效日期,將組件設定為生效。一般而言,生效日期應設定為生效會計年度的第一天。此外,用戶須為各學校級別/授課制分別設定「預算」、「簿記」、「職員成本」、「每日收費記錄冊」及「非經常津貼登記冊」組件的生效狀況。

3.問:如何增新會計年度?
答 :

用戶可在「財務管理及策劃模組」>「一般設定」>「會計年度編修」增新會計年度。

4.問 :如何開啟會計月份?
答 :

用戶可在「財務管理及策劃模組」>「一般設定」>「會計年度編修」選取會計年度後,將相關會計月份的狀況設定為“已開”。在進行該會計年度最後年結前,可重開會計月份。

5.問 :在一個會計年度中,可以同時開啟多少個會計月份?
答 :

在一個會計年度中,用戶可以同時開啟最多三個會計月份。如用戶已開啟三個會計月份,用戶須為其中一個已開的會計月份進行月結,並將其狀況設為關閉,才可以開啟另一個會計月份。系統不限重開月份的次數,只要在進行該會計年度最後年結前,用戶都可以重開會計月份。

6.問:預設帳目代碼有甚麼用途?
答 :

系統已載入教育局預設的總帳、分類帳及收入/支出帳目代碼表。預設的代碼用於設定部分報告(如涉及周年帳目的報告)涵蓋的範疇。在「簿記」、「預算」、「職員成本」組件生效前,用戶可先設定總帳、分類帳及收入/支出帳目代碼表。當這些組件一經使用,用戶不可刪除總帳、分類帳及收入/支出帳目代碼。

7.問:教育局如何向學校發放新預設的帳目代碼?
答 :

教育局會經聯遞系統向學校發放新預設的總帳、分類帳、帳目代碼。

8.問:在收到有關教育局更新預設帳目代碼的聯遞系統訊息後,用戶須要自行載入嗎?
答 :

用戶毋須自行載入。網上校管系統會自動載入新增及已修改的預設帳目代碼。用戶可到網上校管系統資料庫下載最新的教育局預設的帳目代碼表,作參考之用。

9.問:如在預設帳目代碼表中找不到合適的帳目代碼記錄新的津貼/資助,可以怎樣辦?
答 :

用戶可根據津貼/資助的性質,自行在學校編定的代碼範圍內增新帳目代碼。用戶亦可聯絡教育局財務管理及策劃模組支援人員查詢新津貼/資助的帳目代碼。

10.問:甚麼是總帳/分類帳/收入支出帳帳目代碼範圍?
答 :

資產、負債及收入/支出項目會有各自編定的帳目代碼範圍。用戶須在編定的代碼範圍內增新帳目代碼,以便識別項目類別。用戶可到「財務管理及策劃模組」>「一般設定」> 「帳目代碼表編修」>「教育局編定代碼」查閱有關總帳/分類帳/收入支出帳的帳目代碼範圍。

11.問:如何增新或修改總帳/分類帳/收入支出帳目代碼
答 :

用戶可在「財務管理及策劃模組」>「一般設定」>「帳目代碼表編修」>「總帳」/「分類帳」/「帳目」中增新或修改總帳/分類帳/收入支出帳帳目代碼。

12.問:為甚麼用戶可以在「一般設定」>「帳目代碼表編修」中增新總帳代碼,但不能刪除?
答 :

在「簿記」、「預算」、「職員成本」組件生效及輸入交易紀錄後,用戶不能刪除任何總帳,但用戶可將不適用的總帳代碼設定為‘不使用’。

13. 問:如何將總帳/分類帳/收入支出帳目帳代碼設定為不使用?
答 :

用戶可在「財務管理及策劃模組」>「一般設定」> 「帳目代碼表編修」>「總帳」/「分類帳」/「帳目」中將相關代碼的生效狀況設定為‘不使用’。

14. 問:用戶可以修改總帳、分類帳、收入支出帳帳代碼的英文及中文名稱嗎?
答 :

用戶只可修改學校編定的總帳、分類帳、收入支出帳帳目代碼的英文及中文名稱。

15. 問:如用戶修改教育局預設帳目代碼的名稱,會有甚麼影響?
答 :

其後更新的教育局預設帳目代碼會取代用戶修改的名稱。

16. 問:“教學人員薪金中被教育局扣除的公積金/強積金供款”的帳目代碼A1017001003用於記錄參與公積金及強積金計劃的教學人員的供款。用戶可否將該帳目代碼用作記錄公積金供款,並另設帳目代碼記錄強積金供款?
答 :

由於帳目代碼A1017001003的總帳(即1017)在教育局預設的範圍1000-1699內,學校用戶不能在此總帳下增設分類帳代碼。如有需要,學校用戶可在A1017001分類帳下,增設學校編定代碼範圍內的收入支出帳帳目代碼。
由於部份周年帳目報告已預設使用帳目代碼A1017001003,用戶應以該帳目記錄有關的公積金及強積金供款,使這些報告能反映出相關支出。

17. 問:用戶已成功在「一般設定」>「帳目代碼表編修」增新帳目代碼,為甚麼在製作傳票時搜尋不到該帳目代碼?
答 :

原因是該帳目代碼的生效日期設定於傳票日期後。用戶應在「財務管理及策劃模組」>「一般設定」>「帳目代碼表編修」將帳目代碼的生效日期設於該傳票月份的首日或之前。

18. 問:如何增新修改工作計劃?
答 :

用戶可在「財務管理及策劃模組」>「一般設定」> 「帳目代碼表編修」>「工作計劃」中增新或修改工作計劃。

19. 問:工作計劃代碼的格式是甚麼?
答 :

工作計劃代碼由四個英文字母或數字組成。

20.問:WFMP 這個系統預設的工作計劃有甚麼用途?
答 :

當用戶增新會計年度後,系統會在「財務管理及策劃模組」>「一般設定」>「帳目代碼表編修」>「工作計劃」自動產生‘WFMP’ - 行政工作計劃。用戶可使用預設的“WFMP”記錄相關的行政開支。

21.問:用戶使用【複製到】功能把現有的工作計劃從一個會計年度複到另一個會計年度後,可以修改工作計劃的中、英文名稱嗎?
答 :

可以。用戶可在「財務管理及策劃模組」>「一般設定」>「帳目代碼表編修」>「工作計劃」內搜尋相關的工作計劃,修改中、英文名稱後按【儲存】。

22.問:如何設定銀行資料?
答 :

用戶可在「財務管理及策劃模組」>「一般設定」>「帳目代碼表編修」>「銀行資料」完成以下設定:

  • 如預設的銀行代碼不適用,用戶可在「銀行資料」下自行增新銀行代碼;
  • 如預設的支票格式不適用,用戶可在「支票格式」下增新及上載自定的支票格式;及
  • 用戶可在「銀行總帳資料」下,增新及修改銀行總帳資料。
23.問:用戶需要為一個學校銀行戶口增新一個經費來源代碼嗎?
答 :

不需要。用戶應使用預設的經費來源 ‘A’ 或 ‘G’ 的帳目代碼,用戶亦可考慮增新銀行總帳代碼以記錄該學校銀行戶口的會計資料。

24.問:如何增新傳票類別代號?
答 :

用戶可在「財務管理及策劃模組」>「一般設定」>「傳票類別編修」增新傳票類別代號。

25.問:如何設定學校經費相關的支付傳票類別?
答 :

用戶可在「財務管理及策劃模組」>「一般設定」>「傳票類別編修」增新簿記支付傳票類別代號及設定傳票類別名稱。

26.問:如何為支付及收款傳票設定預設銀行總帳?
答 :

用戶可在「財務管理及策劃模組」>「一般設定」>「傳票類別編修」中為支付及收款傳票設定預設銀行總帳。

27.問:如何修改傳票類別代號的預設銀行總帳?
答 :

用戶可在任何時間在「財務管理及策劃模組」>「一般設定」>「傳票類別編修」中修改傳票類別代號的預設銀行總帳。

28.問:財務管理及策劃模組有沒有關於帳目代碼表的報告?
答 :

有。用戶可在「財務管理及策劃模組」>「一般設定」>「報告」預覽及列印以下報告:
•      帳目代碼表 - 總帳 (R-FCS002)
•      帳目代碼表 - 分類帳 (R-FCS003)
•      帳目代碼表 - 收入/支出帳 (R-FCS004)

預算
29.問:如何分別製作中學/小學、上午/下午/全日制的預算?
答 :

用戶可選取相應的“學校級別/授課制”,以分別製作中學/小學、上午/下午/全日制的預算。

30.問:用戶是必須輸入「教育局津貼」?
答 :

「教育局津貼」不是必須輸入的項目。輸入「教育局津貼」的目的是為其後製作收入預算時提供參考指標。用戶可參照教育局發出的撥款通知書上的相關金額輸入「教育局津貼」。

31.問:在製作預算時,為甚麼未能成功輸入及儲存已開設的帳目代碼?
答 :

用戶可到「財務管理及策劃模組」>「一般設定」>「帳目代碼表編修」檢查該總帳/分類帳/收入支出帳帳目代碼的設定,確保該總帳/分類帳/收入支出帳帳目代碼的生效日期必須早於或等於預算日期,而且狀況必須設定為“使用”。

32.問:若預算收入超出所輸入的「教育局津貼」,用戶可以繼續製作預算收入嗎?
答 :

可以。「教育局津貼」的目的是為用戶提供參考指標,提醒用戶在製作預算收入時避免超出教育局所提供的津貼款額。

33.問:系統有沒有功能讓個別用戶存取他們負責的工作計劃的預算支出報告?
答 :

‘預算及支出之差異報表(R-FBG004A)’可按工作計劃列出預算及支出,用戶可在報告選項中選取他們負責的工作計劃預覽及列印報告。不過,系統並沒有控制個別用戶存取個別工作計劃及相關報告。

34.問:如何使用支出草案的「依工作計劃複製」功能?
答 :

使用支出草案的「依工作計劃複製」步驟如下:
1. 在「財務管理及策劃模組」>「一般設定」>「帳目代碼表編修」>「工作計劃」,為相關會計年度及學校級別/授課制增新工作計劃;
2. 在「財務管理及策劃模組」>「預算」>「支出草案」>「依工作計劃複製」,選取須複製的預算年度及類型 - 支出草案、修改預算支出或已承擔金額(包含未過帳及已過帳的傳票),然後按【搜尋】;
3. 選擇須複製的工作計劃及輸入複製到的工作計劃代碼、學校級別/授課制及會計年度,然後按【確定】進行複製;
4. 複製完成後,相關工作計劃的帳目代碼及預算金額應與複製來源的工作計劃一致,如有需要,用戶可作出修改。

35.問:支出草案中的「依工作計劃複製」及「依帳目複製」有甚麼分別?
答 :

「依工作計劃複製」及「依帳目複製」的分別如下:

  • 用戶可使用「依帳目複製」將一個工作計劃的預算內容,複製到多個工作計劃。同時,用戶亦可選擇個別的帳目及金額複製到其他工作計劃;及
  • 用戶在使用「依工作計劃複製」時,只可將一個工作計劃的預算內容複製到另一個工作計劃,當中全部的帳目及金額都會被複製,用戶不能選擇個別的帳目及金額進行複製。
36.問:用戶可在預算收入及預算支出的項目輸入零金額嗎?
答 :

可以。用戶須留意這些項目不會在相關預算報告中顯示。

37.問:如何在「審查預算」/ 「修改預算」中增新工作計劃?
答 :

用戶可按【增新】,選擇有關工作計劃代碼,再按【儲存】。

38.問:如何核定預算?
答 :

用戶可根據以下步驟核定預算:
1. 在「財務管理及策劃模組」>「預算」>「收入草案」/「支出草案」中按【呈交審查】,將草案狀況設為‘審查’ ;
2. 在「財務管理及策劃模組」>「預算」>「審查預算」下按【凍結待批】,將收入及支出預算的狀況由‘審查’轉為‘凍結’;
3. 在「財務管理及策劃模組」>「預算」>「核定/還原」的「核定」下,按【核定】將該會計年度的預算進行‘核定’。
4. 完成核定後,如須修改,用戶可在「財務管理及策劃模組」>「預算」>「核定/還原」的「還原」下,按【還原】將預算還原到核定前的狀況,或有需要時在「財務管理及策劃模組」>「預算」>「修改預算」下作出修改。

39.問:在「財務管理及策劃模組」>「預算」>「核定/還原」>「核定」中,為甚麼找不到會計年度?
答 :

用戶應檢查該會計年度的預算收入及預算支出是否經已被凍結。當該會計年度的預算收入及預算支出的狀態均為‘凍結’,用戶可在「財務管理及策劃模組」>「預算」>「核定/還原」>「核定」中選取該會計年度以作核定。
請留意,當該會計年度的預算已被核定,用戶不能在「財務管理及策劃模組」>「預算」>「核定/還原」>「核定」中找到該會計年度會。因此,用戶可以先到「財務管理及策劃模組」>「預算」>「查詢」檢查預算的狀況。

40.問:用戶可以在一個會計年度中只製作支出預算,或只製作收入預算嗎?
答 :

可以。請留意,用戶如要核定預算,須符合以下條件:

  • 所有工作計劃的支出預算狀況為‘凍結’;
  • 支出預算和收入預算的狀況是‘凍結’; 及
  • 該會計年度的收入或支出預算不是零。
41.問:在核定預算後,為甚麼在「收入草案」、「支出草案」和「審查預算」中找不到該會計年度及其預算詳情?
答 :

在核定預算後,用戶只可透過「財務管理及策劃模組」>「預算」>「修改預算」搜尋該會計年度及其預算詳情。

42.問:如何還原經核定的預算?
答 :

用戶可在「財務管理及策劃模組」>「預算」>「核定/還原」>「還原」下,符合以下兩個條件將預算還原到核定前的狀況:

  • 用戶未曾在「財務管理及策劃模組」>「預算」>「修改預算」中為該會計年度作出修改;及
  • 用戶未曾輸入該會計年度的簿記和職員成本交易。
43.問:在儲存傳票時,如何可避免系統因核對預算產生“不夠經費”的警告訊息?
答 :

用戶可以在「修改預算」下修改相關的預算項目。

44.問:如何在「修改預算」中刪除工作計劃?
答:

用戶不能在「修改預算」中刪除收入及支出預算的工作計劃,但用戶可將有關工作計劃的預算金額改為零。

45.問:「預算」組件中的已承擔金額是甚麼?
答 :

‘已承擔金額’包含未過帳及已過帳的簿記及職員成本傳票的金額。請留意由於用戶仍可以刪除未過帳的傳票,因此‘已承擔金額’並不等於實際支出,實際支出應只包括已過帳的傳票。

簿記
46.問:在儲存傳票時按【儲存草案傳票】及【儲存傳票】有甚麼分別?
答 :

兩者主要的分別是:
【儲存草案傳票】

  • 用戶仍可將借方金額及貸方金額不相同的分錄傳票儲存為‘草案’;及
  • 用戶仍可修改草案傳票的付款方法。

【儲存傳票】

  • 儲存分錄傳票時,借方金額及貸方金額必須相同;
  • 儲存傳票後,傳票的狀況會設為‘準備過帳’。若該支付傳票的付款方法為列印支票,狀況會設為‘尚未列印支票’;
  • 傳票金額會反映在預算報告中的‘已承擔金額’;及
  • 在支付傳票中輸入的支票號碼會被記錄,並反映在‘已使用支票匯總表’ (R-FBK044)。
47.問:用戶可在「簿記」和「職員成本」製作薪酬傳票,兩者有甚麼分別?
答 :

「職員成本」的薪酬傳票是基於職員的檔案資料製作,因此個別職員檔案可反映相關的薪酬金額,以便製作個別職員的稅務資料及公積金登記冊。
用戶在「簿記」製作的薪酬傳票,可輸入職員薪酬的總和,但相關金額並不能反映在個別職員的檔案中。

48.問:在「簿記」和「固定資產登記冊」/「銷售及存貨」組件中製作固定資產傳/購買傳票/銷售傳票,有甚麼分別?
答 :

在「簿記」組件中製作固定資產傳票/購買傳票/銷售傳票,用戶須在傳票類別中選擇有關固定資產登記冊/銷售及存貨的傳票類別。當這類傳票過帳後,傳票的相關資料會傳送到「固定資產登記冊」/「銷售及存貨」組件,以便用戶進一步編修固定資產、入貨及出貨資料。
如在「固定資料登記冊」及「銷售及存貨」組件中製作固定資產傳票/購買傳票/銷售傳票,傳票資料則不會傳送到「簿記」組件記錄。

49.問:在「簿記」組件製作支付傳票或列印支票時,可否重複使用支票號碼?
答 :

不可以。在儲存支付傳票或列印支票時,支票號碼會被記錄,不可重複輸入。

50.問:用戶在支付傳票中輸入支票號碼並儲存傳票,其後刪除傳票,該支票號碼可否再次用於其他傳票?
如用戶選擇列印支票為付款方法,並於「財務管理及策劃模組」>「簿記」>「支票列印」列印支票,為甚麼該支付傳票還沒有顯示支票號碼?
答 :

所有在支付傳票中輸入的支票號碼一經儲存後,會被系統記錄,同一支票號碼不可重複使用。因此,用戶可以把支票號碼留空並在列印的支付傳票上填上支票號碼,或在重用的支票號碼作記認。
用戶必須在「財務管理及策劃模組」>「簿記」>「支票列印」中確定成功列印支票後,支付傳票才會顯示該支票號碼的紀錄。

51.問:用戶製作分錄傳票將結餘結轉至下一個會計年度,但系統不允許在帳目代碼中輸入收入/支出帳代碼首5位的總帳代碼,如A1XXX, A2XXX,為甚麼?
答 :

完整的收入/支出帳代碼 (起首為A1XXX, A2XXX 及 A3XXX)由11個位組成。在輸入結餘時,用戶應以-501為尾的收入帳帳目代碼記錄結轉的盈餘或以-001為尾的支出帳帳目代碼記錄結轉的虧蝕。

52.問:如何在簿記傳票中記錄學校不同銀行戶口之間的轉帳?
答 :

用戶可使用分錄傳票記錄不同銀行戶口之間的轉帳。

53.問:如何記錄銀行定期存款的利息收入?如果定期存款本金及利息收入一併續期,應如何入帳?
答 :

一般而言,到期的定期存款本金和利息會存入往來戶口,用戶應以收款傳票記錄利息收入部份(貸方)。如果定期存款本金及利息收入一併續期,用戶應以分錄傳票入帳:
借方:定期存款
貸方:利息收入

54.問:如何使用「財務管理及策劃模組」>「簿記」>「支票列印」列印支票?
答:

用戶可根據以下步驟列印支票:
1.   在「財務管理及策劃模組」>「一般設定」>「帳目代碼表編修」>「銀行資料」中,在相關的銀行總帳的‘設定此銀行列印支票?’設定為‘是’;
2.   在「財務管理及策劃模組」>「簿記」>「支付傳票」製作傳票時,選擇‘列印支票’為付款方法,完成傳票後按【儲存傳票】;
3.   在「財務管理及策劃模組」>「簿記」>「支票列印」中選取有關傳票,輸入支票號碼及支票日期,然後按【列印】下載支票內容進行列印;及
4.   最後,在「財務管理及策劃模組」>「簿記」>「支票列印」中選取傳票後按【確定】以確定完成支票列印,相關支票號碼會被記錄在該支付傳票中。

55.問:在「財務管理及策劃模組」>「簿記」>「支票列印」中,可以為同一張傳票進行多少次列印支票?若超過最多次數後,仍有需要為該傳票再次列印支票,可以怎樣做?
答:

每張傳票最多可以進行3次列印支票。如用戶其後仍需要重印支票,可按【還原】,將該傳票的付款方法設為“不列印支票”,並改以人手製作支票。用戶須留意每次列印支票時,支票號碼會被記錄,不可重複使用。

56.問:如何進行銀行對帳?
答:

用戶收到銀行月結單後,可在「財務管理及策劃模組」>「簿記」>「銀行對帳」就銀行總帳的交易紀錄進行對帳。對帳狀況有以下三種:

  • ‘相配’- 指交易與銀行月結單相配;
  • ‘不相配’- 指交易與銀行月結單不相配/銀行月結單中並無該交易;
  • ‘其他’- 指附有銀行總帳的非支付及收款的分錄交易

請留意,只有與銀行總帳代碼交易有關的已過帳傳票才可進行對帳。

57.問:在「財務管理及策劃模組」>「一般設定」>「會計年度編修」中,會計月份1120X3 1220X3的狀況是【已開】。但在「財務管理及策劃模組」>「簿記」>「月結」中,為甚麼無法找到這兩個月份進行月結?
答:

由於開啟的月份早於在「財務管理及策劃模組」>「一般設定」> 「學校帳目資料」中設定的簿記生效日期(如01/08/20X4),因此用戶在「財務管理及策劃模組」>「簿記」>「月結」中無法搜尋這些月份進行月結。用戶可聯絡教育局財務管理及策劃模組支援人員查詢。
用戶應將組件的生效日期設定於生效會計年度的首日,避免發生類似的問題。

58.問:為甚麼完成120X3月結後,220X3不會自動開啟?
答 :

如1/20X3是重開月份,其後月份不會在進行此月份的月結後自動開啟。用戶可在「財務管理及策劃模組」>「一般設定」>「會計年度編修」中開啟所需月份。

59.問:月結後,用戶如何修改該月份的傳票?
答 :

由於月結的先決條件是該月份所有傳票須為已過帳,因此用戶不能修改或刪除這些已過帳的傳票。如有需要,用戶可重開該月份,並透過「分錄傳票」作出修改。

60.問:在「財務管理及策劃模組」>「簿記」>「傳票過帳」下,為甚麼有些傳票不能成功過帳?
答 :

用戶只可為傳票狀況是‘R -準備過帳’的傳票進行過帳。
若傳票狀況是‘P-尚未列印支票’,用戶須到「財務管理及策劃模組」>「簿記」>「支票列印」為相關傳票列印支票,確定成功列印後才可將傳票過帳;若傳票狀況是‘D-草案傳票’,用戶須搜尋該傳票,並按【儲存傳票】,將該傳票的狀況更新為‘R -準備過帳’以繼續進行傳票過帳。

61.問:為甚麼簿記報告不包括未過帳傳票的金額?
答 :

為了反映經確認的簿記紀錄,除試算表(R-FBK009) 報告外,簿記報告只顯示已過帳傳票相關的資料和金額。
用戶可在試算表(R-FBK009) 選項中選擇包括傳票的狀況為‘R -準備過帳’的傳票資料。

62.問:哪些簿記報告可顯示總帳、分類帳及帳目層面的詳情?
答 :
  • 顯示總帳詳情的簿記報告:總帳(R-FBK010)
  • 顯示分類帳詳情的簿記報告:收入及支出詳情(R-FBK034) 及合併收入及支出詳情(R-FBK046)
  • 顯示帳目詳情的簿記報告:收入/支出帳(R-FBK012)
63.問:每個會計年度的調整月份(即“A”開頭的月份) 有甚麼用途?用戶可在年結後作出審計調整嗎?用戶應在甚麼時候確定年結?
答:

用戶可在調整月份中輸入年結審計調整,有關傳票會被記錄在該年的最後會計月份以便搜尋。
若該會計年度尚未進行「確定年結」,用戶仍可在年結後重開該會計年度的會計月份(包括調整月份) 作出調整。
由於進行「確定年結」後有關會計年度的所有月份(包括調整月份)都不可重開以作修改,因此用戶應確定該年的周年帳目已經得到教育局的確認才進行「確定年結」。

64.問:進行「年結前」及「年結」時須注意甚麼要點?
答:

用戶須確保:
1. 所有「簿記」的會計月份已完結;
2. 如使用「職員成本」組件,所有薪酬月份已完結;
3. 如使用「銷售及存貨」組件,該會計年度已完結;及
4. 下一個會計年度已開啟。

65.問:假若用戶在20X220X3年度開始使用財務管理策劃模組,如何輸入20X220X3的年初結餘?
答 :

用戶可將20X1/20X2的年末餘額結轉成為20X2/20X3的年初結餘,步驟如下:
1.    在「財務管理及策劃」>「一般設定」>「學校帳目資料」中將首次會計年度設定為前一個會計年度,即20X1/20X2;
2.    在「財務管理及策劃」>「一般設定」>「會計年度編修」中增新20X1/20X2及20X2/20X3會計年度;
3.    將20X1/20X2會計年度的最後會計月份設為‘已開’;
4.    在「財務管理及策劃」>「簿記」>「分錄傳票」中增新該‘已開’的會計月份的分錄傳票,並輸入20X1/20X2的年末餘額;
5.    在「財務管理及策劃」>「簿記」>「傳票過帳」中,選擇該分錄傳票進行過帳;
6.    在「財務管理及策劃」>「簿記」>「月結」中,將所有20X1/20X2年度的會計月份設為‘完結’;
7.    在「財務管理及策劃」>「簿記」>「年結」>「試行年結」中,為20X1/20X2年進行‘試行年結’,將該年度的年末餘額結轉為下一個年度的年初結餘。

66.問:用戶將首次會計年度設為20X220X3年並已開始使用「簿記」組件記錄20X220X3年的交易,其後發現沒有記錄20X220X3的年初結餘,用戶可以如何處理年初結餘?
答:

用戶可在20X2/20X3年度的首個會計月份記錄年初結餘。但用戶須留意在部份收入/支出及周年帳目報告中,該年度的“總收入”有可能包括年初結餘的金額,未能反映實際收入情況。

職員成本
67.問:網上校管系統如何防止他人未獲授權接觸職員個人及薪酬資料?
答 :

任何用戶在沒有授權下,包括系統管理員,都不能取得財務管理及策劃模組的資料。此外,所有財務管理及策劃模組的授權均會被紀錄。

68.問:若預設的薪酬項目不適用,用戶應如何修改?
答 :

用戶可以在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「設定」>「薪酬設定」按【增新薪酬項目】,輸入所需資料以設定新的薪酬項目。用戶亦可將不適用的預設薪酬項目的狀況設為“不使用”。

69.問:當強制性公積金計劃管理局(積金局) 對強制性公積金(強積金)計劃有任何更新(例如供款額、最低及最高的有關入息水平等),用戶應如何更新系統設定,以計算強積金供款?
答 :

用戶應根據積金局的最新要求,在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「設定」>「公積金設定」>「強積金計劃」增新生效日期及輸入最新的強積金計劃設定。

70.問:用戶須要在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「職員檔案」>「薪酬金額」中輸入已扣除僱員公積金供款的淨金額嗎?
答:

用戶不須要在「職員檔案」中輸入已扣除僱員公積金供款的薪酬淨金額。在編修薪酬時,系統會自動計算付款淨額。

71.問:在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「職員檔案」>「公積金資料」中,用戶只可以就公積金的強制供款及自願供款各輸入一個帳目代碼。系統可以容許用戶編修薪酬時為一名職員輸入多於一個帳目代碼嗎?
答:

在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「職員檔案」中,系統容許用戶為一名職員的「薪酬金額」建立多於一個薪酬項目及其帳目代碼。不過,用戶只可以為一名職員的「公積金資料」建立一個公積金強制供款及一個自願供款的帳目代碼。如需要使用多於一個帳目代碼記錄該名職員的公積金供款,用戶須使用分錄傳票將公積供款紀錄作出分拆。

72.問:如何設定職員薪酬的成本分配?
答:

用戶可根據以下其中一項途徑設定職員薪酬的成本分配:

  • 「職員成本」>「職員檔案」>「成本分配」;或
  • 「職員成本」>「薪酬」>「編修薪酬」>「成本分配」
73.問:為甚麼在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「薪酬」中找不到薪酬月份製作該月份的薪酬及公積金傳票?
答:

用戶應檢查:

  • 在「財務管理及策劃」>「一般設定」>「會計年度編修」中,相關的會計月份是否已開;及
  • 在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「薪酬」>「薪酬月份」中,相關的薪酬月份是否已開。
74.問:為甚麼系統不允許修改職員檔案的資料?
答:

若該職員的薪酬編修及薪酬傳票仍在製作中,系統便不允許用戶修改職員檔案的資料。用戶可以在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「薪酬」中採取以下程序,以便修改職員檔案:

  • 完成編修該職員的薪酬及相關的薪酬傳票,進行傳票過帳及完結該薪酬月份;或
  • 刪除相關的薪酬傳票及將該職員從「編修薪酬」版面的職員名單刪除。
75.問:在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「薪酬」>「編修薪酬」中增新職員後,用戶可否刪除及再次增新該職員?
答:

可以。在「編修薪酬」名單中增新職員後,用戶可重複刪除及增新職員,直至用戶在相關薪酬月份中完成製作該職員的薪酬資料及薪酬傳票。

76.問:產生薪酬傳票後,用戶可以修改該傳票的會計記帳行資料(例如帳目代碼及金額等)嗎?
答:

不可以。在產生薪酬傳票後,用戶不可以修改該傳票的會計記帳行資料。用戶須在傳票過帳前刪除錯誤的薪酬傳票,相關職員的薪酬資料會重新顯示在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「薪酬」>「編修薪酬」的名單中以便作出修改。請注意,刪除的傳票號碼將不能重用。

77.問:如何凍結/不凍結薪酬傳票?為甚麼須要凍結薪酬傳票?
答:

當用戶在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「薪酬」>「薪酬傳票」產生薪酬傳票後,薪酬資料會由‘未製作薪酬傳票’移至‘已製作薪酬傳票’。用戶可在‘已製作薪酬傳票’,按【凍結薪酬傳票】或【不凍結薪酬傳票】將薪酬傳票狀況設為凍結/不凍結。
由於公積金傳票的供款金額是基於已凍結的薪酬傳票,因此用戶須先凍結薪酬傳票以便製作相關的公積金傳票。

78.問:為甚麼系統在計算薪酬淨額時,只扣減部份職員的強積金供款?
答:

系統計算薪酬淨額時會否扣減強積金供款,是根據在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「設定」>「薪酬設定」中相關薪酬項目的公積金計算指標。即使職員參與強積金計劃,他們的薪酬項目及相關的計算指標或有不同,以致系統在計算強積金供款及薪酬淨額時會有所不同。

79.問:在新僱員受僱滿60日後,系統可否自動計算強積金首次僱主及僱員供款?
答:

系統並不能夠自動計算強積金首次僱主及僱員供款。用戶須在編修相關職員的薪酬時,在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「薪酬」>「編修薪酬」個別職員薪酬中的‘修改金額’一欄輸入首次僱主及僱員供款。用戶亦可以預覽及列印‘強積金供款預估’ (R-FSC027)報告查看供款資料。

80.問:根據強積金供款安排,僱主應在新僱員受僱滿60日後作出首次供款,供款金額應從受僱首日計起。用戶應就僱員受僱首60日期間,在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「公積金登記冊」輸入僱員的供款金額嗎?
答:

用戶應在新僱員受僱滿60日後作出首次供款後,開始記錄該職員的公積金資料。一般而言,相關的公積金傳票過帳後,系統會自動更新有關職員的公積金登記冊紀錄。

81.問:用戶如何在傳票過帳前,檢查薪酬金額是否正確?
答:

用戶可在傳票過帳前,預覽及列印以下報告檢查薪酬金額:

  • R-FSC001薪酬驗證報表
  • R-FSC016A薪酬項目資料-付款及成本分配
  • R-FSC016B薪酬項目資料-付款及成本分配
  • R-FSC016C薪酬項目資料-公積金供款計算步驟
82.問:在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「薪酬」中完成薪酬及公積金傳票過帳後,如發現公積金傳票的金額出錯,可以怎樣修改?
答:

過帳後的傳票不可再作修改。用戶可在「財務管理及策劃」>「簿記」>「分錄傳票」增新分錄傳票作出調整,然後在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「公積金登記冊」輸入相關職員的公積金供款調整金額,以修正錯誤。

83.問:用戶可以繞過編修薪酬的步驟,直接在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「公積金登記冊」進行輸入嗎?
答:

可以。公積金登記冊的紀錄來自以下途徑:

  • 在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「薪酬」中完成公積金傳票過帳;或
  • 在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「公積金登記冊」中直接輸入。
84.問:學校在20X19月開始使用「職員成本」組件記錄職員薪酬資料,截至20X23月,系統累積7個月的薪酬資料。用戶應如何製作20X1X2課稅年度(20X14月至20X23)的僱主報稅表?
答:

用戶可前往「財務管理及策劃」>「職員成本」>「稅務資料」選擇個別職員,在‘報稅表基本資料’ 的‘應獲得入息明細表’的報稅金額一欄中輸入該課稅年度各項目的報稅金額,完成後按【儲存】,然後再繼續進行產生僱主報稅表相關的數據檔案及報告。

85.問:如何在產生僱主報稅表前查詢個別職員的應稅金額?
答:

用戶應先在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「稅務資料」中的相關課稅年度,選擇須要報稅表的職員,再按【儲存】。然後到「財務管理及策劃」>「職員成本」>「報告」預覽及列印‘填報稅表之薪酬滙總表’ (R-FSC013)查詢相關職員的應稅金額。

86.問 :為甚麼製作薪酬傳票後,在「財務管理及策劃」>「職員成本」「稅務資料」中相關職員的報稅金額並沒有包括該薪酬傳票的金額?
答:

用戶須在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「設定」>「薪酬設定」中設定相關的薪酬項目的‘應稅項目(IR56B)’。如薪酬項目的‘應稅項目(IR56B)’被設定為‘非應稅’,即使在薪酬傳票中包括該薪酬項目金額,該金額都不會反映在「稅務資料」內。

87.問:即使學校沒有在「教職員資料」或「教職員調配」模組為個別職員(例如:代職人員)建立紀錄,學校仍須就這類職員提交僱主報稅表。如何在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「稅務資料」中加入這類職員的報稅紀錄?
答:

用戶可先在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「職員檔案」中建立相關的職員檔案。這些職員紀錄會自動反映在「財務管理及策劃」>「職員成本」>「稅務資料」中,以便用戶製作報稅表。

88.問:一位合約外藉老師於8月約滿,如何在該職員離港前,為其製作報稅表?
答:

用戶只可使用系統製作截至3月31日僱主填報的薪酬及退休金報稅表(IR56B)。
就即將離港的僱員,學校須到稅務局網站下載‘僱主填報有關其僱員行將離港的通知書’ (IR56G)表格,並在填妥表格後遞交到稅務局。如有需要,用戶可到「財務管理及策劃」>「職員成本」>「稅務資料」參考職員於該課稅年度的應稅金額。

89.問:「簿記」組件的總帳及相關報告會否包括在「職員成本」組件中製作的薪酬傳票及公積金傳票?
答:

會。當「職員成本」組件中製作的薪酬傳票及公積金傳票完成過帳後,會在「簿記」組件的總帳及相關報告中顯示。

固定資產登記冊
90.問:如何在「財務管理及策劃」>「固定資產登記冊」>「編修」>「固定資產登記」內輸入資產的地點資料?
答:

用戶可以根據以下步驟編修資產的地點資料:
1.    在「財務管理及策劃」>「固定資產登記冊」>「編修」>「固定資產登記」內,在‘基本資料’中增新該資產資料;
2.    按一下該資產的行數,然後按‘詳情’;
3.    輸入地點及負責員工等資料後,按【儲存】;
4.    頁面跳回該傳票的固定資產登記的‘基本資料’後,按【修改】儲存相關資產行數的‘基本資料’及‘詳情’;及
5.    按頁面下方的【儲存】儲存整張傳票的固定資產登記資料。

91.問:用戶嘗試在「財務管理及策劃」>「固定資產登記冊」>「編修」>「固定資產登記」中選擇傳票並輸入固定資產的基本資料詳情,按【儲存】後仍未能成功儲存已輸入的詳情,為甚麼?
答:

用戶在‘詳情’頁面輸入地點、負責員工等資料後,須按【儲存】,然後頁面會跳至該傳票的固定資產登記的‘基本資料’,用戶必須按【修改】儲存相關資產行數的‘基本資料’及‘詳情’,再按頁面下方的【儲存】儲存整張傳票的固定資產登記資料。
除了在頁面輸入固定資產資料外,用戶亦可在「財務管理及策劃」>「固定資產登記冊」>「編修」>「固定資產登記」使用【匯入】功能,透過指定的固定資產登記資料範本編修‘未分類’及‘首張’固定資產傳票的資料。

92.問:學校在開始使用「固定資產登記冊」組件記錄時,必須輸入過往的固定資產資料嗎?
答:

不需要。學校可以只在「固定資產登記冊」組件輸入其後增新的固定資產。請留意,學校仍須備存經教育局核數組確定的過往固定資產登記冊,妥善保留整套固定資產記錄。

93.問:調整傳票有甚麼用途?
答:

由於已完成的固定資產傳票的資產經轉移或注銷後,系統不容許用戶將這些傳票的狀況撤回為‘未完成’以作修改, 因此用戶須建立‘調整傳票’修改這些已完成的傳票,包括修改金額及資產詳情。

94.問:系統有沒有固定資產報告讓用戶以分析代碼一和分析代碼二篩選相關的固定資產資料?用戶可以透過固定資產報告檢索固定資產名稱嗎?
答:

系統沒有相關的報告可讓用戶以分析代碼一和分析代碼二作出篩選。用戶可透過「資料管理」>「資料選取編修」將固定資產資料匯出後加以篩選。
如用戶在固定資產登記時,在‘備註’一欄中輸入固定資產名稱,相關資料只會在‘固定資產傳票列表報告’(R-FCA001)中列出。由於所有固定資產報告都會顯示資產代碼的名稱,因此用戶可以在資產代碼的名稱輸入該固定資產名稱,以便於固定資產報告中檢索固定資產名稱。

銷售及存貨
95.問:如何在「銷售及存貨」組件記錄貨品的購買及銷售資料?
答:

A﹚輸入購買及入貨資料
1.    製作購買傳票,方法如下

  • 在「財務管理及策劃」>「銷售及存貨」>「編修」>「購買傳票」製作購買傳票;或
  • 在「財務管理及策劃」>「簿記」>「支付傳票」製作傳票類別為‘購買’的傳票,儲存後到「財務管理及策劃」>「簿記」>「傳票過帳」過帳相關傳票。

2.    在「財務管理及策劃」>「銷售及存貨」>「編修」>「入貨資料」中選取相關傳票並在頁面輸入入貨資料,或使用匯入功能,透過指定的入貨資料範本編修‘未分類’及‘首張’購買傳票的入貨資料。
3.    在「財務管理及策劃」>「銷售及存貨」>「編修」>「入貨資料」中選擇相關傳票後按【完成】以完成入貨資料編修。

B﹚輸入銷售及出貨資料
1.    製作銷售傳票,方法如下

  • 在「財務管理及策劃」>「銷售及存貨」>「編修」>「銷售傳票」製作銷售傳票;或
  • 在「財務管理及策劃」>「簿記」>「收款傳票」製作傳票類別為‘銷售’的傳票,儲存後到「財務管理及策劃」>「簿記」>「傳票過帳」過帳相關傳票。

2.    在「財務管理及策劃」>「銷售及存貨」>「編修」>「出貨資料」中選取相關傳票並在頁面輸入出貨資料,或使用匯入功能,透過指定的出貨資料範本編修‘未分類’及‘首張’購買傳票的出貨資料。
3.    在「財務管理及策劃」>「銷售及存貨」>「編修」>「出貨資料」中選擇相關傳票後按【完成】以完成出貨資料編修。

96.問:如學校在本會計年度開始使用「銷售及存貨」組件,如何輸入期初存貨呢?
答:

用戶可以在「財務管理及策劃」>「銷售及存貨」>「編修」>「購買傳票」增新購買傳票,並編修傳票的入貨資料記錄上一個會計年度的期末存貨餘額及數量。

97.問:如何在系統中記錄贈送予學生的貨品?
答:

假設學校在購入該貨品時,如正常存貨一樣在「銷售及存貨」組件中記錄入貨資料,當該貨品贈送予學生後,用戶應:
1.    在「財務管理及策劃」>「簿記」>「收款傳票」中,製作一張銷售傳票將該貨品以成本價錢賣給學校作贈送學生之用;
2.    在「財務管理及策劃」>「簿記」>「傳票過帳」中過帳相關銷售傳票;
3.    相關銷售傳票會在「財務管理及策劃」>「銷售及存貨」>「編修」>「出貨資料」顯示;及
4.    按相關銷售傳票,然後輸入贈送學生之貨品的出貨資料,再按【儲存】。

如學校未曾就贈送學生的貨品記錄入貨資料,學校須因應情況決定該贈送學生的貨品應否被視作存貨。如有疑問,請諮詢教育局審計組。

每日收費記錄冊
98.問:如何在「每日收費記錄冊」組件記錄每日收費資料?
答 :

用戶可根據以下步驟,製作每日收費記錄冊:
1.    按【增新】增新一行記錄;
2.    輸入‘日期’、‘摘要’、‘金額’及‘收據編號’, 而日期必須是後於組件生效日期及等於或早於輸入當天;
3.    按‘連接下頁’,輸入存入銀行日期、政府及學校所佔金額,存入銀行日期必須等於或後於前頁日期;
4.    按【儲存及返回前頁】儲存存入銀行資料;
5.    按【儲存】儲存每日收費記錄冊;
6.    如須製作收款傳票,選擇紀錄並按【製作收款傳票】,紀錄內容會傳送到「財務管理及策劃」>「簿記」>「收款傳票」作進一步製作。

非經常津貼登記冊
99.問:在「財務管理及策劃」>「非經常津貼」>「家具及設備」中,用戶可以輸入一個未來的日期嗎?
答 :

不可以。用戶只可輸入當天或之前的日期。

100.問:在「財務管理及策劃」>「非經常津貼」>「校舍」中,用戶可以輸入一個負數去記錄非經常津貼的調整嗎?
答 :

不可以。用戶可以直接調整相關的記錄並輸入備註。

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聯遞系統模組
1.問︰如何處理聯遞系統資料「輸出失敗」?
答︰

用戶應查看聯遞系統紀錄是否成功接通(receive of messages via Pri CDS Ext.is successful),如果是成功接通,便可「再輸出」該訊息。如果不能接通,用戶可嘗試重新啟動伺服器、再查看聯遞系統紀錄是否成功接通。CDS 不能接通有兩個可能性,一個可能是EDB extension server出現問題,或學校的伺服器出現問題。

2.問︰聯遞系統接收訊息後,有部份的訊息不能開啟?
答︰

如果有部份的訊息開啟失敗,可能是common key損壞了,或common key更新時出現問題,解決的方法是重新安裝common key,用戶須致電3464 0550聯遞系統求助台。

3.問︰如果本人不小心刪除了輸送失敗(sent fail)的訊息,有什麼方法補救?
答︰

刪除了輸送失敗(sent fail)的訊息,等同拒絕訊息,用戶可重新預備資料,再經聯遞系統輸送該訊息。

4.問︰如果本人不小心庫存了未滙入的訊息,怎麼辦?
答︰

用戶須要在 聯遞系統 > 已庫存訊息 > 已庫存接收訊息 中,還原已庫存的訊息後,便可到相關模組將數據檔滙入系統。

5.問︰假如忘記了學校密碼匙(School Key),怎麼辦?
答︰

請致電 3464 0550聯遞系統求助台,要求重設學校密碼匙。

6.問︰若要調整有關聯遞系統的資料表,怎麼辦?
答︰

請致電 3464 0550聯遞系統求助台以取得聯遞系統安裝套件。把聯遞系統安裝套件內的檔案複製至網上校管系統伺服器內的 \cds\ \system\install 資料夾 (例: E:\Data\cds\1234567890123\system\install)。在 聯遞系統 > 學校密碼匙管理 > 更改學校密碼匙版面中,按「調整有關聯遞系統的資料表」按鈕,然後在彈出的視窗中按 [開始] 按鈕調整有關聯遞系統的資料表。

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系統保安模組
1.問︰如何修改「系統保安」的用戶名稱?
答︰

「系統保安」的用戶名稱不能修改。學校只能刪除或另行增新一個新的用戶,以達到修改用戶名稱的效果。

2.問︰本校擬在「系統保安」增新用戶,卻為何在教職員名單找不到有關教師?
答︰

有兩個原因會導致以上情況。第一:該教職員沒有受聘紀錄。學校要在「教職員資料」增新該教師的受聘紀錄,才能在「系統保安」的教職員名單搜尋該教師。第二,該教職員已有一個用戶帳號,故此在教職員名單再找不到他。

3.問︰一名教職員已設定為可和其他授課制/級別共用,為何在其他級別/授課制學校的「系統保安」不能為他增新用戶?
答︰

若然要在不同級別/授課制學校的「系統保安」為教職員增新用戶帳號,該教職員必須在有關的級別/授課制學校擁有一個教師的受聘紀錄,或以「其他」用戶類別,增新用戶。

4.問︰本校一名文員獲配“書記”用戶組別,為何她不能編修課外活動資料?
答︰

學校應到 系統保安 > 存取控制 > 用戶組別(書記)> 存取權限 > 課外活動 ,編修有關給予「書記」用戶組別的權限。

5.問︰本人使用「教師」用戶組別,並且已開放「學生成績」內的所有權限,但仍未能輸入積分,應如何解決?
答︰

學校應到 系統保安 > 存取控制 > 特別組別,將有關的用戶加入積分輸入組,便可輸入積分。

6.問︰本人使用網上校管系統管理員」用戶組別,但仍未能編修「教職員資料」,應如何解決?
答︰

「網上校管系統管理員」用戶組別沒有權限編修「教職員資料」。只是那些擁有「校長」或“教職員管理1”用戶組別的用戶,才能編修「教職員資料」。

7.問︰學校有位教職員因忘記了密碼,經多次嘗試登入系統均失敗後,系統便不再讓他登入,應如何處理?
答︰

在 系統保安 > 重啟已鎖用戶,把有關的老師戶口重新啟用。

8.問︰若然沒有按「登出」離開網上校管系統,只是把視窗關閉,系統會如何處理有關情況?
答︰

網上校管系統會紀錄該用戶仍然處於已登入狀況。所以用戶應按一般瀏覽網頁的程序,按「登出」離開系統。

9.問︰網上校管系統有否一個後備用戶及密碼,以防管理員或負責的同事一旦忘記碼密時,可以使用後備用戶及密碼操作系統?
答︰

網上校管系統設有一個後備用戶及密碼,供學校應變。這些資料在裝設系統時已通知校長或負責的老師。

10.問︰我以sysadmin的身份登入網上校管系統,為何看不到一些模組,包括:教職員資料和財務管理及策劃模組?
答︰

sysadmin的存取權限組別是網上校管系統管理員,該組別的預設權限是不包括教職員資料和財務管理及策劃模組。學校可以把有關的存取權限組別編配給負責的教職員。

11.問︰我已獲編配某模組的存取權限,包括教職員管理和財務管理及策劃管理員等,但登入網上校管系統後,為何仍看不到該些模組?
答︰

該些模組並沒有在 系統保安 > 存取控制 > 位置存取控制 設定存取權限,所以在校管系統網絡外(例如:資訊科技教育網絡或互聯網)看不到。學校要自行修改有關的存取權限,以配合學校的實際行政運作。

12.問︰本校在七、八月期間聘任了新的教師,但在系統保安模組中,卻找不到他的姓名,以替他設定網上校管系統的戶口。
答︰

當教師擁有一個受聘紀錄後,教師的姓名才會在系統保安模組中的教職員名單中出現,以供設定網上校管系統的戶口。

13.用戶名稱及密碼皆正確,但仍多次登入失敗,應如何處理?
答︰

這情況可能由於用戶記錯了密碼或更改密碼時打錯字所引致,用戶可要求系統管理員重設密碼。倘若這問題發生在“sysadmin”戶口上,管理員可利用“asysadmin”戶口替“sysadmin”進行密碼重設。 利用“asysadmin”登入後,管理員可使用解密程式配合解密匙解碼“sysadmin”的密碼,詳情可參閱《網上校管系統-電腦操作程序指南》。萬一解密匙亦不幸遺失,學校可向網上校管系統求助台求助。

14.問︰怎樣為外來代課教師設定戶口?
答︰

學校不能在網上校管系統為外來代課教師設定戶口。如有需要,學校可以按情況,自行靈活調配戶口給外來代課教師暫時使用。

15.問:如何使用「統一登入系統」(CLO)登入WebSAMS
答︰

參考文件「如何使用「統一登入系統(CLO) 」登入WebSAMS」。

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代碼管理模組
1.問︰在新增科目代碼時,需要注意哪些事項?
答︰

有別於其他教育局/學校代碼表,科目代碼一旦增新後,用戶便不能修改代碼的資料(包括說明、名稱縮寫及簡稱)。用戶建立科目代碼前,應參考由課程發展處發出的最新科目代碼訊息。新增的代碼編號必須在900-997之間。

2.問︰缺課原因(記錄懷疑退學適用)和缺課原因兩個代碼表有什麼分別?
答︰缺課原因(記錄懷疑退學適用)代碼表由教育局編修,內含離校/缺課原因,供學校為懷疑退學學生製作表格A使用。缺課原因代碼表則由學校編修,用戶可在這個代碼表為學生設定缺席原因。由於缺課原因會影響系統篩選懷疑退學學生,用戶應留意「懷疑退學示標」的使用。缺課原因的懷疑退學示標須設定為「Y」,系統才能檢視及識別連續缺課七天或以上的學生。
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報告管理模組
1.問:怎樣才可修改成績表格式?
答:

用戶可先在「報告管理」模組下載相關的成績表範本,然後使用Crystal Report軟件開啟該成績表範本及修改格式。完成修改後,用戶應使用「報告管理」模組的上載功能,把已修改的範本回存到網上校管系統。

2.問:在「報告管理」模組上載已經修改的範本時,能否使用相同的報告名稱(編號)及範本說明?
答:

可以。網上校管系統會根據製作者上載範本時所使用的用戶名稱及製作時間,分辨不同的範本。

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資料管理模組
1.問︰如何在資料管理模組上與所選用戶分享資料選取 (SQL)
答︰

資料選取的擁有者可在資料管理 > 資料選取分享中分享資料選取予DM_ADMIN 及 DM_USER 用戶組的用戶。資料選取設有三種存取權限。

分享權限
如果資料選取的擁有者分享資料選取給 DM_ADMIN 用戶,資料管理用戶會擁有分享存取權限以拷貝及執行資料選取。

執行權限
如果資料選取的擁有者分享資料選取給 DM_USER 用戶,資料用戶會擁有分享執行權限以執行資料選取及提取資料。

檢視權限
所有用戶都擁有檢視權限。檢視權限包括檢視以下各項:
- 資料選取名稱
- 資料選取敘述
- 擁有者
- 上次修改日期

2.問︰如何能快速查詢可在資料管理模組上使用的基本句法及SQL功能?
答︰

用戶可在資料管理 > 資料選取編修點擊右上方的說明連結。

3.問︰用戶編修資料選取時,如何能快速查詢所需資料表格或欄位的名稱?
答︰

用戶可在資料管理 > 報告 > 資料表格結構,在資料表格說明欄位說明輸入部分文字以作搜索。用戶可以按資料表格名稱的連結檢視表格結構。

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Email
1.Q︰User found that WebSAMS E-Mail did not work. Any setting required?

A︰

User needed to enable the E-Mail in  Security module > Configuration > System Configuration > E-Mail , check the box of Enable E-Mail Function and fill in all the mandatory fields.

2.Q︰User could not find any teacher's email address in the E-Mail List of Staff Group. How can user enter the email address of teachers to the Staff Group?

A︰

Go to  Staff module > Profile > Search  the concerned teacher > Click on the link "Staff Code" of that  teacher > Details > Address/Tel > Input teacher's email address.

3.Q︰In using WebSAMS E-Mail, how to send a mail to individual teacher rather than the Staff Group?

A︰

Go to  E-Mail > Mail Sending > Click on the link "To" > Select the Group "Staff" > Click on the Retrieve button > Select the teacher's email address  under the E-Mail List.

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庫存模組
1.問︰庫存後不能修改資料及列印學生成績,怎麼辦?
答︰

可利用庫存「資料提取」功能,將資料還原至在線的學生成績模組。
庫存 > 資料提取> 依學年/學生 > 執行程式

2.問︰庫存功能與系統備份有甚麼分別?
答︰

庫存模組的庫存功能只供庫存學生成績模組的資料,而系統備份則供庫存系統所有資料。

設定模組
1.問︰如何在成績表顯示獎懲資料?
答︰請參考「 附錄一」。
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其他常見問題 - 迎接新學年準備工作備覽
學生成績模組
1 .問 :如何編配學生班號
答 :

可循學生成績>班號>依班別編排依學生編排,為學生產生及編配班號。

學生資料模組
2.問 :如何更新學生編號?
答 :

可在學生資料>學生概況>個人資料香港身份證號碼欄位,輸入另一個有效號碼(例如:K0000000、V0000000) 後儲存,便可更改學生編號欄位的資料。
學生編號欄位輸入學生的正確學生編號(可聯絡學位分配組的聯絡主任,以核實學生編號),再將已輸入香港身份證號碼欄位內的號碼,重新輸入正確的身份證明文件號碼,按[儲存] 以確認更新「學生編號」。
系統會詢問是否需要為該學生產生表格B,請按[確定],然後遞交表格B至教育局。

3.問 :如何編修學生的「首次出席日期」?
答 :

可直接在個別學生的在學編修「首次出席日期」(學生資料>學生概況>在學資料>首次出席);或
「資料上載」功能(學生資料>資料上載>學生資料),下載個別學生班别的Excel資料檔案。在資料檔案更新學生的「首次出席日期」(欄目K)並使用同一功能,上載及儲存檔案至系統。
另外,學校可以在設定功能(學生資料>設定>學生資料預設),隨時預設新生的「首次出席日期」資料。

4.問 : 如何匯出學生資料(例如香港身份證號碼、學生編號)
答 :

學生資料>資料上載>學生資料>下載匯出學生資料。

5.問 :九月未能預備表格B、表格D及表格Ds,應怎樣處理?
答 :在遞交該年「收生實況調查」(Enrolment Survey),學校是不能透過「網上校管系統」預備「學生資料模組」的表格B、表格D及表格Ds的。
待遞交該學年的「收生實況調查」後才可預備表格B表格D表格Ds
6.問 :如何設定及申報學生離校?
答 :

學生資料>學生概況>搜尋學生搜尋學生,再進入在學資料頁面 (學生資料>學生概況>在學資料),在最後一項在學「狀態」選擇「離校」。
填寫「離校資料」並按[儲存]學生資料>資料互換>預備外發資料,預備及遞交表格A/表格As至教育局。

7.問 :如何為本學年離校學生重新註冊?
答 :

學生資料>學生概況>搜尋學生搜尋離校學生,再進入該生在學資料頁面(學生資料>學生概況>在學資料)。按最後一項在學紀錄的「首次出席」超連結,將狀態由「離校」更改至空白(目前在學),再輸入離校學生回校的「首次出席日期」並按[儲存] ,遞交表格B至教育局。

學生出席資料模組
8. 問 : 九月未能預備「學生出席資料模組」的表格A,應怎樣處理?
答 :

[在遞交「收生實況調查」(Enrolment Survey),學校是不能透過「網上校管系統」預備「學生出席資料模組」的表格A的。
學校應立即向「缺課個案專責小組」呈報個案,並在遞交「收生實況調查」後,透過「網上校管系統」遞交表格A。

9. 問 :如何為「懷疑退學」個案遞交表格A
答 :

將學生到即日為止連續缺課至少七日的出席狀況,設定為「缺課」,再在代碼管理>編修選擇代碼表「缺課原因」「懷疑退學示標」,設置為Y。
學生出席資料>懷疑退學>編修懷疑退學,填寫表格A資料,按「傳送資料至聯遞系統」
[預備][預覽]表格,檢視資料無誤之後,再按「確定」
最後,在聯遞系統>寄發訊息>編修訊息 加密訊息,並傳送至教育局。

學生資在職家庭及學生資助事務處(學生資助處)模組
10.問 :如何匯入「校書簿津貼 / 學生車船津貼申請結果」資料檔?
答 :

可在資料互換>預備外發資料匯入資料檔。

11.問 :為什麼過往「學校書簿津貼/學生車船津貼申請結果」資料檔(資料互換>處理已接收資料)的單選按鈕顯示變暗?
答 :

當最新的「學校書簿津貼/學生車船津貼申請結果」資料檔已被接收,過往資料檔的單選按鈕顯示都會變暗。

12.問 :如何申請重發「在職家庭及學生資助事務處(學生資助處)」解密金鑰?
答 :

請聯絡在職家庭及學生資助事務處(學生資助處)要求重發解密金鑰。

系統事項
13.問 :維護系須注哪些重要保安措施
答 :

學校須每天執行系統備份,定期更新WebSAMS版本,執行防毒掃描及更新防毒軟件,並經常留意聯遞系統訊息和CDR最新消息。
詳情請參閱CDR參考文件「網上校管系統系統保安簡介及基本安全措施」。

14.問 :開放WebSAMS互聯網應注麼?
答 :

學校應分階開放WebSAMS到互聯網,建議初期只限在校管網絡內使用WebSAMS,待熟習操作後才開放至資訊科技教育網絡使用,最後才開放在互聯網上使用。
詳情請參閱網上校管系統資料庫(CDR)參考文件「網上校管系統系統保安簡介及基本安全措施」。

15.問 :在各模組的匯出功能按「下載」時,頁面會彈出要求訂定加密密碼,應怎樣處理?
答 :

加密密碼是由用戶自行設定的,密碼長度須為8 - 40字元,密碼格式必須符合下列其中三項條件
- 包含英文字母a-z (細楷)
- 包含英文字母A-Z (大楷)
- 包含數字0-9
- 包含特別字符(不能有空格)
下載檔案後,用戶須以此密碼解密檔案。

16.問:學校WebSAMS電子證書(e-Cert)失效,如何獲取新電子證書
答 :

學校請以電郵聯絡WebSAMS學校聯絡主任(請注意:電郵須抄送給校長),並提供以下資料進行登記:

  • 學校編號
  • 英文學校名稱
  • CDS Destination ID (13位數字)
  • 學校WebSAMS網址(例子:websams.xxx.edu.hk)
  • SUID
  • 聯絡電話
17.問 :更改學校IP地址後無法進入WebSAMS下載網頁,應怎樣處理
答 :

學校請以電郵聯絡WebSAMS學校聯絡主任(請注意:電郵必須抄送給校長),並提供以下資料進行登記:

  • 學校編號
  • 英文學校名稱
  • 已更新的IP地址(可在https://checkip.org/ 查詢)
  • 聯絡電話

修訂日期: